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采购申请及审批工具模板

一、适用场景与常见需求

本模板适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的采购申请及审批管理，具体场景包括但不限于：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备（电脑、打印机等）、清洁用品等；

生产/运营物料采购：如原材料、零部件、包装材料、设备配件等；

服务类采购：如维修服务、咨询服务、设计服务、物业服务等；

固定资产采购：如生产设备、办公家具、运输工具等（需结合单位固定资产管理要求）；

其他临时性采购：如员工福利采购、活动物料采购、应急物资采购等。

无论采购金额大小、品类差异，均可通过标准化流程实现申请、审批、执行的全过程管控，保证采购合规、高效、透明。

二、采购申请全流程操作指引

（一）第一步：明确采购需求，准备申请材料

需求确认：申请人（通常为部门员工或部门负责人）根据工作需要，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、用途、预估单价及总价，保证需求合理、必要。

示例：行政部因新员工入职，需采购笔记本电脑10台，要求：i5处理器、8G内存、512G固态硬盘，用于办公，预估单价5000元/台，总价5万元。

材料准备：根据采购品类，准备必要附件（如采购申请单需附上）：

大额/复杂采购：至少2家供应商的报价单、技术参数对比表、需求说明文档；

服务类采购：服务方案、资质证明文件（如供应商营业执照、相关资质证书）；

固定资产采购：资产配置审批表（如有）、可行性说明（如适用）。

（二）第二步：填写采购申请单

登录单位采购管理系统（或使用纸质申请单），按模板要求完整填写信息（详见“三、采购申请单模板”），重点关注：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期、申请编号（由系统自动或按规则编号，如“CG-2024-X”）；

采购明细：逐项填写物品/服务名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价，合计金额需与明细一致；

用途说明：简述采购原因及具体用途，如“替换部门老旧打印机，保障日常打印需求”；

预算来源：注明对应的预算科目及预算编号，保证采购在预算范围内。

（三）第三步：提交审批申请

提交路径：

线上系统：填写完成后，在系统中选择审批流程（根据金额或品类预设审批节点），提交至部门负责人；

纸质申请：打印纸质申请单，申请人签字后，连同附件提交至部门负责人。

提交时效：常规采购至少提前3个工作日提交；紧急采购（如突发故障需立即修复）需在申请单中标注“紧急”，并同步电话告知审批人，原则上24小时内完成审批。

（四）第四步：部门负责人审核

部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点确认：

需求合理性：采购需求是否符合部门工作计划，是否存在重复采购、过度采购；

数量准确性：采购数量是否与实际需求匹配，避免浪费；

预算匹配性：是否在部门年度预算额度内，超预算需注明原因并申请追加预算。

审核通过后，提交至下一审批节点（如财务部门或分管领导）；审核不通过，需注明理由并退回申请人修改。

（五）第五步：财务/专业部门审核（根据采购类型触发）

财务审核（必经环节）：财务部门收到申请后，2个工作日内完成审核，重点确认：

预算合规性：预算科目是否正确，预算余额是否充足；

价格合理性：预估单价是否偏离市场均价（可参考历史采购价、电商平台价格或第三方比价报告），大额采购需附比价说明；

成本效益：采购成本是否与预期效益匹配，是否存在更优替代方案。

专业部门审核（如适用）：

技术类采购：技术部门审核规格型号、技术参数是否符合使用标准；

法务类采购：法务部门审核合同条款（如适用）的合规性；

资产类采购：资产管理部门审核固定资产配置标准（如原值、使用年限等）。

审核通过后，提交至最终审批人；不通过，退回并说明理由。

（六）第六步：最终审批（按金额/权限分级）

根据单位采购审批权限表（示例：1万元以下由部门负责人审批；1-5万元由分管领导审批；5万元以上由总经理/单位负责人审批），最终审批人在1-3个工作日内完成审批：

审批通过：在系统中“同意”或签字确认，审批流程结束，自动推送至采购部门；

审批驳回：注明驳回原因（如“超出预算”“需求不明确”），流程终止，申请人修改后重新提交。

（七）第七步：采购执行与归档

采购执行：审批通过后，采购部门根据申请单信息实施采购：

常规采购：从合格供应商库中选择供应商，签订采购合同（如金额较大），下单采购；

紧急采购：可先电话沟通确认，事后补签手续，保证采购及时性。

验收入库：物品到货后，由申请人、部门负责人、采购部门共同验收，核对数量、规格、质量，填写《采购验收单》（可作为附件或单独表单）。

归档管理：采购完成后，采购部门将《采购申请单》《审批记录》《报价单》《采购合同》《验收单》等资料整理归档（电子档存入系统，纸质档按时间顺序装订），保存期限不少于3年（固定资产类保存不少于5年）。

三、采购申请