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软件正版化管理制度

一、总则

（一）目的与意义

为规范公司软件资产的管理，加强知识产权保护意识，确保公司信息系统安全稳定运行，降低因使用非正版软件带来的法律风险与安全隐患，提高软件资源使用效益，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、分支机构所有员工在工作中涉及的各类计算机软件（包括操作系统、办公软件、行业应用软件、开发工具等）的获取、安装、使用、维护及处置等活动。

（三）基本原则

1.合法性原则：严格遵守国家相关法律法规及软件许可协议，确保使用的软件均为正版授权。

2.统一管理原则：软件资产实行统一规划、集中采购、分级负责的管理模式。

3.安全高效原则：在保障信息安全的前提下，优化软件配置，提升软件使用效率与经济效益。

4.责任到人原则：明确各部门及员工在软件正版化工作中的职责与义务。

二、组织与职责

（一）管理部门

1.信息技术部：作为软件正版化工作的牵头管理部门，负责软件需求汇总、采购申请初审、供应商评估、授权管理、安装部署、技术支持、资产台账维护及日常监督检查。

2.财务部：负责软件采购预算审核、资金安排、费用核算及相关合同的财务条款审核。

3.法务部/合规部：负责对软件采购合同中的法律条款进行审核，提供知识产权相关法律咨询，协助处理软件使用过程中的法律纠纷。

4.各业务部门：负责本部门软件需求的提出、软件的规范使用、员工使用培训的配合以及本部门软件资产的日常保管。

（二）职责分工

1.公司层面：由信息技术部统筹协调，各相关部门配合，共同推进软件正版化工作。

2.部门层面：各部门负责人为本部门软件正版化第一责任人，确保本部门员工遵守本制度规定。

3.员工层面：公司所有员工均有义务遵守软件使用规范，保护软件知识产权，举报违规使用行为。

三、软件的采购与授权管理

（一）采购流程

1.需求提出：各部门根据工作需要，填写《软件采购申请表》，详细说明软件名称、版本、用途、数量、预算金额、建议供应商等信息，经部门负责人审批后提交信息技术部。

2.需求审核与评估：信息技术部对需求的合理性、兼容性、安全性及是否存在替代方案进行技术评估，并结合现有软件资产情况，提出审核意见。

3.采购执行：经审批通过的采购需求，由信息技术部（或指定采购部门）按照公司采购管理规定，从具备合法资质的供应商处采购。优先选择原厂授权或其授权的正规代理商。

4.合同管理：软件采购必须签订正式书面合同，明确软件名称、版本、授权范围、授权期限、许可用户数/设备数、服务条款、知识产权归属与保护、违约责任等核心内容。合同文本需经法务部/合规部审核。

（二）授权管理

1.授权获取：软件采购完成后，信息技术部负责及时向供应商索取完整的授权证明文件（如授权证书、许可协议、序列号、密钥等），并妥善保管。

2.授权类型：根据软件特性和使用需求，可选择单机版、网络版、站点授权、用户授权、并发授权等不同授权方式，力求授权方式与实际需求匹配，避免资源浪费。

3.授权期限：信息技术部需建立授权期限台账，对临近到期的软件授权，应提前通知相关部门并评估是否需要续费或升级。

四、软件的安装、使用与维护

（一）安装管理

1.规范安装：所有公司计算机及服务器设备上安装的软件，必须是通过正规渠道采购并获得合法授权的版本。未经信息技术部批准，任何部门或个人不得擅自安装、卸载或升级软件。

2.安装介质：信息技术部应建立软件安装介质库（物理或虚拟），统一管理正版软件的安装程序及相关文档。

3.安装记录：信息技术部在完成软件安装后，需在《软件资产台账》中记录安装设备信息、用户信息、软件信息及授权信息。

（二）使用规范

1.合规使用：用户应在授权范围内使用软件，不得超出授权许可范围（如超用户数、超设备数、超期限、超功能模块使用），不得擅自复制、传播、转让、出租、破解或反编译软件。

2.账户与密码管理：对于需要账户登录的软件，用户应妥善保管个人账户和密码，不得转借他人使用。

3.禁止使用盗版软件：严禁任何部门或个人在公司计算机及网络环境中安装、使用、存储、传播盗版软件或来源不明的软件。

4.软件介质保护：严禁私自复制、备份或向外部人员提供公司正版软件的安装介质、授权文件。

（三）维护与升级

1.日常维护：信息技术部负责提供软件的日常技术支持，包括故障排除、操作指导等。

2.补丁与升级：信息技术部应关注软件厂商发布的安全补丁和版本更新信息，根据实际需求和评估结果，统一规划和实施补丁安装及版本升级工作，确保软件安全稳定运行。升级前需对重要数据进行备份。

五、软件资产的盘点与审计

（一）资产台账

信息技术部应建立健全《软件资产台账》，详细记录软件名称、版本、供应商、采购日期、授权类型、授权