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2026年跨境电商物流服务公司采购计划编制与执行管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司采购计划编制、审批、执行及管控全流程，确保采购物资与服务满足跨境物流业务需求，降低采购成本，防范采购风险，保障公司运营效率与合规性，依据《中华人民共和国政府采购法》《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规，结合公司实际业务情况，制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有采购业务，包括物流运输服务采购（如海运舱位、空运包机、陆运专线）、仓储服务采购（如海外仓租赁、仓储设备采购）、物流耗材采购（如包装材料、标签、物流设备配件）、信息技术服务采购（如物流管理系统升级、数据服务）等，涉及采购部门、业务部门、运营部门、财务部门、风控部门等全体相关部门与人员。

第三条基本原则

需求导向原则：采购计划需紧密结合业务部门实际需求，确保采购物资与服务能有效支撑跨境物流业务开展，避免盲目采购与资源浪费。

成本最优原则：在满足质量与时效要求的前提下，通过比价、议价、集中采购等方式，实现采购成本合理控制，提升采购性价比。

合规透明原则：采购计划编制、审批及执行过程需符合法律法规与公司制度要求，采购信息公开透明，避免暗箱操作与利益输送。

风险可控原则：建立采购风险评估机制，对供应商资质、履约能力、市场价格波动等风险进行预判与管控，保障采购业务稳定开展。

第二章组织架构与职责

第四条采购管理领导小组

由公司副总经理担任组长，采购部门负责人任副组长，业务部门、运营部门、财务部门、风控部门负责人为成员。主要职责包括审定年度采购计划，审批重大采购项目（单批次采购金额超50万元），协调解决采购计划编制与执行中的重大问题，监督采购制度落地执行。

第五条采购部门

作为采购计划编制与执行的牵头部门，负责收集各部门采购需求，汇总编制年度、季度、月度采购计划，组织供应商筛选与评估，执行采购流程（如询价、招标、签约），跟踪采购合同履约情况，协调处理采购过程中的争议与问题，建立采购档案并定期复盘采购数据。

第六条相关部门职责

业务部门：根据跨境物流业务量预测（如季度订单量、航线需求），提出采购需求（如新增海运航线舱位、海外仓扩容需求），明确需求规格、数量、时效要求，参与供应商评估与采购方案讨论，配合验收采购物资与服务。

运营部门：基于日常物流运营需求（如仓储设备损耗、包装材料消耗），提交耗材采购申请，提供采购物资使用标准与验收规范，协助采购部门开展物资验收与质量检测。

财务部门：负责审核采购计划的预算合理性，核定采购资金额度，办理采购款项支付，监督采购资金使用情况，参与采购成本分析与复盘。

风控部门：审查供应商资质合规性（如营业执照、行业资质证书），评估采购过程中的法律风险（如合同条款合规性）、市场风险（如价格波动），监督采购流程是否符合制度要求，防范采购违规行为。

第三章采购计划编制

第七条采购计划编制依据

业务需求：业务部门根据年度、季度业务发展规划（如新增跨境电商客户数量、重点开拓的海外市场），结合历史业务数据（如近3个季度同类采购物资使用量），提出采购需求。

库存情况：运营部门定期盘点现有库存（如包装材料库存、设备配件库存），根据库存消耗速率与安全库存标准（如包装材料安全库存为月度消耗量的1.5倍），确定补充采购数量。

预算额度：财务部门根据公司年度预算方案，明确各品类采购预算上限，采购计划编制需在预算范围内开展，超预算采购需单独提交预算调整申请。

市场动态：采购部门跟踪市场价格走势（如海运舱位价格波动、仓储租赁市场行情）、供应商产能情况，预判市场变化对采购的影响，合理调整采购计划周期与数量。

第八条采购计划编制流程

需求收集：每月25日前，业务部门、运营部门将下月采购需求填写《采购需求申请表》，明确采购品类、规格、数量、质量要求、交付时间、预算金额等信息，经部门负责人审核后提交至采购部门。

需求汇总与初审：采购部门在收到需求表后3个工作日内，对需求进行汇总整理，核对需求的合理性（如是否超出业务实际需要、规格是否清晰），与提报部门沟通确认存在异议的需求，形成《采购需求汇总表》。

计划编制：采购部门结合《采购需求汇总表》、库存数据、预算额度及市场动态，编制月度采购计划，明确采购项目、采购方式（如询价采购、招标采购）、预计采购时间、责任人员、预算金额等内容；年度采购计划需在每年12月中旬完成编制，涵盖下一年度各季度采购重点与整体预算。

计划审批：月度采购计划由采购部门负责人审核后，提交财务部门复核预算，再报采购管理领导小组副组长审批；年度采购计划及单批次超50万元的重大采购计划，需经采购管理领导小组全体成员审议通过后生效。

第九条采购计划调整

当业务需求发生重大变化（如客户订单突增或取消）、市场价格大幅波动（如海运价格涨