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行政办公自动化流程管理手册

前言与总则

本手册旨在规范和优化公司内部行政办公自动化（以下简称“办公自动化”）流程，提升行政工作效率与质量，确保各项事务处理的规范性、及时性与可追溯性。通过明确各流程节点、职责分工及操作规范，为全体员工提供清晰的指引，以期最大限度发挥办公自动化系统的效能，降低沟通成本，促进协同工作。

本手册适用于公司所有部门及员工在日常行政办公活动中涉及的自动化流程操作。全体员工均有责任学习、理解并严格遵守本手册规定。行政部门为本手册的归口管理部门，负责手册的制定、修订、解释及监督执行。

一、办公用品申领与管理流程

1.1流程目标

规范办公用品的申领、审批、采购、入库及发放环节，确保办公用品的合理、高效使用，杜绝浪费，控制成本。

1.2主要涉及部门/角色

需求部门、行政部（采购岗、库管岗）、审批人（部门负责人、行政部负责人）

1.3流程说明

1.申领发起：由需求部门或个人根据实际工作需要，在办公自动化系统中填写《办公用品申领单》，注明所需物品名称、规格、数量、预计使用日期及用途。提交前需由部门负责人进行初步审核。

2.审批流转：

*部门负责人审核申领的合理性与必要性。

*行政部采购岗对申领物品的库存情况进行核查。若库存充足，直接进入发放环节；若库存不足或为非常规物品，则进入采购流程。

*涉及大额或特殊物品采购，需报请行政部负责人及相关领导审批。

3.采购执行：行政部采购岗根据审批通过的申领单及库存情况，按照公司采购管理规定进行采购。

4.入库登记：采购物品到货后，行政部库管岗核对物品与订单的一致性，确认无误后在系统中办理入库手续，更新库存信息。

5.物品发放：需求部门或个人凭审批通过的申领单（或系统通知）到行政部库管岗领取物品，库管岗在系统中记录发放信息，扣减相应库存。

6.记录与归档：所有申领、审批、采购、入库、发放记录均在办公自动化系统中留存，以备查询与统计分析。

二、公章使用管理流程

2.1流程目标

严格规范公司各类公章的使用审批程序，确保公章使用的合法性、严肃性与安全性，防范法律风险。

2.2主要涉及部门/角色

用印部门/个人、部门负责人、行政部（公章保管岗）、相关审批领导

2.3流程说明

1.用印申请：用印人在办公自动化系统中填写《公章使用申请表》，详细说明用印文件名称、份数、用印类型（公章、合同章、财务章等）、用印事由及对方单位等信息，并上传待盖章文件电子版。

2.部门审核：部门负责人对用印申请的真实性、必要性及文件内容的合规性进行审核。

3.法务/相关业务部门审核（如需要）：涉及合同、协议等具有法律约束力的文件，需经公司法务部门或相关业务主管部门审核。

4.领导审批：根据用印事项的性质、重要程度及公司授权体系，报请相应层级的领导审批。

5.用印登记与盖章：

*行政部公章保管岗核对审批流程的完整性及文件内容与申请的一致性。

*确认无误后，在系统中进行用印登记，并根据审批意见加盖相应公章。

*对于多页文件，需确保页码连续并加盖骑缝章（如需）。

6.文件返还与归档：盖章完成后，公章保管岗通知用印人领取文件。重要文件的用印记录及电子版文件应在系统中归档保存。

7.特殊情况处理：如遇紧急情况需立即用印，可先通过电话或即时通讯工具向相关领导请示，获得批准后先行用印，但事后须在一个工作日内补办系统审批手续。

三、会议室预订与使用流程

3.1流程目标

实现会议室资源的高效利用与合理分配，保障各类会议顺利进行，避免资源冲突。

3.2主要涉及部门/角色

会议发起人、行政部（会务支持岗）

3.3流程说明

1.预订申请：会议发起人在办公自动化系统的会议室预订模块中，查询所需时间段内会议室的可用情况，选择合适的会议室，填写会议主题、参会人数、会议时间（开始及结束）、是否需要设备支持（如投影仪、视频会议系统等）及其他特殊需求。

2.自动/人工确认：

*系统根据会议室当前预订情况，对符合条件的申请进行自动确认，并锁定会议室资源。

*若涉及特殊设备或有复杂需求，由行政部会务支持岗进行人工审核与协调确认。

3.预订通知：预订成功后，系统自动向会议发起人发送预订成功通知，包含会议室信息、时间及相关注意事项。

4.会议准备（如需）：行政部会务支持岗根据预订信息及特殊需求，提前做好会议室布置、设备调试等准备工作。

5.会议使用：会议发起人按时使用会议室。如遇会议取消或时间变更，应提前在系统中操作取消或修改预订，并通知相关人员。

6.使用后整理：会议结束后，参会人员应将会议室恢复原状，带走个人物品及垃圾。行政部定期巡查或在下次预订前进行检查与整理。

7.使用记录与评价：系统记录会议室使用情况