标准化采购流程模板供应商管理与合同签订.docVIP

适用情境与目标

在企业采购管理中，为规范供应商引入、评估及合同签订全流程，保证采购活动的合规性、成本可控性及供应链稳定性，特制定本标准化工具模板。适用于各类物资采购、服务外包等场景，通过统一操作标准减少人为操作风险，提升采购效率，实现供应商管理与合同签订的规范化、透明化。

标准化操作流程详解

一、需求提出与采购计划编制

操作主体：需求部门（如生产部、行政部）、采购部

操作说明：

需求部门填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预算金额、交付时间及技术要求，经部门负责人*审批后提交至采购部。

采购部汇总各部门需求，结合库存现状、市场供应情况编制《采购计划》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判等），报采购经理及分管领导审批。

二、供应商寻源与初步筛选

操作主体：采购部

操作说明：

采购部通过公开渠道（如行业采购平台、供应商库、展会）或定向邀请（针对特定资质要求供应商）收集潜在供应商信息，建立《潜在供应商清单》。

初步筛选依据供应商基本资质（营业执照、相关行业许可证、生产/经营许可等），剔除不符合基本要求的供应商，形成《合格供应商候选清单》（一般不少于3家）。

三、供应商评估与选定

操作主体：采购部、评估小组（含采购专员、需求部门代表、技术专家*）

操作说明：

评估小组从资质能力（生产规模、技术实力、质量认证）、商务条件（报价、付款方式、交期）、服务能力（售后响应、履约记录）、信誉评价（信用记录、诉讼情况）等维度对候选供应商进行综合评估，填写《供应商评估表》。

采用百分制评分（80分以上为优秀，60-79分为良好，60分以下为不合格），按评分排序确定拟合作供应商，评估结果需经采购经理*确认。

四、询价与商务谈判

操作主体：采购部、拟合作供应商

操作说明：

采购部向拟合作供应商发出《询价函》，明确采购需求、报价要求及截止时间，收集书面报价。

组织与供应商进行商务谈判，重点洽谈价格、质量标准、交付周期、验收标准、违约责任等条款，形成《谈判纪要》，双方签字确认作为合同附件。

五、合同起草与内部审批

操作主体：采购部、法务部*、需求部门

操作说明：

采购部根据谈判结果，使用《采购合同模板》起草合同，包含合同主体信息、采购标的、数量价格、质量要求、交付验收、付款方式、违约责任、争议解决等核心条款。

合同经法务部审核（重点审查条款合规性、风险点），需求部门确认技术条款，采购经理复核，最终报分管领导或总经理审批。

六、合同签订与交底

操作主体：采购部、供应商、相关部门（需求、仓库等）

操作说明：

审批通过的合同，由授权代表（采购经理或分管领导）与供应商法定代表人或授权代表签订，加盖合同专用章，双方各执原件。

采购部组织合同交底会，向需求部门、仓库等说明合同关键条款（交付节点、验收标准、付款节点），明确各方职责。

七、订单下达与履约跟踪

操作主体：采购部、供应商

操作说明：

采购部根据合同向供应商下达《采购订单》，明确具体交付细节（如批次、包装、运输方式）。

供应商履约期间，采购部定期跟踪生产/服务进度，通过邮件或电话与供应商沟通，保证按合同要求交付。如遇延期或质量问题，及时发出《履约整改通知》，要求限期解决。

八、验收与付款

操作主体：需求部门、质检部、仓库、财务部

操作说明：

供应商交付货物/服务后，由需求部门、质检部*、仓库共同验收，填写《验收报告》，确认是否符合合同约定的质量、数量、技术要求。

验收合格后，采购部整理合同、验收单、发票（此处不出现敏感词）等资料，提交财务部*审核，按合同约定方式（如银行转账）支付款项。验收不合格的，按合同约定处理（退货、换货、索赔等）。

九、合同归档与供应商评价

操作主体：采购部

操作说明：

采购部将合同文本、审批记录、谈判纪要、验收报告等资料分类归档，建立供应商履约档案，保存期限不少于合同履行期满后5年。

每批次采购完成后，采购部组织对供应商履约表现（质量、交期、服务、配合度）进行评价，填写《供应商履约评价表》，更新供应商等级（A/B/C类），作为后续合作的重要依据。

配套工具表格模板

1.《采购需求申请表》

需求部门

申请人*

申请日期

采购类别（物资/服务）

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预算金额（元）

技术要求

交付时间

附件（技术图纸等）

部门负责人*审批意见

采购部意见

分管领导*审批意见

2.《供应商评估表》

供应商名称

联系人*

联系方式（示例：010-X）

地址

评估日期

评估维度

权重

评分标准

资质能力

20%

行业认证（10分）、生产规模（10分）

商务条件

30%

报价合理性（15分）、付款方式（15分）

服务能力

25%

售后响应（12分）、履约记录（13分）

信誉评价

25%

信用记录（13分）、诉讼情况（12分）

综合得分

评估等级