采购合同管理工具合同条款与执行跟进版.docVIP

采购合同管理工具合同条款与执行跟踪版

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业采购部门、法务部门、项目执行团队及财务协同管理采购合同全生命周期，尤其适合以下场景：

多批次采购合同管理：当企业需同时处理数十份原材料采购、设备采购或服务类合同时可通过标准化条款模板统一管理，避免条款遗漏或冲突；

跨部门协作跟踪：采购、项目、财务、法务部门需实时同步合同执行进度（如交付节点、付款状态、违约情况），解决信息孤岛问题；

风险预警与合规管控：针对合同履行中的延期、质量不达标、付款逾期等风险，通过跟踪机制提前预警，保证合同条款执行符合《民法典》《招标投标法》等法规要求；

供应商履约评价：基于合同执行数据（如交付准时率、合格率、响应速度），对供应商进行量化评分，为后续合作决策提供依据。

二、全流程操作指南

（一）合同准备与起草阶段

明确采购需求

由需求部门（如生产部、项目部）提交《采购需求单》，明确标的物名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额等核心要素；

采购部门根据需求筛选供应商，收集供应商营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业准入许可）及过往业绩证明，保证供应商具备履约能力。

确定合同类型与框架

根据采购标的特性选择合同类型：如大宗原材料采购适用“固定总价合同”，定制化设备适用“单价+成本补偿合同”，服务类采购适用“固定单价+绩效挂钩合同”；

参考企业标准合同模板，填写合同基础信息：双方主体名称、地址、法定代表人、合同编号（规则：年份-采购部门简称-序号，如“2024-CG-001”）。

起草核心条款

标的条款：详细描述标的物名称、规格、技术参数（可附技术协议作为附件），避免模糊表述（如“优质材料”需替换为“符合GB/T19001-2016标准的1Cr18Ni9Ti不锈钢”）；

价格条款：明确含税/不含税价格、计价货币、价格调整机制（如原材料波动超过±5%时可重新协商）；

交付条款：约定交付时间（精确到“YYYY年MM月DD日”）、交付地点（如“采购方指定仓库，卸货费用由供方承担”）、验收标准（如“按双方确认的图纸及第三检测机构报告验收”）；

付款条款：分阶段支付时需明确各阶段节点（如“预付30%合同款作为定金，发货付60%，验收合格后付10%质保金”）、支付方式（银行转账，账户信息需双方书面确认）、逾期违约金（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”）；

违约条款：明确双方违约情形（如“延期交付按日万分之三支付违约金”“质量不符需无条件更换并赔偿损失”）及争议解决方式（如“提交采购方所在地人民法院诉讼”）。

（二）条款审核与定稿阶段

内部审核

采购部门初审：重点审核条款与需求一致性、供应商资质有效性、价格合理性；

法务部门复审：审核条款合法性（如违约金是否过高、知识产权归属是否明确）、权利义务对等性；

财务部门审核：付款节点与企业资金计划匹配度、税费计算准确性。

供应商沟通与确认

将审核后的合同发送供应商，针对修改条款（如违约金比例、交付时间）进行协商，达成一致后由双方授权代表签字盖章（自然人需签字+按手印，法人需盖公章+法定代表人签章）。

合同编号与归档

审批通过的合同按“一合同一档”原则归档，扫描件至企业合同管理系统（如OA、ERP），纸质版由采购部专人保管，借阅需登记。

（三）签订与归档阶段

合同签订仪式

重大合同（如金额超50万元）可组织签订仪式，双方代表签字、盖章时需全程拍照留存（照片归档至合同档案）；

签订后3个工作日内将原件分送双方财务、法务及采购部门，复印件交需求部门。

合同信息录入

在《合同执行跟踪表》（见模板三）中录入合同编号、签订日期、执行期限、关键节点（交付、验收、付款等）及责任人，同步更新至系统状态为“已生效”。

（四）执行跟踪与监控阶段

建立跟踪台账

采购专员每周更新《合同执行跟踪表》，记录各节点实际进展：如“2024-03-01预付款支付完成”“2024-03-15供应商发货，物流单号SF”。

进度监控与预警

提前3天提醒供应商准备交付/验收，逾期未完成则启动预警：

轻度预警（逾期1-3天）：电话沟通原因，要求提交《延期说明》；

中度预警（逾期4-7天）：发送《履约催告函》，抄送法务部门；

重度预警（逾期超7天）：启动违约条款，按合同约定扣除违约金或终止合同。

跨部门协同

交付后，需求部门需在5个工作日内完成验收，出具《验收报告》（明确合格/不合格及整改要求）；

财务部门根据验收报告及合同约定安排付款，同步更新付款状态至跟踪表。

（五）变更与争议处理阶段

合同变更管理

因需求变更、政策调整等需修改合同时由需求部门提交《合同变更申请单》，说明变更原因、内容及影响，经采购、法务、财务审批后，双方签订《补充协议》，原合同对应条款自动失效。

争议解决

协商：争议发生后由采购部门牵头，与供应商协商解决