企业行政文档管理流程模板规范档案管理版.docVIP

企业行政文档管理流程模板规范档案管理版

一、规范适用的业务场景

本规范适用于企业内部各类行政文档的全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

日常行政事务管理：如企业制度文件、通知公告、会议纪要、工作计划等文档的标准化起草、审核、归档；

跨部门协作文件管理：涉及多部门联合签发的方案、报告、合同等文档的流转与版本控制；

档案合规性管理：满足内外部审计、ISO体系认证、检查等场景下档案的完整性、可追溯性要求；

新员工入职培训：作为新员工学习企业文档管理规范、快速掌握资料查阅与使用方法的指导手册；

历史档案调取：针对过往项目资料、决策文件等历史档案的标准化检索与借阅流程。

二、行政文档管理全流程操作指引

（一）文档分类与编号：建立标准化管理体系

操作步骤：

明确分类维度：根据文档性质、来源及用途，划分一级分类与二级分类（示例）：

一级分类：综合管理、人力资源、财务审计、业务支持、后勤保障、法务合规；

二级分类（以“综合管理”为例）：制度类、通知类、会议类、证照资质类、固定资产类。

制定编号规则：采用“部门代码-年份-流水号”格式，保证唯一性（示例）：

部门代码：综合管理部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）；

流水号：按年度从001开始顺序编制，如“XZ-2024-001”表示2024年综合管理部第1号文件。

登记分类台账：使用《文档分类登记表》（详见第三部分模板）记录文档名称、编号、分类、责任人、日期等信息，实现动态管理。

（二）文档起草与审核：保证内容规范性与准确性

操作步骤：

起草规范：

内容需完整、逻辑清晰，符合企业《公文写作管理办法》格式要求（字体、字号、行距等）；

涉及跨部门协作的文档，需提前征求相关部门意见，避免内容冲突。

审核流程：

一级审核：起草人完成初稿后，进行自审并签字确认；

二级审核：提交至部门负责人（部门负责人姓名），审核内容合规性、部门适用性并签字；

三级审核：涉及全公司范围的制度类文件，需报行政部（行政专员姓名）复核格式、编号及分类准确性，最终由分管领导（分管领导姓名）签批。

审核反馈：审核人需在1个工作日内反馈意见，起草人根据意见修改后重新提交，直至审核通过。

（三）文档签发与分发：明确责任与传递范围

操作步骤：

签发管理：审核通过的文档，由行政部统一编号、排版，经分管领导签字（或电子签章）后正式签发，标注“生效日期”及“分发范围”。

分发记录：

纸质文档：填写《文档分发记录表》（详见第三部分模板），接收人签字确认，保证“谁接收、谁负责”；

电子文档：通过企业内部OA系统或指定共享平台发送，设置查阅权限（如“仅查阅”“可编辑”），并保留发送记录。

公开与保密：普通文档在公司公告栏、OA系统公开；涉密文档（如财务数据、合同草案）需标注“秘密”字样，仅限分发范围内人员查阅。

（四）文档归档与存储：保障档案安全与完整

操作步骤：

归档时间：文档办理完毕后，3个工作日内由行政部统一归档（会议纪要需在会后24小时内完成整理归档）。

归档要求：

纸质文档：使用档案盒统一存放，盒面标注“一级分类-二级分类-年度-起止编号”（如“综合管理-制度类-2024-XZ-001至XZ-020”），按编号顺序排列；

电子文档：存储于企业指定服务器（如“档案管理-2024年-综合管理”文件夹），命名规则与编号一致，定期备份（每月1次）。

存储环境：纸质档案存放于专用档案室，做到“防火、防盗、防潮、防虫、防鼠”；电子档案设置访问密码，定期杀毒，保证数据安全。

（五）文档借阅与使用：规范流转与追溯

操作步骤：

借阅申请：员工因工作需要借阅文档时，填写《文档借阅申请表》（详见第三部分模板），注明借阅文档名称、编号、用途、归还期限，经部门负责人签字后提交行政部。

审批与登记：

普通文档：由行政部（行政专员姓名）审批，当场办理借阅手续；

涉密文档：需经分管领导（分管领导姓名）审批，借阅期限不超过3个工作日。

使用与归还：

借阅人仅可在指定区域查阅文档，不得涂改、抽取、复制（经审批同意复制的，需由行政部加盖“档案复印章”）；

归还时，行政部检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录，逾期未还的需及时催收。

（六）文档销毁与更新：动态优化档案资源

操作步骤：

销毁条件：

保管期限已满（如制度类文档保管期限为5年，通知类为2年）；

失去参考价值且无法律效力的文档（如已废止的会议通知）。

销毁流程：

行政部编制《文档销毁清单》（详见第三部分模板），注明文档名称、编号、数量、销毁原因，报分管领导审批；

由2名以上人员（行政部专员、监销人监销人姓名）共同监销，保证文档彻底销毁（纸质文档需碎纸处理，电子文档需彻底删除并备份记录）；

销毁完成后，监销人签字确认，销毁清单归档保存10年。

更新机制：

对于已废止或修订的文档，行政部及时在OA系统发布“作废通