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企业会议记录管理规范及台账模板

一、前言

会议是企业决策、信息传递、问题解决及团队协作的重要方式。规范的会议记录是保障会议效果、追溯决策过程、明确行动责任、促进工作落实的关键环节，亦是企业重要的知识资产和管理依据。为进一步提升企业内部会议的质量与效率，确保会议信息的有效流转与妥善保管，特制定本规范。本规范旨在为各部门及员工提供清晰的会议记录指导，同时配套实用的台账模板，以期形成标准化、系统化的会议记录管理机制。

二、会议记录的基本要求

（一）真实准确

会议记录必须客观反映会议的实际情况，忠实于发言人的原意，不得歪曲、篡改或主观臆断。对关键数据、决策结论、责任分工等核心信息，务必反复核对，确保精准无误。

（二）完整清晰

记录应包含会议的核心要素，如会议名称、时间、地点、参会人员、缺席人员（如有必要）、主持人、记录人、会议议程、主要议题、讨论要点、形成的决议、待办事项及责任人、完成时限等。表述应条理清晰，逻辑连贯，便于阅读理解。

（三）简明扼要

在完整记录的基础上，应力求语言精炼，突出重点，避免冗余和不必要的细节描述。聚焦于对决策和行动有实质影响的内容。

（四）突出重点

重点记录会议达成的共识、形成的决议、明确的行动方案以及存在的争议和待解决问题。对于讨论过程中的不同意见，若对最终决策有影响，应适当摘录。

三、会议记录的管理流程

（一）会前准备

1.明确记录人：会议组织者或主持人应提前指定会议记录人。重要会议可安排专人负责记录。

2.熟悉议程：记录人应提前获取会议议程，了解会议目的和主要议题，以便有针对性地进行记录。

3.准备工具：准备好记录所需的工具，如笔记本、笔，或电脑、录音设备（需事先征得主持人同意）。

（二）会中记录

1.快速准确：记录人应集中精力，快速捕捉关键信息，确保记录的及时性和准确性。可采用速记、符号等辅助方式提高效率。

2.核对信息：对不确定的信息或重要数据，应适时向发言人或主持人确认。

3.标注重点：对决议、行动项等核心内容，应使用特殊符号或方式进行标注，方便后续整理。

（三）会后整理与分发

1.及时整理：会议结束后，记录人应在规定时间内（建议不超过一个工作日）完成会议记录的整理工作。

2.内容审核：整理完成的会议记录，应先由记录人自查，重要会议记录需提交会议主持人或指定负责人审核，确保内容准确无误。

3.规范格式：按照企业统一或通用的格式排版会议记录，使其清晰易读。

4.及时分发：审核通过的会议记录，应按照规定范围和方式（如邮件、共享平台）及时分发给相关参会人员及需要知晓的部门或人员。

（四）存档与查阅

1.统一存档：会议记录（包括电子版和必要的纸质版）应按照企业档案管理规定进行统一编号、分类存档。建议建立电子档案库，便于检索。

2.查阅权限：明确会议记录的查阅权限，确保信息安全。内部人员查阅需遵守相关规定，外部人员一般不予查阅，除非有特殊授权。

四、会议记录的内容规范

会议记录应至少包含以下核心内容：

1.会议基本信息：

*会议名称

*会议日期、时间（开始及结束时间）

*会议地点

*主持人

*记录人

*参会人员（姓名、部门、职务，可注明列席人员）

*缺席人员（如有必要，并注明原因）

2.会议议程：列出本次会议的主要议题。

3.会议内容：

*各议题的简要讨论情况。

*针对议题所提出的观点、建议和意见。

4.会议决议：针对每个议题形成的最终决定或结论。

5.行动项：

*明确的任务内容

*负责人（部门或个人）

*完成时限

*所需资源（如有必要）

6.其他事项：需要记录的其他重要信息。

7.附件：会议中分发的重要文件、报告等可作为附件。

五、会议记录台账模板

为便于对会议记录进行系统性管理和跟踪，特提供以下会议记录台账模板。企业可根据实际情况进行调整和完善。

会议记录台账

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说明：

*会议编号：建议采用“年份-部门代号-序号”的规则进行编制。

*主要议题概要：简要列出会议讨论的核心议题，详细内容可索引至具体会议记录。

*决议事项概要：简要列出会议形成的主要决议，详细内容可索引至具体会议记录。