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合同与协议签订标准化格式规范

引言

合同与协议是商业合作、民事活动的重要法律文件，标准化格式能够保证条款清晰、权责明确，降低沟通成本与法律风险。本规范旨在为企业、组织及个人提供统一的合同签订流程与模板框架，覆盖常见合作场景，助力合同管理规范化、高效化。

一、适用范围与典型场景

本规范适用于各类平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议签订，典型场景包括但不限于：

业务合作类：如产品经销、代理合作、市场推广、渠道共建等；

服务委托类：如技术开发、咨询服务、设计服务、运营外包等；

采购供应类：如原材料采购、设备采购、服务采购等；

租赁使用类：如房屋租赁、设备租赁、场地租赁等；

其他类：如保密协议、合作协议、补充协议等。

二、标准化签订流程与操作要点

合同签订需遵循“需求明确—主体审查—条款拟定—内部审核—协商修订—签署生效—归档管理”的标准化流程，具体操作要点

（一）前期准备：明确需求与主体审查

需求梳理

明确合作目的、核心权利义务（如服务内容、交付标准、费用金额、合作期限等）；

收集合作背景资料（如项目计划书、技术参数、过往合作记录等），保证条款与实际需求匹配。

主体资格审查

对方主体信息核实：查验营业执照、组织机构代码证、法定代表人身份证明（复印件加盖公章），确认主体资格是否合法有效（如企业是否在存续期内、是否具备相关资质许可）；

履约能力评估：通过公开信息（如企业信用报告、裁判文书网）核查对方履约记录（是否存在诉讼、失信等情况），必要时可通过第三方机构进行背景调查；

授权代表确认：若对方签署人非法定代表人，需提供《授权委托书》（载明授权范围、权限、期限），并核对授权代表身份证件。

（二）合同起草：构建核心条款框架

根据合作类型，按以下框架起草合同条款，保证内容完整、表述准确：

合同基本信息：合同编号（按公司规则编码，如“年份-类型-序号”）、合同名称（明确合作性质，如“产品经销合作协议”）、签订日期、签订地点。

主体信息：甲方、乙方的全称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系人、联系方式（电话/传真，避免填写个人手机号）。

鉴于条款：简述合作背景、目的及双方合作意愿（如“鉴于甲方拥有技术，乙方具备渠道资源，双方本着平等互利原则达成协议”）。

核心权利义务条款：

合作内容与范围：明确具体事项（如“乙方负责在地区销售甲方系列产品”），避免模糊表述（如“负责相关业务”）；

质量标准与验收：约定产品/服务的质量标准（如国家标准、行业标准或双方确认的技术参数）、验收流程及期限（如“乙方收到产品后3个工作日内验收，逾期未视为合格”）；

费用与支付：明确费用金额、计价方式（单价/总价）、支付节点（如“签订合同后7日内支付30%预付款，交付验收合格后支付70%尾款”）、支付账户（需为企业对公账户，注明户名、开户行、账号）。

违约责任：列明违约情形及对应的违约责任（如“逾期付款按日万分之五支付违约金”“质量不符需无条件退换并赔偿损失”），避免“违约方承担一切责任”等笼统表述。

争议解决：约定协商、仲裁（明确仲裁机构）或诉讼（明确管辖法院，如“甲方所在地人民法院”）的解决方式，优先选择协商或诉讼。

其他约定：保密条款（明保证密范围、期限及违约责任）、不可抗力（定义及处理方式）、合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）、份数（如“一式肆份，双方各执贰份，具有同等法律效力”）。

附件：列出附件名称（如“附件1：产品技术参数”“附件2：授权委托书”），保证附件与具有同等法律效力。

（三）内部审核：把控风险与合规性

合同起草完成后，需通过以下环节审核：

业务部门审核：核查条款是否符合合作需求、业务逻辑是否合理（如交付周期是否可满足、费用是否在预算范围内）；

法务部门审核：重点审查合法性（如条款是否违反法律强制性规定）、完整性（如是否遗漏核心条款）、表述严谨性（如避免“大概”“可能”等模糊词汇）；

财务部门审核：确认支付方式、发票类型、税务处理是否符合财务制度，避免资金风险。

审核需形成书面意见，起草人根据意见修改后再次审核，直至通过。

（四）协商修订：达成双方一致

将审核通过的合同文本发送对方，组织双方就条款进行协商，重点关注：

权利义务对等性（避免“霸王条款”）；

关键条款的表述一致性（如“验收标准”“违约金计算方式”）；

附件内容与的匹配性。

协商过程中，对修改内容需形成书面记录（如《合同修订说明》），作为合同组成部分。

（五）正式签署：保证形式合法有效

签署准备：打印最终版合同（所有页面加盖骑缝章，若合同超过一页），准备签字盖章工具（公章、合同专用章、法定代表人签字/盖章章）；

签署规范：

法定代表人签署：需由法定代表人本人签字或加盖名章，并附法定代表人身份证明；

授权代表签署：需提供《授权委托书》，授权代表签字并加盖公章，委托书