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文档管理规范及模板编写指南

一、引言

文档是企业信息传递、知识沉淀与流程规范的核心载体，规范的文档管理能够提升协作效率、降低沟通成本，同时为决策支持、合规审计提供可靠依据。本指南旨在明确文档管理的全流程规范，提供标准化模板编写方法，帮助组织建立系统化、可追溯的文档管理体系，保证文档的准确性、完整性与安全性。

二、适用工作场景

本规范适用于企业内部各类业务场景中的文档管理需求，具体包括但不限于：

项目全生命周期管理：如项目立项报告、需求规格说明书、开发计划、测试报告、验收文档等；

产品研发过程：如产品需求文档（PRD）、原型设计稿、技术方案、用户手册、版本更新日志等；

合规与风险管理：如ISO体系文件、内控流程、审计报告、法律合同、数据安全规范等；

跨部门协作：如部门间协作方案、会议纪要、项目周报/月报、资源申请审批单等；

知识沉淀与传承：如岗位操作手册、培训材料、技术总结、最佳实践案例等。

三、标准化操作流程

文档管理需遵循“创建-分类-审批-存储-归档”的全流程闭环管理，保证每个环节可追溯、可控制。

（一）文档创建：明确需求与规范

明确文档目的与受众

创建前需清晰定义文档用途（如汇报、执行、存档）及目标读者（如管理层、执行层、外部客户），保证内容与受众需求匹配。

示例：项目周报的受众为项目管理层，需突出进度风险、资源需求；用户手册的受众为终端用户，需侧重操作步骤与问题解答。

确定文档核心要素

所有正式文档需包含以下基础信息（可根据文档类型调整）：

文档编号（唯一标识，便于检索）；

标题（简洁明确，体现文档核心内容）；

版本号（如V1.0、V1.1，初始版本为V1.0）；

作者/编写部门（明确责任主体）；

创建日期（文档首次完成时间）；

审批人（根据文档类型确定审批层级）；

密级（如公开、内部、秘密，根据信息敏感度设置）。

遵循格式规范

统一字体（标题黑体二号、宋体小四、行距1.5倍）、页边距（上下2.54cm、左右3.17cm）、页码（居中显示）；

文档结构需包含“目录–附录”（复杂文档），按“引言-主体-结论”逻辑展开，层级清晰（如一、（一）1.(1)）。

（二）文档分类：建立科学分类体系

分类是文档高效检索与使用的基础，需结合业务场景与文档属性，建立多维度分类标准。

分类维度

分类示例

说明

按部门

研发部、市场部、人力资源部、财务部

适用于按部门职责划分的文档，便于部门内文档管理。

按项目

“智慧办公系统”项目、“客户管理优化”项目

适用于项目制管理，聚焦项目全流程文档，支持项目复盘与追溯。

按文档类型

计划类、报告类、规范类、记录类、模板类

按功能属性划分，便于快速识别文档用途（如计划类侧重目标与路径，记录类侧重事实与数据）。

按密级

公开（可对外）、内部（仅内部）、秘密（需授权）

根据信息敏感度控制访问权限，防止信息泄露。

分类规则：

采用“部门-项目-类型-密级”组合编码（如“研发部-智慧办公系统-需求规格说明书-内部”），保证分类唯一性；

定期（每季度）review分类体系，根据业务发展调整分类维度，避免冗余或缺失。

（三）审批流转：保证内容合规与质量

文档需经审批后方可生效，审批流程需根据文档类型与密级确定，关键文档需多级审核。

审批流程设计

常规文档（如部门周报、会议纪要）：编写人自审→部门负责人审批→生效；

重要文档（如项目计划、技术方案）：编写人自审→部门负责人审核→相关协作部门会签→分管领导审批→生效；

高风险文档（如合同、合规文件）：编写人自审→法务部审核→分管领导审批→总经理审批→生效。

审批要点

内容准确性：数据、事实、结论是否真实可靠，是否存在逻辑漏洞；

完整性：是否覆盖文档目的所需的全部要素（如项目计划需包含目标、范围、时间、资源、风险等）；

合规性：是否符合企业制度、行业标准及法律法规（如财务文档需符合会计准则）；

格式规范性：是否符合本指南的格式要求，编号、版本、密级等是否准确。

审批工具

推荐使用协同办公平台（如钉钉、企业）的审批功能，实现线上提交、审批、留痕，避免纸质流转的效率低下与丢失风险。

（四）存储管理：保障文档安全与可访问

文档存储需保证“安全、可追溯、易检索”，避免因存储不当导致文档丢失或损坏。

存储位置

线上存储：企业统一文档管理系统（如SharePoint、云盘），按分类建立文件夹（如“研发部-智慧办公系统-需求文档”），禁止存储在个人电脑或非授权平台；

线下存储：纸质文档需存入带锁文件柜，标注“文档编号+标题+密级”，由专人管理。

命名规则

统一采用“文档编号_标题_版本号_日期”格式（如“PRJ-2023-001_智慧办公系统需求规格说明书_V1.0），避免使用“新建文档1”“最终版”等模糊名称；

版本更新时，需保留历史版本（如V1.0、