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机关办公自动化使用手册

前言

随着信息技术的飞速发展，办公自动化已成为提升机关工作效率、规范管理流程、促进信息共享的重要手段。为帮助机关工作人员熟练掌握办公自动化系统（以下简称“OA系统”）的操作方法，充分发挥系统在日常办公中的支撑作用，特编制本手册。

本手册旨在提供清晰、实用的操作指引，覆盖OA系统的主要功能模块及常用操作流程。希望通过本手册的学习，各位同事能够快速上手，高效运用OA系统处理各项公务，共同推动机关工作的规范化、信息化和智能化水平。

请各位使用者在操作过程中，注意保护信息安全，严格遵守相关保密规定和系统使用规范。本手册将根据系统升级和实际工作需要适时更新。

一、系统登录与环境配置

1.1系统访问

OA系统通过内部网络提供服务。用户需在连接机关内部局域网的计算机上，打开指定的浏览器（推荐使用主流浏览器的最新稳定版本），在地址栏输入OA系统的官方网址，即可进入系统登录界面。

1.2浏览器设置

为确保系统各项功能正常运行，初次使用前请检查并配置浏览器：

*请将OA系统网址添加至浏览器的“可信站点”或“收藏夹”，方便日后快速访问。

*确保浏览器启用了JavaScript脚本支持和Cookie功能。

*如遇页面显示异常或功能按钮无法点击，请尝试清除浏览器缓存或切换兼容模式（如适用）。

1.3用户登录

在系统登录界面，输入分配的用户名和初始密码。首次登录时，系统通常会强制要求修改初始密码。新密码应设置为包含字母、数字和特殊符号的复杂组合，并妥善保管，切勿告知他人。登录成功后，系统将自动跳转至个人工作台首页。

1.4密码找回与修改

忘记密码时，可通过登录界面的“忘记密码”功能，按照提示进行密码重置，通常需要验证预留的手机号或邮箱（具体以本单位配置为准）。为保障账户安全，建议定期（如每季度）主动修改登录密码。修改路径一般在“个人中心”或“系统设置”菜单下。

二、工作台与个人中心

2.1工作台界面

工作台是用户日常办公的主要入口，通常包含待办事项、通知公告、常用功能快捷入口、日程安排等模块。界面布局可能因用户角色或个人设置略有差异，但核心功能区域保持一致。用户可根据个人习惯，通过“自定义”功能调整工作台模块的显示位置和内容。

2.2个人信息维护

在“个人中心”或类似菜单下，用户可查看和修改个人基本信息，如联系方式、岗位职责等（部分关键信息可能需管理员审核或修改）。建议保持个人信息的准确性，以便工作联系和信息推送。

2.3待办事项与提醒

系统会将需要用户处理的各类事务（如待办公文、待审流程、会议通知等）集中显示在“待办事项”模块。用户应养成每日登录系统后首先查看待办事项的习惯，及时处理相关工作。部分系统支持消息推送功能，可通过桌面通知或移动端APP提醒（如有配置）。

三、公文处理

公文处理是OA系统的核心功能之一，主要包括收文管理和发文管理两大模块。

3.1收文管理

收文管理通常涵盖文件签收、拟办、批办、承办、传阅、归档等环节。

*签收：收到外来文件或内部流转文件时，用户需在系统中进行签收确认，表示文件已送达。

*拟办：根据文件内容和领导指示，提出初步的办理意见和承办部门/人员建议。

*批办：领导或负责人对文件的办理方向、原则和要求进行批示。

*承办：相关部门或人员根据批办意见具体办理文件事项，并在系统中反馈办理结果。

*传阅：将文件分发给相关人员阅知，传阅过程可记录阅文人及阅文时间。

*归档：文件办理完毕后，由专人或系统自动进行整理、编号、归档，形成电子档案。

3.2发文管理

发文管理通常包括拟稿、审核、会签、签发、排版、用印、分发、归档等环节。

*拟稿：撰稿人在系统中创建新公文，选择相应的公文模板（如通知、请示、报告等），填写公文内容、附件等。

*审核/会签：拟稿完成后，提交给相关领导或部门进行审核。涉及多个部门的公文需进行会签。审核人可提出修改意见，退回拟稿人修改。

*签发：经审核/会签通过的公文，提交给具有签发权限的领导进行最终审定签发。

*排版与用印：签发后的公文，由文印人员或撰稿人根据公文格式要求进行排版校对，确认无误后，通过系统申请电子用印或关联实体用印流程。

*分发与归档：用印完成的正式公文，通过系统分发至相关单位或人员。发文流程结束后，系统自动或手动进行归档。

3.3公文查询与跟踪

用户可通过“公文查询”功能，根据文号、标题、发文单位、日期等条件，检索已处理或相关的公文。系统还支持对正在流转中的公文进行跟踪，查看当前办理环节和办理人。

四、信息沟通与协作

4.1内部邮件

OA系统通常内置内部邮件功能，用于机关内部人员之间的正式信息传递。与互联网邮件相比，内部邮件更安全、高效，且与其他办公流程紧密集成。用户可发送、接收、回复、转发邮件，并可附带附件。重要邮件建议及时