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供应链协同工作流模板

一、适用场景与核心价值

本模板适用于企业内部多部门（采购、生产、仓储、物流、销售等）及外部供应商、客户之间的供应链协同工作，聚焦跨角色、跨组织的业务流程标准化。具体场景包括但不限于：

新产品开发阶段的供应商协同（如物料选型、样品确认、批量导入）；

日常采购订单的全流程协同（从需求提报到入库对账）；

生产计划与库存协同（如安全库存预警、产能共享、缺料预警）；

物流配送协同（如订单分拨、在途跟踪、异常签收处理）；

客户需求响应协同（如紧急订单处理、定制化交付协调）。

通过标准化工作流，可减少信息传递误差、缩短协同周期、明确责任边界，提升供应链整体响应速度与抗风险能力。

二、分步骤操作说明

（一）需求发起与信息同步

执行角色：需求部门（如生产部、销售部）、供应链管理部门

操作说明：

需求部门根据业务计划（如生产排程、客户订单）填写《供应链协同需求申请表》（见表1），明确需求类型（物料采购/产能协调/物流支持等）、需求描述、期望交付时间、数量、质量标准等关键信息，并相关附件（如BOM清单、技术图纸）。

需求部门负责人审批通过后，系统自动同步至供应链管理部门及关联部门（如仓储部、财务部），同时唯一协同工单编号（如SC001）。

供应链管理部门在1个工作日内完成需求初审，确认需求合理性（如物料编码准确性、交付时间可行性），若存在疑问，反馈需求部门补充信息。

关键点：需求描述需具体、量化，避免模糊表述（如“尽快”“一批”）；附件需完整，保证接收方清晰理解需求细节。

（二）跨部门协同评审

执行角色：供应链管理部门、采购部、生产部、仓储部、财务部等

操作说明：

供应链管理部门根据需求类型，组织相关部门召开线上/线下协同评审会（或通过系统发起在线评审），参会人员包括各部门对接人（如采购专员、生产计划员、仓储主管*）。

各部门基于职责提出评审意见：

采购部：评估供应商产能、物料价格、交期稳定性，反馈最优供应商方案；

生产部：确认生产排程是否匹配需求交付时间，评估产能负荷；

仓储部：核查当前库存，若需采购则确认安全库存水位及入库能力；

财务部：评估预算可行性、付款条款匹配度。

评审达成一致后，形成《协同评审结果表》（见表2），明确最终方案（如供应商选择、交期、数量、成本等），并由各部门负责人签字确认（或系统电子签章）。

关键点：评审需在2个工作日内完成，紧急需求可缩短至24小时；若存在争议，由供应链管理部门协调决策，保证流程不卡顿。

（三）供应商对接与任务执行

执行角色：采购部、供应商对接人*、生产部/仓储部

操作说明：

采购部根据评审结果，向供应商发送《采购订单》或《协同任务函》，明确交付时间、质量要求、验收标准、违约责任等，并要求供应商在24小时内反馈确认结果。

供应商确认后，采购部在系统中更新供应商承诺交期，同步至生产部、仓储部，启动执行计划：

生产部：根据物料交付时间调整生产排程，提前做好领料准备；

仓储部：协调库位、装卸资源，准备入库验收流程。

供应商执行过程中，若遇异常（如延期、质量波动），需提前48小时书面通知采购部，说明原因及应对方案，采购部及时同步至关联部门调整计划。

关键点：供应商反馈需及时，异常信息需透明，避免“隐形延期”导致生产中断。

（四）执行过程跟踪与反馈

执行角色：供应链管理部门、采购部、生产部、仓储部、供应商

操作说明：

供应链管理部门通过系统或定期会议跟踪协同任务进度，每日更新《协同进度跟踪表》（见表3），关键节点包括：供应商生产进度、物流发货状态、到仓验收情况、生产领用情况等。

各部门发觉执行偏差（如到货延迟、库存积压），需在1小时内反馈供应链管理部门，触发《异常处理流程》（见步骤五）。

供应商需每日通过协同平台提交进度简报（如已生产数量、发货时间、物流单号），保证信息实时同步。

关键点：跟踪频率需根据任务紧急程度调整（紧急任务每日跟踪，常规任务每周跟踪），重大进度偏差需升级至部门负责人处理。

（五）异常处理与闭环

执行角色：供应链管理部门、责任部门、供应商

操作说明：

异常发生后，供应链管理部门组织责任部门（如采购部、生产部）及供应商召开异常分析会，明确异常原因（如供应商产能不足、物流延迟、需求变更）、影响范围（如生产停线时间、成本增加）。

共同制定《异常处理方案》（见表4），明确责任方、解决措施、完成时限（如供应商加急生产、物流公司改空运、需求部门调整交付时间）。

责任部门按方案执行，供应链管理部门跟踪处理结果，直至异常关闭，更新《协同进度跟踪表》状态为“已解决”。

异常处理完成后，3个工作日内召开复盘会，分析根本原因，优化流程（如增加备用供应商、完善物流预警机制），避免同类问题重复发生。

关键点：异常处理需遵循“先解决、后追责”原则，保证最小化业务影响；复盘需形成书面