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采购管理与供应商选择标准化模板
前言
本模板旨在为企业采购管理及供应商选择提供标准化操作指引，通过规范流程、明确责任、统一标准，提升采购效率、降低采购风险，保证采购活动合规、透明、经济。模板适用于各类企业的日常采购项目、新供应商引入及现有供应商绩效评估场景，可根据企业规模、行业特性及采购品类灵活调整细节。
一、适用范围与应用场景
（一）适用范围
本模板覆盖采购全生命周期管理，包括需求确认、供应商寻源、资质审核、商务谈判、合同签订、履约监控及绩效评估等环节，适用于原材料采购、设备采购、服务采购等各类采购品类。
（二）典型应用场景
新供应商引入场景：当企业需要开发新的供应商资源（如新项目启动、现有供应商产能不足或替代需求）时，通过模板完成供应商筛选、评估及准入流程。
常规采购执行场景：针对月度/季度常规采购需求（如办公用品、标准零部件），按模板流程完成供应商选择、订单下达及履约跟踪。
供应商年度评估场景：对现有合作供应商进行年度绩效复盘，结合模板中的评估指标，确定供应商续约、降级或淘汰方案。
战略采购项目场景：涉及金额较大、技术复杂或长期合作（如年度框架协议采购）的项目，通过模板规范招标、谈判及合同关键条款设定。
二、标准化操作流程详解
步骤一：采购需求确认与梳理
目标：明确采购需求内容，保证需求合理、可执行，为后续供应商选择奠定基础。
关键动作：
需求发起：需求部门（如生产部、行政部、项目部）填写《采购需求申请表》，注明采购品名、规格型号、数量、质量标准、交付时间、预算金额、技术参数及用途说明，部门负责人*经理审批。
需求审核：采购部门对接需求部门，重点审核需求的必要性（是否存在替代方案、是否可优化）、合理性（数量与实际匹配度、技术参数是否清晰）及预算合规性（是否超年度预算，如超需说明原因并报财务部*总监审批）。
需求确认：审核通过后，采购部门与需求部门共同签字确认《采购需求确认单》，作为后续供应商选择的核心依据。
输出文档：
《采购需求申请表》
《采购需求确认单》
步骤二：供应商寻源与信息收集
目标：广泛收集潜在供应商资源，保证供应商来源多样，为筛选提供充足备选。
关键动作：
寻源渠道：根据采购品类特性，通过以下渠道收集供应商信息：
公开渠道：行业展会、招标平台（如中国招标投标公共服务平台）、专业媒体名录；
定向开发：行业协会推荐、同行企业引荐、主动联系行业头部企业；
现有资源：企业合格供应商库、历史合作供应商推荐。
信息登记：对收集到的供应商，要求其填写《供应商信息登记表》，并附以下资料（复印件加盖公章）：
营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；
相关资质证书（如ISO9001质量体系认证、行业生产许可证、3C认证等）；
企业概况（注册资本、成立年限、主营业务、生产规模、技术团队）；
近三年同类项目业绩合同（关键页，含合作方及金额）；
联系人及联系方式（需注明对接人职务）。
输出文档：
《供应商信息登记表》
供应商资质证明文件（扫描件/复印件）
步骤三：供应商资格预审与初步筛选
目标：剔除不符合基本要求的供应商，缩小备选范围，提升后续评估效率。
关键动作：
资格审核：采购部门联合需求部门、质量部门组成评审小组，依据《供应商资格预审表》对供应商进行逐项审核，重点核查：
合法合规性：营业执照是否在有效期内、是否存在经营异常或严重违法记录（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）；
资质匹配性：是否具备生产/供应该类产品的资质证书（如食品行业需SC认证，特种设备供应商需特种设备生产许可证）；
基本能力：注册资本是否达到要求（如大型设备采购注册资本不低于1000万元）、生产场地/服务能力是否满足需求（如需提供产能证明）。
初步筛选：资格审核通过后，结合供应商行业口碑、地理位置（考虑物流成本）、响应速度等维度进行初步评分，按评分高低选取3-5家供应商进入详细评估环节。
输出文档：
《供应商资格预审表》
《供应商初步筛选名单》
步骤四：供应商现场评估与综合打分
目标：通过实地考察及多维度评估，全面知晓供应商实力，保证选择的供应商具备长期合作潜力。
关键动作：
现场考察：对进入详细评估的供应商，由采购部经理牵头，组织质量部主管、技术部工程师、需求部门专员组成考察小组，现场核查：
生产环境（如洁净度、温湿度控制等，对食品、医药等行业尤为重要）；
生产设备（是否先进、维护状况，产能是否稳定）；
质量管控体系（是否配备检测设备、是否有完善的质量记录及追溯机制）；
研发能力（如实验室配置、专利技术、研发团队规模）；
管理水平（如生产计划排程、库存管理、员工培训记录）。
考察后形成《供应商现场考察报告》，记录考察发觉的优势及风险点。
综合评估打分：采用量化评分法，由评审小组根据《供应商综合评估打分表》从以下维度打分（总分100分）：
价
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