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采购预算审批及成本核算工具使用指南

一、工具应用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购预算管理及成本核算场景，尤其适合需要规范采购流程、控制成本支出、提升资金使用效率的团队。具体应用场景包括：

年度/季度采购预算编制：结合历史采购数据、业务发展计划，科学测算各部门采购需求，形成合理预算方案；

大额采购专项审批：对超出常规权限的采购项目（如设备更新、原材料批量采购），实现多级审批流程管控；

采购成本动态核算：实时归集采购成本（含单价、运费、税费等），对比预算与实际支出，分析差异原因；

成本优化决策支持：通过历史成本数据对比，识别高成本采购环节，为供应商谈判、采购策略调整提供依据。

核心价值：通过标准化流程和精细化核算，避免预算超支、采购随意性等问题，保证采购活动“有预算、有审批、有核算、有追溯”，助力企业降本增效。

二、详细操作流程

（一）采购预算编制：从需求测算到预算申报

需求收集与梳理

各部门根据业务计划（如生产计划、销售目标、行政需求），填写《部门采购需求清单》，明确物品名称、规格型号、预计数量、使用时间、用途说明等。

采购部汇总各部门需求，剔除重复或非必要采购项，形成《采购需求汇总表》。

预算金额测算

采购部联合财务部，依据历史采购价格（如近12个月平均单价）、市场行情（如大宗商品价格指数）、供应商报价等，测算采购单价及总预算金额。

对首次采购或价格波动较大的物品，需提供至少3家供应商的书面报价作为测算依据。

预算申报与初审

采购部填写《采购预算申请表》，附《部门采购需求清单》《采购预算测算表》《供应商报价单》等材料，提交至部门负责人初审。

部门负责人重点审核采购需求的必要性、预算金额的合理性，签字确认后转财务部复核。

（二）预算审批：多级管控保证合规性

财务部复核

财务部核对预算申请与公司财务政策（如预算上限、成本控制目标）、历史支出数据的匹配性，重点审核：

预算测算逻辑是否合理（如单价是否高于市场均价20%以上）；

是否存在重复预算或未纳入年度预算的突发需求；

现金流是否能覆盖预算支出。

复核通过后，财务部在《采购预算审批表》中签署意见；若不通过，需注明原因并退回采购部调整。

管理层审批

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5万元：由采购总监审批；

5万元＜金额≤20万元：由分管副总审批；

金额＞20万元：由总经理审批，重大项目（如＞50万元）需提交总经理办公会审议。

审批人需在《采购预算审批表》中明确签署“同意”“不同意”或“调整后同意”意见，并注明审批日期。

预算备案与下达

审批通过后，财务部将《采购预算审批表》归档备案，并向采购部、各部门下达《年度/季度采购预算额度通知单》，明确各科目预算金额及执行要求。

（三）采购执行：按预算实施采购

供应商选择与合同签订

采购部在预算额度内，通过招标、比价或定点采购等方式选择供应商，保证性价比最优。

采购金额≥10万元的，需签订正式采购合同，明确价格、质量、交货期、付款方式等条款，合同需经法务部（如有）审核。

订单执行与验收

采购部根据合同《采购订单》，提交供应商确认后执行采购。

物品到货后，由需求部门、采购部、质检部（如有）共同验收，填写《物品验收单》，注明实收数量、质量状况、验收日期等，验收人签字确认。

（四）成本核算：归集数据精准核算

采购成本归集

采购部根据《采购订单》《物品验收单》《供应商发票》等原始凭证，填写《采购成本明细表》，归集以下成本要素：

直接采购成本（物品单价×数量）；

运杂费（运输费、装卸费等）；

税费（如增值税、关税等）；

其他费用（如保险费、包装费等）。

单位成本核算

财务部根据《采购成本明细表》，核算物品单位成本：

加权平均法（适用于存货周转频繁的企业）：

单位成本=（期初结存金额+本期采购总成本）/（期初结存数量+本期采购数量）

个别计价法（适用于大宗商品或高价值物品）：按实际采购批次对应的价格核算。

核算结果录入《采购成本核算表》，并与预算单价对比，计算差异额。

（五）差异分析与成本管控

差异分析

财务部每月编制《采购成本差异分析表》，对比预算成本与实际成本，分析差异原因：

价差：市场价格波动、供应商议价能力不足、采购时机不当等；

量差：需求预测偏差、验收标准不严导致损耗、临时追加采购等。

对差异额超过±5%的项目，采购部需提交《差异原因说明及改进措施》，报财务部审核。

成本改进与预算调整

针对价差：优化供应商结构、集中采购谈判、锁定长期价格协议；

针对量差：提升需求预测准确性、加强库存管理减少积压、规范验收流程控制损耗；

因业务重大变化需调整预算的，由采购部提交《预算调整申请表》，按原审批流程重新审批。

三、核心模板表格

表1：采购预算申请表

申请部门

预算期间

申请日期

预算科目

物品名称

规格型号