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公司章票证的使用及管理制度

公司章票证是公司运营过程中具有重要法律意义和经济价值的凭证与工具，涵盖公司印章、发票、支票等多种形式。它们不仅是公司对外开展业务、签订合同、处理财务事务的重要依据，也直接关系到公司的信誉、资金安全和合法合规运营。为了规范公司章票证的使用与管理，确保公司的正常运作和资产安全，特制定本制度。

公司印章的使用及管理

印章的种类及用途

公司印章主要包括公章、法人章、财务专用章、合同专用章、发票专用章等。公章是公司最具权威性的印章，用于以公司名义发出的各类文件、证明、函件等；法人章通常用于银行账户相关业务、票据背书等；财务专用章用于财务收支、会计凭证、银行结算等财务事务；合同专用章用于公司签订各类合同；发票专用章用于开具发票。

印章的刻制与启用

公司印章的刻制需由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明刻制印章的种类、用途、理由等信息，经部门负责人审核、公司领导审批同意后，由行政部门负责到公安机关指定的刻章单位进行刻制。新刻制的印章在启用前，行政部门应做好印模留样存档工作，并将印模分发给相关部门备案。同时，发布印章启用通知，明确印章的启用时间、使用范围和管理要求。

印章的保管

公司各类印章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守印章管理规定。公章、法人章一般由行政部门负责人或其指定人员保管；财务专用章由财务部门负责人或其指定人员保管；合同专用章由法务部门或业务部门负责人保管；发票专用章由财务部门发票管理人员保管。印章保管人员应确保印章存放于安全的地方，如保险柜等，不得随意将印章带出公司。如因工作需要确需带出公司使用的，需填写《印章外带申请表》，经公司领导审批同意后，由两人以上共同携带使用，并在规定时间内归还。

印章的使用

使用公司印章必须严格履行审批手续。使用人需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、份数等信息，经部门负责人审核、公司领导审批同意后，方可到印章保管人员处用印。对于涉及重大事项、金额较大的合同、协议等文件的用印，还需经法务部门审核。印章保管人员在用印前，应仔细核对《印章使用申请表》与用印文件的内容是否一致，如发现不符或存在疑问，应及时与使用人沟通核实，必要时向公司领导汇报。用印时，应确保印章清晰、端正，加盖在规定的位置上。对于多页文件，应加盖骑缝章。用印完毕后，印章保管人员应在《印章使用登记表》上详细记录用印时间、用印人、用印事由、文件名称、份数等信息，并妥善保存《印章使用申请表》和用印文件的复印件。

印章的停用与销毁

当公司名称变更、印章损坏或不再使用等情况发生时，相关印章应及时停用。停用的印章由行政部门负责收回，并做好登记备案工作。对于需要销毁的印章，由行政部门填写《印章销毁申请表》，经公司领导审批同意后，安排两人以上共同到公安机关指定的销毁单位进行销毁，并做好销毁记录。

发票的使用及管理

发票的领购

公司财务部门负责发票的领购工作。财务人员应根据公司的业务需求，合理确定发票的领购数量。领购发票时，需携带税务登记证、发票领购簿、经办人身份证等相关资料，到主管税务机关办理领购手续。领购回来的发票应及时登记造册，记录发票的种类、号码、数量、领购日期等信息。

发票的开具

公司在销售商品、提供服务以及从事其他经营活动时，应按照规定开具发票。发票开具人员应具备相应的业务知识和技能，严格遵守发票开具的相关规定。开具发票时，应确保发票内容真实、准确、完整，包括客户名称、商品或服务名称、数量、单价、金额等信息。发票的开具日期应按照实际业务发生时间填写。发票应按照号码顺序依次开具，不得跳号、漏号。对于增值税专用发票，还应准确填写客户的纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等信息。开具发票后，应及时将发票联交给客户，并做好发票开具记录，包括发票号码、客户名称、金额、开具日期等信息。

发票的保管

公司应建立发票保管制度，确保发票的安全。已开具的发票存根联和发票登记簿应妥善保管，保存期限为五年。未使用的发票应存放在专门的保险柜或文件柜中，由专人负责保管。发票保管人员应定期对发票进行盘点，确保发票的数量与登记记录一致。如发现发票丢失、被盗等情况，应及时向主管税务机关报告，并按照规定采取相应的措施。

发票的核销

公司应按照税务机关的要求，定期对已开具的发票进行核销。核销时，需携带发票领购簿、已开具发票的存根联等相关资料，到主管税务机关办理核销手续。税务机关对发票的使用情况进行审核，审核通过后，予以核销。

支票的使用及管理

支票的购买与保管

公司财务部门负责支票的购买工作。购买支票时，需携带银行预留印鉴、经办人身份证等相关资料，到开户银行办理购买手续。购买回来的支票应及时登记造册，记录支票的种类、号码、购买日期等信息。支票应由专人负责保管，一般由财务部门出纳人员保管。支票