企业办公自动化软件使用通知范本.docxVIP

公司各部门、全体员工：

为进一步提升公司整体运营效率，规范业务流程，促进信息共享与协同办公，经公司研究决定，将正式启用全新的企业办公自动化软件（以下简称“办公自动化软件”）。该软件旨在通过数字化手段优化日常办公模式，降低沟通成本，为各项工作的顺利开展提供有力支持。现将有关事项通知如下：

一、软件名称与上线日期

1.软件名称：[请在此处填写办公自动化软件的具体名称，例如：“XX协同办公平台”或“XX智慧办公系统”]

2.正式上线日期：[YYYY年MM月DD日]

二、核心功能与应用范围

办公自动化软件集成了多项实用功能，将逐步覆盖公司日常办公的主要场景，核心应用包括但不限于：

*日常办公审批：涵盖请假、报销、出差、物品领用等各类常规审批流程，实现线上发起、流转、审批及归档，提升审批效率。

*文件流转与共享：支持各类办公文件的在线上传、分发、共享与版本管理，便于团队协作与知识沉淀。

*会议管理：实现会议预约、通知、纪要记录与分发等功能，规范会议组织流程。

*信息发布：公司公告、通知、规章制度等重要信息将通过该平台统一发布，确保信息传递的及时性与准确性。

*任务协作：支持任务创建、分配、跟踪与反馈，助力项目管理与团队协作。

三、推广应用要求

1.高度重视，积极应用：各部门员工应充分认识办公自动化软件推广应用的重要性，将其作为提升工作效率的重要工具，积极学习并熟练掌握其操作方法。

2.规范操作，确保数据安全：在使用过程中，请严格遵守公司信息安全管理规定，规范操作，妥善保管个人账号信息，严禁泄露公司敏感数据。

3.业务迁移，逐步过渡：自软件正式上线之日起，相关业务审批及办公协作应逐步过渡至新系统进行。具体业务的迁移时间表及要求，将另行发布详细指引。

4.反馈建议，持续优化：软件使用过程中如遇问题或有改进建议，请及时向[指定部门，如：行政部/信息技术部]反馈，以便我们持续优化系统功能，提升用户体验。

四、培训安排与技术支持

为确保各部门员工能够顺利使用办公自动化软件，公司将组织系列培训活动：

*培训时间：[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]，具体场次安排详见后续培训通知。

*培训方式：采用[线上/线下/混合式]培训，培训材料将提前发送至各部门。

*技术支持：设立专门的技术支持渠道，联系人：[姓名]，联系电话：[请在此处填写分机号或短号]，邮箱：[请在此处填写邮箱地址]。

五、过渡期安排（可选）

为保障业务的平稳过渡，自[YYYY年MM月DD日]至[YYYY年MM月DD日]为系统试运行过渡期。过渡期内，新旧办公方式可并行操作。过渡期结束后，[具体日期]起，将全面停用[旧系统/纸质流程名称]，相关业务统一通过新办公自动化软件办理。

办公自动化软件的启用是公司提升管理效能、推动数字化转型的重要举措。希望全体员工积极配合，认真学习，熟练运用，共同营造高效、规范、协同的办公新环境。

特此通知。

[公司全称]（或[行政部/信息技术部]等具体部门）

[YYYY年MM月DD日]