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测绘资质档案室管理规范

一、总则

1.目的

为加强测绘资质档案室的科学管理，确保测绘资质档案的完整、准确、系统和安全，有效保护和利用档案信息资源，为测绘资质管理工作及相关业务提供服务，特制定本规范。

2.适用范围

本规范适用于承担测绘资质档案管理工作的档案室。测绘资质档案是指在测绘资质申请、审批、监督检查、变更、延续、注销等过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.管理原则

测绘资质档案室管理应遵循集中统一管理、科学分类、便于利用、安全保密的原则，维护档案的真实、完整和有效。

二、档案管理人员职责

1.档案管理员

档案管理员负责测绘资质档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等日常管理工作。具体职责如下：

-按照规定及时收集、整理测绘资质档案，确保档案的齐全、完整。

-对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作，建立档案检索工具，方便查询和利用。

-负责档案库房的日常管理，确保档案存放环境安全、适宜，定期检查档案的保管状况，发现问题及时处理。

-严格执行档案借阅制度，办理档案借阅手续，做好借阅登记和跟踪管理，确保档案安全归还。

-对到期档案进行鉴定，提出销毁或继续保存的意见，经批准后组织实施。

-定期对档案管理工作进行统计分析，为档案管理决策提供依据。

-保守档案机密，不得泄露档案内容。

2.档案管理负责人

档案管理负责人全面负责测绘资质档案室的管理工作，主要职责包括：

-制定和完善档案管理制度和工作流程，并监督执行。

-组织档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理水平。

-协调档案管理工作与其他部门的关系，确保档案管理工作的顺利开展。

-审查档案鉴定、销毁等重要事项，确保档案管理工作符合规定。

-定期向主管领导汇报档案管理工作情况，提出改进建议。

三、档案收集与整理

1.档案收集范围

-测绘资质申请材料：包括测绘资质申请表、企业法人营业执照副本或事业单位法人证书副本、法定代表人身份证明、专业技术人员的职称证书和身份证明、仪器设备清单及证明材料、测绘业绩证明材料等。

-审批过程文件：如受理通知书、补正材料通知书、专家评审意见、审批决定文件等。

-监督检查材料：包括监督检查记录、整改通知书、整改报告等。

-资质变更、延续、注销材料：如变更申请表、延续申请表、注销申请表及相关证明材料等。

-其他相关材料：如测绘资质证书副本复印件、荣誉证书、违法违规处理记录等。

2.收集要求

-档案收集应及时、完整。档案形成部门应在档案形成后的规定时间内将档案移交至档案室，不得拖延或遗漏。

-档案收集应保证档案的真实性和准确性。档案内容应与实际情况相符，签字、盖章等手续应齐全。

-对电子档案的收集，应确保其格式规范、可读可查，并做好数据备份。

3.档案整理

-分类：测绘资质档案按照档案形成的业务流程和性质，分为申请类、审批类、监督检查类、变更延续注销类等类别。每个类别下可根据需要进一步细分。

-编号：采用统一的编号规则对档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号一般包括年度、类别代码、顺序号等信息。

-装订：对纸质档案进行装订时，应去除金属物，采用线装或胶水装订等方式，确保档案装订牢固、整齐。

-编目：建立档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容。档案目录应采用纸质和电子两种形式保存，方便查询和管理。

四、档案保管

1.档案库房建设

-档案库房应选择地势较高、干燥、通风良好的地方，远离易燃、易爆、易腐蚀等危险物品存放场所。

-库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等设施和措施。如安装火灾自动报警系统、防盗报警系统、除湿机、防虫药盒、挡鼠板、窗帘等。

-库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。

2.档案存放

-档案应按照分类、编号顺序存放在档案架或档案柜中，排列整齐，便于查找和管理。

-不同保管期限的档案应分开存放，避免混淆。

-对电子档案，应采用光盘、磁带等存储介质进行存储，并定期进行数据备份和检查，确保数据的安全和可用。

3.档案保管环境监测

-定期对档案库房的温度、湿度进行监测和记录，温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。当温度、湿度超出规定范围时，应及时采取调节措施。

-定期检查档案的保管状况，如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时进行修复和处理。

五、档案鉴定与销毁

1.档案鉴定

-成立档案鉴定小组，由档案管理负责人、档案管理员和相关业务人员组成。

-档案鉴定小组定期对到期档案进行鉴定，根据档案的保存价值和实际利用