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采购流程管理标准化采购合同审查及执行手册

一、手册适用范围与核心目标

本手册适用于企业内部所有采购业务场景，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等，旨在通过标准化流程规范采购需求提报、供应商选择、合同审查、执行监控、验收结算等全环节操作，保证采购活动合规、高效、透明，降低合同风险，保障企业权益。手册核心目标为：统一采购操作标准、明确各岗位职责、强化合同风险防控、提升采购管理效率。

二、标准化采购流程操作步骤

（一）采购需求提报与确认：从发起至审批的闭环管理

操作主体：需求部门、采购部、财务部、分管领导*

核心目标：保证采购需求真实、必要，且符合预算与业务规划。

需求发起

需求部门根据业务需求，填写《采购申请表》（详见模板1），明确采购内容（名称、规格、数量、质量标准）、预计交付时间、预算金额（需附成本测算依据）、用途说明等信息，经部门负责人*签字确认后提交至采购部。

需求初审

采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：

采购内容是否属于企业集中采购目录（如有）；

预算金额是否超出部门年度预算（超预算需附预算调整申请）；

需求描述是否清晰、完整，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体型号、数量）。

初审通过后，流转至财务部；不通过则反馈需求部门补充材料或驳回。

预算与合规性审核

财务部2个工作日内完成审核，重点确认：

预算科目是否准确，资金来源是否合规；

采购项目是否符合企业内控规定（如是否需履行“三重一大”审批程序）。

审核通过后，提交至分管领导；重大项目（如单笔金额≥50万元）需提交总经理审批。

需求确认

审批通过后，采购部向需求部门出具《采购需求确认函》，明确最终采购需求及预算，启动后续供应商寻源流程。

（二）供应商寻源与选择：多维度评估保证优质合作

操作主体：采购部、需求部门、审计部（如需）

核心目标：通过公平、公正的供应商选择机制，确定具备资质优、服务好、价格合理等优势的合作方。

供应商信息收集

公开渠道：通过采购网、行业招标平台、供应商自荐等方式收集潜在供应商信息；

历史合作：优先从《合格供应商名录》（企业需动态维护）中选择，名录外供应商需提交《供应商准入申请表》（详见模板2），附营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、业绩证明等材料。

供应商资格预审

采购部组织对供应商进行资格预审，重点核查：

营业执照有效期与经营范围是否匹配采购需求；

资质证书是否在有效期内（如特种设备供应商需具备相应生产许可证）；

财务状况（近1年审计报告，无重大负债或失信记录）；

质量体系认证（如ISO9001，适用于产品采购）。

预审通过供应商进入候选名单，不通过则书面告知原因。

供应商评估与比选

技术评估：需求部门牵头，从产品功能、技术参数、交付能力等维度对候选供应商进行评分（详见模板3《供应商评估表》），权重≥40%；

商务评估：采购部从报价、付款条件、售后服务、合作案例等维度评分，权重≥30%；

综合评分：按“技术分×40%+商务分×30%+价格分×30%”计算综合得分，得分最高者为首选供应商。

特殊情形：若单项金额≤10万元，可采用“货比三家、价低者得”方式；若涉及专利、定制化产品，可组织单一来源采购（需附《单一来源采购审批表》）。

供应商确定与公示

采购部将比选结果（含评估表、报价单等）提交分管领导*审批，审批通过后，在企业内部公示3个工作日（无异议后生效），公示期内有异议的，由审计部复核并出具处理意见。

（三）合同文本拟定与初稿审核：合法合规是底线

操作主体：采购部、法务部、需求部门

核心目标：拟定内容完整、条款严谨的合同文本，规避法律风险。

合同文本选择

优先使用企业标准化合同模板（如《采购合同（通用版）》《采购合同（专用版，针对设备/服务）》）；

无标准化模板的，由采购部参考《中华人民共和国民法典》《合同法》及相关行业规定拟定初稿。

合同内容填充

根据采购需求与供应商协商结果，填写合同核心条款，包括：

主体信息：双方全称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式（禁止出现个人手机号、邮箱，需使用企业官方联系方式）；

标的条款：产品/服务名称、规格型号、数量、质量标准（需明确国标、行标或双方约定的技术参数）；

价格条款：含税单价、总价、币种、价格有效期（如遇原材料波动是否调整）；

交付条款：交付时间、地点、方式（运输费用承担方）、验收标准及流程；

付款条款：付款方式（银行转账）、节点（如预付款30%、到货验收后60%、质保期满10%）、发票类型（增值税专用发票）；

违约责任：逾期交付/付款的违约金计算方式（日万分之五）、质量不符的退换货条款、违约上限（不超过合同总额的20%）；

争议解决：约定由企业所在地人民法院诉讼解决（或仲裁，需明确仲裁机构）；

不可抗力：定义及处理方式（如疫情、自然灾害导