物业管理档案管理制度(3篇).docx

第1篇

一、总则

为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案管理范围

1.物业管理档案包括：物业管理合同、业主大会及业主委员会会议记录、物业管理规章制度、物业服务合同、物业维修基金使用情况、物业维修保养记录、业主投诉及处理记录、物业设施设备台账、物业收费标准及收费记录、物业财务管理资料、物业安全保卫资料、物业绿化养护资料、物业公共秩序维护资料等。

2.档案管理范围涵盖物业管理活动中的各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等。

三、档案管理制度

1.档案收集与整理

（1）档案收集：各部门在物业管理活动中形成的各类文件、资料，应按照档案管理要求及时收集、整理。

（2）档案整理：档案整理应遵循统一、规范、简明、实用的原则，按照档案分类、编目、装订等要求进行。

2.档案保管与维护

（1）档案保管：档案应存放在安全、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗的专用档案室。

（2）档案维护：定期对档案进行检查、清理、消毒，确保档案的完好。

3.档案利用与借阅

（1）档案利用：档案利用应遵循真实性、完整性、准确性、及时性的原则，为物业管理提供有效服务。

（2）档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需按规定用途使用档案，不得擅自复制、翻印、涂改、损坏档案。

4.档案销毁

（1）档案销毁应按照国家档案管理法律法规执行。

（2）档案销毁前，应进行鉴定，确认无保存价值后方可销毁。

四、档案管理责任

1.物业管理档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。

2.各部门负责人对本部门形成的档案负责，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。

3.物业管理档案管理人员应具备一定的档案管理知识和技能，严格遵守档案管理制度。

五、附则

1.本制度由物业管理档案管理部门负责解释。

2.本制度自发布之日起施行。

第2篇

一、总则

为加强物业管理档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合本物业管理公司实际情况，特制定本制度。

二、档案范围

1.物业管理合同、协议及附件；

2.物业管理方案、服务标准、工作计划；

3.物业管理项目验收、移交、维修、保养等记录；

4.物业管理费收缴、支出、结算等财务资料；

5.物业管理区域内设施设备清单、维修保养记录；

6.业主委员会、业主大会会议记录、决议；

7.业主投诉、纠纷处理记录；

8.物业管理人员培训、考核、奖惩等资料；

9.其他与物业管理相关的文件、资料。

三、档案管理职责

1.物业管理部门负责档案的收集、整理、归档、保管和利用；

2.物业管理部门负责人对档案管理负总责，具体负责档案的日常管理工作；

3.物业管理公司各部门应积极配合档案管理工作，及时提供相关资料；

4.业主委员会、业主大会应定期向物业管理公司提供相关资料。

四、档案管理要求

1.档案收集：按照档案范围，及时、全面地收集各类档案资料；

2.档案整理：对收集到的档案资料进行分类、编目、归档，确保档案的完整、准确；

3.档案保管：采用防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保档案的安全；

4.档案利用：按照规定程序，为物业管理公司各部门、业主提供档案查询、复制等服务；

5.档案销毁：对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。

五、档案管理流程

1.档案收集：各部门将相关资料提交给物业管理部门；

2.档案整理：物业管理部门对收集到的档案资料进行分类、编目、归档；

3.档案保管：将整理好的档案资料存放在档案柜中，并定期进行检查；

4.档案利用：各部门或业主需要查询、复制档案时，向物业管理部门提出申请，经批准后方可进行；

5.档案销毁：对失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。

六、附则

1.本制度由物业管理公司负责解释；

2.本制度自发布之日起施行。

第3篇

一、总则

为加强物业管理档案管理，确保档案的完整、准确、安全，提高物业管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本物业实际情况，特制定本制度。

二、档案范围

1.物业管理合同、协议、合同备案证明等法律文件；

2.物业管理项目立项、验收、移交等文件；

3.物业管理区域内的规划、设计、施工、验收等文件；

4.物业管理区域内设施设备的技术资料、运行记录、维修保养记录等；

5.物业管理区域内业主（住户）的个人信息、房屋登记、装修申请、投诉处理等文件；

6.物业管理服务收费标准、物业服务合同、物业服务费收缴等文件；

7.物业管理区域内公共收益、维修基金等财务文件；

8.物业管理区域内安全、消防、环保等文件；

9.物业管理区域内社区活动、业主大