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产品说明书编写规范：产品信息准确传达

一、规范制定目的

为保证产品说明书内容准确、完整、易懂，有效指导用户正确安装、使用、维护产品，避免因信息歧义导致操作失误或使用风险，同时提升企业产品信息传达的专业性与规范性，特制定本编写规范。

二、规范应用范围

本规范适用于企业各类产品（包括但不限于家电、电子设备、工业机械、医疗器械、日用品等）说明书的编写与管理，涵盖产品研发、生产、销售全周期内的说明书内容策划、撰写、审核与更新流程。

三、标准化编写步骤

（一）需求分析与目标定位

明确用户画像：根据产品类型（如C端消费品/B端工业设备）确定目标用户群体（普通消费者、专业技术人员、安装维护人员等），分析其知识背景、使用习惯及核心需求（如基础操作、功能详解、安全注意事项等）。

梳理产品核心信息：与研发团队、生产部门对接，明确产品的核心技术参数、功能特性、使用场景、限制条件及合规要求（如国家强制标准、行业认证等）。

确定说明书结构框架：基于产品复杂度与用户需求，设计说明书基础模块（如封面、目录、产品概述、技术参数、安装指南、操作说明、维护保养、故障排除、安全警示、附录等）。

（二）信息收集与核实

信息来源确认：从产品研发文档（如设计说明书、BOM表）、测试报告（如功能测试、安全测试）、生产规范、法规文件（如《产品质量法》《消费品使用说明通则》）等渠道收集基础信息。

数据准确性验证：

技术参数（如尺寸、重量、功率、电压等）需与实物及测试报告交叉核对，保证数值一致；

操作步骤需通过实际操作验证，流程可行且无遗漏；

安全警示内容需参考法规要求及风险评估报告，明确风险等级（如“危险”“警告”“注意”）。

信息更新同步：若产品迭代或法规更新，及时启动信息修订流程，保证说明书与最新产品状态及法规要求一致。

（三）内容框架搭建

根据产品特性，按以下逻辑顺序构建内容框架（复杂产品可增加“快速入门指南”“常见问题FAQ”等模块）：

封面：产品全称、型号规格、商标、生产企业信息、说明书版本号（如V2.0）、生效日期；

目录：列明各章节标题及对应页码，方便用户快速定位；

产品概述：简要介绍产品用途、主要功能、适用场景及配件清单（含配件名称、数量）；

技术参数：以表格形式清晰展示核心参数（如额定电压、功率、工作温度、尺寸重量等）；

安装与准备：说明安装环境要求、安装步骤、配件组装方式及开机前检查事项；

操作说明：分功能模块详细讲解操作流程（含图示配合），支持基础操作、高级功能设置等；

安全警示：按风险等级集中标注危险操作（如“危险：高压部件，非专业人员禁止拆解”）、注意事项及应急处理措施；

维护与保养：列出日常清洁、定期检查、易损件更换等维护周期及操作方法；

故障排除：以“故障现象+可能原因+解决方法”的形式，提供常见问题排查指南；

附录：包含产品认证标识说明、售后服务联系方式（示例：客服：X-X）、保修条款等。

（四）分模块内容编写

文字表述规范：

使用简洁、明确的语言，避免歧义（如“按下电源键约3秒”而非“长按电源键”）；

专业术语需加注释（如“额定功率：设备正常工作时的耗电量，单位瓦特（W）”）；

步骤描述采用祈使句（如“1.连接电源线：将电源插头插入符合规格的插座”）。

图示与表格要求：

图示（如结构图、操作流程图）需清晰、标注完整（含部件名称、操作位置），使用矢量图保证缩放后不模糊；

表格表头明确（如“参数名称”“单位”“数值”），数据对齐，单位统一（如“mm”“V”“W”）；

安全警示图标需符合国家标准（如GB2893-2008《安全色》），红色代表“危险”，黄色代表“警告”，蓝色代表“注意”。

版本与标识管理：

每版说明书需标注唯一版本号（如V1.0初版、V1.1修订版）及修订日期；

若涉及产品重大变更，需在说明书首页标注“重要提示：本版本适用于型号产品，旧版本同时废止”。

（五）审核与校对

三级审核流程：

自审：编写人对照需求与原始数据，检查内容完整性、准确性及格式规范性；

交叉审核：由产品经理、技术工程师审核技术参数、操作步骤的可行性，由法规专员审核合规性及安全警示内容；

终审：部门负责人确认整体内容符合规范要求，签字确认后方可发布。

用户试读验证：邀请目标用户（非编写团队）试读说明书，收集其对内容理解度、操作步骤清晰度的反馈，优化易读性。

四、核心内容模板表格

（一）产品基本信息表

字段名称

填写说明

示例

产品全称

正式注册的产品名称

智能牌冰箱（BCD-500WTPG）

型号规格

企业内部型号编码

BCD-500WTPG

商标/品牌

注册商标名称

智能牌

生产企业名称

与营业执照一致的企业全称

电器有限公司

生产企业地址

企业注册或生产地址

省市区路号

生产日期/批次号

产品下线日期及生产批次编码

2024-05-20/批次号：20240