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法律催款函模板及发送注意事项

在商业往来或个人借贷中，难免会遇到应收账款逾期的情况。当友好协商未能奏效时，一份措辞严谨、内容完整的法律催款函往往能起到意想不到的效果，它不仅是正式主张权利的书面凭证，也可能成为后续采取法律行动的重要依据。本文将结合实践经验，为您提供法律催款函的撰写要点、发送注意事项及实用模板，助您更有效地维护自身合法权益。

一、发送法律催款函前的注意事项

在正式发出催款函之前，充分的准备和审慎的考量至关重要，这不仅能确保函件的有效性，也能为可能发生的后续纠纷留存关键证据。

1.核实欠款事实与证据梳理

发送催款函的前提是对欠款事实有清晰、准确的认知。务必再次与财务或相关负责人核对账目，确保欠款金额、发生时间、合同依据等核心信息准确无误。同时，梳理所有与欠款相关的证据材料，例如合同、订单、送货单、验收单、发票、银行转账记录、之前的沟通记录（邮件、微信、短信等），这些都是支撑您主张的基石。若对欠款事实本身存在争议，应先尝试通过非正式沟通澄清，而非急于发函。

2.明确催款函的目的与预期效果

在动笔之前，需明确发函的目的：是单纯提醒对方还款，还是给予最后通牒，或是为后续的法律诉讼做铺垫？不同的目的，函件的语气、内容侧重点及后续行动指引会有所不同。清晰的目标有助于您更精准地组织函件内容。

3.确定恰当的发送对象

确保催款函的抬头（即致送方）准确无误。若是公司欠款，应写明公司全称；若是个人欠款，则需写明其真实姓名。必要时，可注明对方的法定代表人、负责人或具体经办人，但主送对象应为法律意义上的债务人。

4.选择合适的发送方式与证据留存

催款函的发送方式直接关系到对方是否收到以及后续举证。建议优先选择能够证明送达的方式：

*邮寄送达：首选EMS或其他可提供送达回执的快递服务。在快递单“内件品名”处清晰注明“关于XX事宜的催款函”，保留好快递底单、付费凭证，并及时查询、打印送达回执或物流跟踪信息。若能进行公证邮寄，则证明效力更高，但成本也相对较高。

*电子邮件送达：向对方确认的官方邮箱或负责人邮箱发送。邮件主题应明确，正文可简述函件核心内容，并将扫描件作为附件。发送成功后，保留发送成功的截图、邮件原文（包括收发件人、时间、内容）。如有条件，可要求对方收到后回复确认。

*当面送达：若条件允许，可当面送达并要求对方签收。签收凭证（如签收回执）需妥善保管。

无论采取何种方式，原件（若为纸质）及所有发送、送达凭证均需妥善保存，这是证明您已履行催告义务的重要证据。

二、法律催款函模板

以下模板为通用版本，您需根据具体情况进行修改和补充，使其更贴合您的实际需求。

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催款函

致：[对方公司全称/个人姓名]（下称“贵方”）

发函方：[您的公司全称/个人姓名]（下称“我方”）

日期：[XXXX年XX月XX日]

事由：关于[简述合同/交易名称或编号]项下欠款的催款通知

尊敬的[对方公司负责人/个人姓名]：

就贵方与我方于[合同签订日期或交易发生日期]就[简述合同或交易主要内容，例如：XX货物采购、XX服务提供等]事宜所产生的欠款，我方特致本函。

根据[合同编号，若有]《[合同名称]》（或其他交易凭证，如：订单、送货单等）的约定，我方已依约履行了[简述已履行的义务，例如：向贵方交付了XX货物、完成了XX服务等]。贵方应于[合同约定的付款日期或合理付款期限]向我方支付款项[具体金额]元。

截至本函发出之日，贵方尚欠我方款项共计人民币[具体金额]元（大写：[金额大写]）。该欠款已逾期[具体逾期天数或时间段]。期间，我方曾通过[简述之前的催款方式，如：电话、邮件等]方式向贵方催告，但款项至今未获清偿。

为维护我方合法权益，现郑重函告贵方：

请贵方务必于收到本函后[给予对方合理的期限，例如：七个工作日]内，向我方支付上述全部欠款[具体金额]元。付款账户信息如下：

户名：[您的公司全称/个人姓名]

开户行：[开户银行名称]

账号：[银行账号]

同时，我方保留依据[合同名称及编号，若有]及相关法律法规的规定，追究贵方逾期付款违约责任的权利，包括但不限于要求贵方支付逾期付款利息（或违约金，按[合同约定标准或法定标准]计算）。

若贵方在上述指定期限内未能妥善解决此事，我方将不得不考虑采取包括但不限于提起诉讼/仲裁等进一步的法律措施，届时由此产生的一切费用（包括但不限于案件受理费、保全费、公告费、律师费、差旅费等）均将由贵方承担。

我方真诚希望贵方能正视此事，积极与我方沟通协商，避免不必要的法律纠纷。如有任何疑问或需协商还款事宜，请及时联系我方：

联系人：[您的姓名或负责部门]

联系电话：[您的联系电话]

电子邮箱：[您的联系邮箱]

感谢贵方的理解与配合。

顺祝商祺！

[您的公司全称并加盖公章/个人签名]

[您的公司地址，可选]

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