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外贸跟单的流程及步骤

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目录

01

订单接收阶段

02

生产跟进阶段

03

质量控制阶段

04

物流安排阶段

05

单证处理阶段

06

售后服务阶段

01

订单接收阶段

订单审核确认

订单内容完整性核查

法律与合规性审查

企业产能与交期匹配评估

确保客户订单包含产品规格、数量、包装要求、交货期限等关键信息，避免因信息缺失导致后续执行偏差。需与客户逐一核对技术参数、材质标准等细节，必要时要求补充书面确认。

结合生产排期、原材料库存及供应链稳定性，分析订单可行性。若存在产能冲突或交期风险，需提前协调生产部门或与客户协商调整方案。

核查订单是否符合国际贸易法规、出口国/进口国产品标准，特别是涉及特殊认证（如CE、FDA）或敏感商品时，需法务或合规部门介入评估。

基于原材料成本、人工费用、运输及关税等综合因素计算底价，结合市场竞争态势与客户历史合作情况确定浮动空间。报价单需明确贸易术语（如FOB、CIF）、付款方式及汇率锁定条款。

报价与合同签订

成本核算与报价策略制定

除常规交货、付款条款外，需涵盖质量检验标准、违约责任、不可抗力处理及争议解决机制（如仲裁地选择）。建议采用国际通用模板（如ICC合同范本）并附加特殊条款附录。

合同条款精细化拟定

通过银行资信调查或第三方征信报告评估客户偿付能力，对新客户要求预付款或信用证结算，对老客户可设置阶段性付款节点以降低风险。

客户信用与付款保障

客户需求沟通

跨文化沟通技巧应用

针对不同地区客户调整沟通方式，例如欧美客户偏好邮件正式确认，东南亚客户可能倾向即时通讯工具快速响应。需注意时区差异与语言习惯，避免歧义。

技术性需求深度挖掘

主动询问客户应用场景（如产品使用环境、终端用户群体），引导其明确未书面化的隐性需求。可提供3D图纸、样品测试报告等辅助客户决策。

变更管理流程规范

建立书面变更申请机制，要求客户签署变更单并重新确认价格与交期。重大设计修改需启动内部评审，评估对生产线、模具的影响及额外成本分摊方案。

02

生产跟进阶段

订单分解与排期

原材料库存跟踪

根据客户订单需求将生产任务拆解为具体工序，制定详细生产排期表，明确各环节时间节点与责任人，确保产能与交期匹配。

实时监控原材料采购进度与仓储状态，建立安全库存预警机制，避免因供应链中断导致生产停滞。

生产计划监控

设备利用率分析

通过生产数据系统采集设备运行参数，评估生产线负荷率与瓶颈工位，优化生产节拍提升整体效率。

质量控制前置

在生产计划中嵌入质量检验节点，明确关键质量控制点（如首件检验、过程抽检），从源头减少不良品率。

进度定期报告

多维度进度看板

整合生产系统数据生成可视化报表，包含订单完成率、工序滞后清单、良品率趋势等核心指标，支持管理层快速决策。

01

分级汇报机制

针对不同层级制定差异化报告模板，如日报聚焦当日异常、周报呈现趋势分析、月报输出改进方案，确保信息传递精准有效。

客户定制化更新

依据客户关注重点定制进度报告，附加生产现场照片/视频证据，增强客户对生产过程的透明度和信任感。

风险预警提示

在报告中标注潜在延误风险（如模具维修周期延长），同步提交应急预案供客户确认，降低违约可能性。

02

03

04

异常问题处理

建立从问题发现（产线巡检/质检反馈）-分级评估（影响程度）-协同处理（技术/采购联动）的闭环管理机制。

标准化响应流程

针对重大异常（如核心部件报废）立即召集生产/质量/物流部门联席会议，现场制定补救方案并分配跟踪责任人。

跨部门作战会议

积累历史异常案例及解决方案，形成可快速调用的替代物料清单、备用供应商名录等应急资源库。

替代方案数据库

01

03

02

设计分场景沟通话术，轻微延误时提供补偿方案（如空运补货），严重问题时启动合同补充协议谈判，维护合作关系。

客户沟通策略

04

03

质量控制阶段

质检标准制定

国际标准与客户要求结合

根据ISO、ASTM等国际通用标准，结合客户提供的技术协议和验收规范，制定详细的质检方案，确保产品符合目标市场法规要求。

关键参数与检测方法明确

明确产品的尺寸、材质、性能等核心指标，并规定对应的检测工具（如卡尺、光谱仪）及操作流程，避免人为误差。

文件化与流程可追溯

编制质检手册并建立电子档案系统，记录标准版本、修订记录及执行人员，确保全流程可追溯。

产品抽样检验

AQL抽样方案应用

采用ANSI/ASQZ1.4等抽样标准，根据产品风险等级设定可接受质量水平（AQL），科学确定抽样数量和判定规则。

第三方机构协同

针对高价值或复杂产品，委托SGS、BV等第三方机构进行独立检测，增强报告公信力。

多维度检测实施

对样品进行外观检查（划痕、色差）、功能测试（耐久性、兼容性）及安全认证（CE、RoHS），覆盖全质量维度。

不合格品