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样品申请流程
演讲人：
日期:
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目录
01
申请前准备
02
申请提交规范
03
审核与批准机制
04
样品发放执行
05
后续跟进管理
06
流程优化措施
01
申请前准备
申请资格确认标准
样品申请人资格要求
必须是符合公司规定的客户或潜在客户，具备良好的商业信誉和合作记录。
01
样品用途限制
样品仅限于研发、测试、评估等合法用途，不得用于销售、转让或挪作他用。
02
样品申请数量限制
根据样品类型、用途和库存情况，合理确定申请数量，避免浪费和库存积压。
03
样品需求材料清单
详细填写样品名称、型号、规格、数量、用途等关键信息。
样品申请表
提供样品的详细需求说明，包括样品特性、性能指标、使用环境等。
样品需求说明
申请人需签字确认样品接收信息，确保样品交接无误。
样品接收确认函
库存状态查询指引
样品保留期限
根据样品类型和特性，确定合理的样品保留期限，超出期限的样品将进行报废处理。
03
库存状态发生变化时，系统将自动发送邮件或短信提醒申请人。
02
库存状态更新提醒
库存信息查询系统
申请人可通过公司网站或内部系统查询样品库存状态和申请进度。
01
02
申请提交规范
线上申请
通过官方网站或邮件提交申请，方便快捷，无需邮寄纸质材料。
线下申请
前往样品受理点或邮寄方式提交申请，需准备纸质申请材料。
线上/线下申请渠道
信息填写格式要求
填写申请表
按照申请表格要求，准确、完整地填写相关信息，包括申请人信息、样品信息、申请理由等。
01
提交证明材料
根据申请类型，提交相应的证明材料，如样品照片、检测报告、购买凭证等。
02
审核材料
申请人需认真核对申请材料及信息，确保准确无误。
03
系统对申请信息及证明材料进行自动审核，确认是否符合要求。
系统审核
审核通过后，系统将发送受理通知，并生成唯一编号，便于后续查询。
受理通知
若审核不通过，系统将发送驳回通知，并告知原因及修改建议，申请人可修改后重新提交。
审核不通过
提交后系统确认流程
03
审核与批准机制
部门初审与复审分工
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负责接收申请，审核样品申请表格和相关资料，组织样品验收。
样品申请部门
对样品检测结果进行复核，确保检测结果准确无误。
技术审核部门
负责对样品进行检测，提供检测报告，并根据检测结果进行反馈。
样品检测部门
01
03
02
根据样品检测结果和技术审核部门的意见，决定是否批准样品申请。
审批部门
04
特殊情况加急处理规则
样品急需使用
样品检测复杂
样品数量不足
样品检测不合格
若样品急需使用，可以提出加急申请，优先安排检测和审批。
对于检测复杂、时间较长的样品，可以适当延长检测时间，但需及时通知申请人。
若样品数量不足，检测部门可以提出意见，申请人需补充样品或调整样品数量。
若样品检测不合格，检测部门需及时通知申请人，申请人可选择重新申请或进行申诉。
审批结果将通过电子邮件、电话或传真等方式通知申请人。
申请人需在提交申请后的一定时间内获得审批结果，具体时间根据样品检测复杂程度和审核流程而定。
审批结果将严格保密，仅通知申请人及相关部门，不会泄露给其他无关人员或组织。
若申请人对审批结果有异议，可以按照规定的申诉流程进行申诉。
结果通知方式与时效
通知方式
通知时效
结果保密
申诉流程
04
样品发放执行
物流配送方式选择
快递配送
选择信誉良好、配送速度快的快递公司，确保样品在运输过程中的安全与速度。
01
专人配送
对于重要样品或需要特殊保护的样品，可安排专人进行配送，以确保样品的完整性和安全性。
02
自提方式
在特定情况下，允许申请方自行到指定地点提取样品，但需提前约定好时间、地点等相关事宜。
03
使用符合样品特性和运输要求的包装材料，确保样品在运输过程中不受损坏、不变质。
包装与标识统一标准
包装材料选择
在样品包装上明确标注样品名称、规格、数量、生产日期、生产厂家等关键信息，以便接收方进行核对和确认。
标识信息完整
按照样品特性和运输要求，采取适当的包装方式，如防震、防压、防潮等，确保样品在运输过程中不受影响。
包装方式规范
发放记录存档要求
记录详细信息
保密要求
存档期限
详细记录样品的发放时间、领取人、样品状态、数量等信息，以便后续跟踪和追溯。
根据样品的重要性和使用目的，确定合理的存档期限，确保样品信息的可追溯性。
严格遵守样品信息的保密要求，未经允许不得擅自向第三方透露样品信息，确保申请方的权益不受损害。
05
后续跟进管理
设立专门反馈渠道
为客户提供便捷、高效的反馈渠道，如电话、邮件、在线客服等。
定期主动回访
主动与客户保持联系，了解客户对样品使用的满意度、意见和建议。
整理与分类反馈
将收集到的客户反馈进行整理和分类，以便后续分析和处理。
反馈结果及时传递
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