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团队会议记录与决策跟踪落实模板
一、适用场景与核心价值
本模板适用于各类团队内部会议，包括但不限于周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等，旨在解决传统会议记录“重记录轻跟踪”“决策模糊、责任不清”等问题。通过标准化记录流程与结构化跟踪机制，可实现会议信息的精准留存、决策事项的可视化监控、责任任务的闭环管理，提升团队协作效率与执行落地效果，保证“事事有回音、件件有着落”。
二、全流程操作指引
（一）会前准备：明确目标，夯实基础
确定会议核心目标
会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如项目进度同步、方案评审、资源协调等），避免主题发散。
提前通知与会人员
通过邮件或即时通讯工具发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或线上会议）、议程（需明确各议题讨论时长）、会前准备材料（如项目文档、数据报表等），并要求参会人员提前熟悉材料。
指定记录人
提前确定会议记录人（建议由项目助理或指定专人担任），明确记录职责：聚焦关键信息（而非逐字记录）、标注决策结论、明确任务分配。
（二）会中记录：聚焦关键，精准提炼
记录会议基本信息
按模板“会议基本信息表”填写核心要素，包括：会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、应到/实到参会人员（标注缺席人员及原因）、会议主题。
按议题结构化记录讨论内容
依据会议议程逐项记录，每个议题需包含：
讨论要点：简明扼要记录各方观点（避免冗长描述，用“支持/反对/补充”等关键词区分立场）；
分歧点：明确存在争议的核心问题及各方理由；
共识点：记录最终达成一致的结论。
确认决策事项与任务分工
对会议形成的决策，需明确“决策内容”“负责人”“配合人”“完成时间”“交付成果”（如“完成方案初稿”“确认供应商名单”），并同步记录“所需资源”及“潜在风险”（如“需*经理审批预算”“需技术部支持数据接口”）。
（三）会后整理：规范输出，及时分发
记录人整理初稿
会后2个工作日内，记录人根据会议笔记整理会议记录初稿，重点核对：决策事项是否准确、任务分工是否明确、时间节点是否清晰，保证无遗漏、无歧义。
主持人审核确认
记录人将初稿提交会议主持人审核，主持人重点确认：会议结论与讨论结果是否一致、关键任务是否覆盖核心目标，审核通过后形成正式版会议记录。
分发与归档
正式版会议记录需在1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送人（如项目干系人、上级领导），并同步归档至团队共享文档库（命名格式：“会议名称-日期-版本号”），方便后续查阅。
（四）跟踪落实：动态监控，闭环管理
建立决策跟踪台账
以“决策事项跟踪表”为核心工具，记录所有决策任务的“负责人”“当前状态”（如“待启动/进行中/已完成/延期”）“进度更新”“实际完成时间”“完成质量评价”。
定期跟进与提醒
任务负责人需在截止日期前1天更新进度；记录人/项目经理每周通过线上工具（如钉钉、飞书）同步任务进展，对即将到期或延期任务及时提醒负责人。
闭环反馈与复盘
任务完成后，负责人需提交交付成果（如文档、数据、方案等），由记录人归档至会议记录附件；对于未按时完成的任务，需在跟踪表中说明原因（如“资源不足需求调整”“外部依赖延迟”）并明确新的完成时间；每月末可对当月决策落实率进行统计，分析未完成原因并优化流程。
三、核心模板表格设计
（一）会议基本信息表
项目
内容
会议名称
例：项目第三周进度推进会
日期
2023年月日
时间
14:00-16:00
地点/线上
会议室A/腾讯会议（会议号：X–）
主持人
*经理
记录人
*助理
应到人数
8人
实到人数
7人（*主管因客户拜访缺席）
缺席人员及原因
*主管：客户拜访（提前报备）
会议主题
同步项目当前进度，评审下一阶段开发方案，协调资源需求
（二）议题讨论与决策记录表
议题序号
议题名称
讨论要点
分歧点
共识/决策内容
1
项目当前进度汇报
工程师：前端开发完成80%，后端接口联调延迟2天；设计师：UI定稿已提交，待前端接入。
后端接口延迟原因：第三方数据接口不稳定。
决策：工程师负责协调第三方接口方，3天内解决；后端开发主管优先支持联调任务。
2
下一阶段开发方案评审
主管提议采用A方案（成本高但周期短）；工程师建议B方案（成本低但需增加1周测试）。
成本与工期的平衡。
决策：采用B方案，增加1周测试时间，预算控制在元内（需*经理审批）。
3
人力资源协调
主管提出需增加2名开发人员支持新模块；经理表示现有人员已满负荷，需内部调配。
资源调配优先级。
决策：从项目临时抽调1名开发人员（*工程师），下周三前到岗；另1名名额待下月招聘补充。
（三）决策事项跟踪落实表
决策编号
决策内容
负责人
配合人
计划完成时间
当前状态
进度更新
实际完成时间
完成质量
备注01
协调第三方数据接口方
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