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文档管理规范与模板库使用指南

一、概述

本文档旨在规范企业内部文档的创建、流转、存储及使用流程，通过标准化模板库提升文档质量与协作效率，保证知识沉淀可追溯、核心信息不遗漏，适用于各类业务场景下的文档管理需求。

二、适用业务场景

本规范及模板库覆盖以下典型场景，助力不同场景下的文档标准化管理：

项目全周期管理：从立项、规划、执行到结项的各阶段文档（如立项申请、项目计划、进度报告、验收报告等）；

跨部门协作：涉及多部门参与的流程性文档（如会议纪要、需求确认函、协作任务清单等）；

合规与审计：需留存备查的合规性文档（如管理制度、风险评估报告、培训记录等）；

知识沉淀与复用：标准化流程、操作指引、经验总结等可复用知识类文档；

新人入职与培训：岗位手册、入职指引、培训材料等引导性文档。

三、核心管理规范

1.文档分类与编号规则

（1）文档分类

按业务属性分为5大类，每类下设子类（示例）：

一级分类

二级分类（示例）

项目管理类

立项申请、项目计划、周/月报、结项报告

会议管理类

周例会、专项会、评审会纪要

人力资源类

招聘需求、入职登记、培训记录、绩效考核

财务管理类

预算申请、费用报销、付款审批

行政管理类

制度文件、资产登记、用印申请

（2）编号规则

统一采用“部门代码-年份-文档大类-流水号”格式，示例：

部门代码：用部门名称首字母缩写（如“项目部”为“XM”）；

文档大类：用分类名称首字母（如“项目”为“X”）；

流水号：3位数字，按年度重置。

示例：XM-2024-X-001（项目部2024年项目管理类第1号文档）。

2.版本控制规范

版本号规则：主版本号（重大修订）+次版本号（minor修订）+修订号（文字调整），格式“V主.次.修”（如V1.0.0）；

修订触发条件：内容结构变更、核心信息调整、适用范围变化时升级主版本；局部补充、数据更新时升级次版本；错别字修正、格式调整时升级修订号；

修订记录：文档首页需标注版本号、修订日期、修订人、修订内容摘要（示例：V1.1.02024-03-15三增加“风险应对措施”章节）。

3.权限与存储要求

权限分级：

创建者：负责文档编写、修订及初步审核；

审批人：根据文档类型指定（如项目类文档需项目经理审批）；

查阅者：按需授权（部门内/跨部门/全公司），敏感文档（如财务数据）需单独加密；

存储规范：

线上存储：统一归至企业云盘对应分类目录（如“项目管理-2024-项目”），禁止存储在本地电脑；

线下备份：重要文档（如合同、制度）需打印纸质版，由行政部归档至档案室，保存期限不低于3年。

四、模板库使用操作流程

步骤1：明确文档需求

根据业务场景确定文档类型（如“项目周报”）、使用部门（项目部）、核心要素（进度、风险、下一步计划）。

步骤2：选择标准模板

路径：登录企业云盘→“模板库”→按“一级分类-二级分类”查找；

匹配原则：优先选择完全匹配场景的模板，无完全匹配时选择最接近模板并标注“定制化说明”（如“基于项目周报模板，增加‘客户反馈’栏目”）。

步骤3：填写与编辑内容

占位符替换：删除模板中的“[]”及提示文字，替换为实际内容（如“[项目名称]”替换为“系统升级项目”）；

附件补充：若文档需支撑材料（如数据图表、会议PPT），作为附件，并在注明“详见附件：《数据统计表》”；

格式校验：字体（宋体五号、标题黑体四号）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm）需符合模板默认格式。

步骤4：审核与校对

自检：检查内容完整性（必填项是否全部填写）、逻辑一致性（数据前后矛盾）、合规性（是否符合公司制度）；

交叉审核：涉及多部门协作的文档，需发送至协作部门负责人确认（如项目周报需同步至产品部审核进度描述）；

审批：根据文档类型提交至指定审批人（如制度类需提交至法务部经理审批），审批通过后方可提交归档。

步骤5：提交与归档

线上提交：将最终版文档至云盘对应分类目录，命名规则为“编号-文档名称-版本号”（如XM-2024-X-001-项目周报-V1.0.0）；

更新索引：在《文档管理台账》（见附件1）中登记文档编号、名称、版本、提交人、提交日期，保证可追溯。

五、常用模板示例

示例1：《项目立项申请表》

字段

填写说明

示例

项目名称

简明扼要，不超过20字

企业OA系统升级项目

申请部门

负责项目实施的部门

信息技术部

项目起止时间

计划开始至结束日期

2024-04-01至2024-09-30

项目目标

需达成的具体成果（可量化）

实现流程审批线上化，效率提升30%

预算总额（元）

包含人力、物料、外包等费用

500,000

项目负责人

姓名、联系方式（内线）

四/内线8888

主要风险及应对

列出3项核心风险及应对措施

需求变更风险：成立变更评审小组

附