行业采购管理流程及合同范本.docVIP

行业通用采购管理流程及合同范本

一、适用范围与应用场景

二、采购管理全流程操作指引

（一）需求提出与审批

需求发起

业务部门根据生产计划、项目需求或日常运营需要，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、期望交付时间、用途说明及紧急程度（如“紧急”需标注原因）。

需求描述需具体、可量化，避免模糊表述（如“采购办公电脑”应明确“品牌：联想ThinkPad；型号：T14；配置：i5处理器/16G内存/512G固态硬盘；数量：10台”）。

需求审核

部门负责人审核需求必要性及预算合理性，签字确认后提交至采购部门。

采购部门对需求的合规性（是否符合采购政策、是否属于集中采购目录）、技术参数的完整性进行复核，必要时与需求部门沟通补充信息。

采购金额超过部门审批权限的，需逐级上报至分管领导/总经理审批（例如：单次采购金额≤5万元由部门总监审批；5万-20万元由分管副总审批；≥20万元由总经理审批）。

（二）供应商选择与评估

供应商寻源

采购部门根据采购需求类型，通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式筛选供应商。

公开采购（如金额≥10万元）需通过企业官网、采购平台等渠道发布采购公告，邀请不少于3家合格供应商参与；小额采购可从合格供应商库中选取2-3家进行比价。

供应商资质审核

要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、过往合作业绩证明（近1-2年同类项目合同）、财务状况报告（资产负债表、利润表）等材料。

采购部门联合法务、技术部门对供应商的资质真实性、履约能力（如生产能力、技术团队、交付记录）进行评估，形成《供应商评估表》（详见模板二），剔除不合格供应商。

报价与比价

向合格供应商发出《询价单》，明确采购需求、报价要求（含单价、总价、报价有效期）、付款方式、交付周期等。

供应商在规定时间内提交报价后，采购部门组织比价分析，重点关注价格合理性、质量保障、售后服务等因素，形成《比价分析报告》，推荐1-2家候选供应商。

（三）合同签订与生效

合同起草

采购部门根据选定供应商信息及谈判结果，使用《采购合同范本》（详见模板三）起草合同，重点明确以下条款：

双方主体信息（采购方、供应商名称、地址、法定代表人）；

采购标的（名称、规格型号、数量、技术标准）；

价格与支付方式（单价、总价、币种、支付节点如“预付款30%到货验收后付60%质保金10%”）；

交付与验收（交付时间、地点、方式、验收标准及流程）；

质量保证（质保期、质量问题的处理方式）；

违约责任（逾期交付、质量不达标等的违约金计算方式）；

争议解决方式（协商、仲裁/诉讼管辖地）。

合同审核

起草完成后，采购部门内部审核合同条款完整性，然后提交至法务部门审核法律风险，再报财务部门审核付款条款与预算匹配性，最终由分管领导/总经理审批。

合同签署与备案

审批通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章（合同章），合同一式多份（采购方、供应商、财务、需求部门、档案室各执一份）。

合同签署后3个工作日内，采购部门将合同原件扫描件及纸质版提交档案室备案，同步更新《合同台账》（详见模板四）。

（四）合同执行与交付验收

订单下达

合同生效后，采购部门向供应商发出《采购订单》（需注明合同编号、采购明细、交付时间、收货地址及联系人），作为供应商交付的依据。

交付跟踪

供应商按订单约定时间交付货物/提供服务前，需提前3个工作日通知采购部门及需求部门，确认交付细节（如运输方式、到货时间）。

采购部门跟踪物流信息（如货物在途状态），保证按时交付；若延迟交付，供应商需书面说明原因，双方协商处理方案（如顺延交付时间或承担违约责任）。

验收管理

货物交付后，由需求部门、采购部门、质检部门（如有）共同验收：

数量验收：核对实物数量与订单是否一致；

质量验收：依据合同约定的技术标准（如国家行业标准、图纸参数）进行检测，出具《验收报告》（详见模板五）；

服务验收：针对服务类采购（如技术支持），需评估服务成果是否符合合同要求（如服务报告完成度、问题解决率）。

验收合格后，各方在《验收报告》上签字确认；验收不合格的，需书面通知供应商限期整改，整改后重新验收，直至合格。

（五）付款结算与档案归档

付款申请

验收合格后，采购部门收集合同、发票、《验收报告》等材料，填写《付款申请单》，附供应商开具的合规发票（发票内容需与合同标的一致），按审批流程提交财务部门。

款项支付

财务部门审核付款材料无误后，按合同约定的支付方式（银行转账、承兑汇票等）向供应商付款，并保留付款凭证（如银行回单）。

合同履结与归档

付款完成后，采购部门更新《合同台账》状态为“已履结”，整理合同、审批单、验收报告、发票等资料，按年度分类归档，保存期限不少于5年（重要