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2026年跨境电商物流服务公司海关沟通协调管理制度

第一章总则

第一条为规范公司与各国（地区）海关的沟通协调工作，确保跨境电商物流清关业务合规高效开展，及时响应海关监管要求，妥善处理沟通中的各类问题，依据《中华人民共和国海关法》《跨境电子商务海关监管办法》及公司跨境业务运营实际，制定本制度。

第二条本制度适用于公司所有涉及海关沟通协调的业务场景，包括日常清关业务对接、海关政策咨询、查验配合、异常问题处理、合规培训对接等，涉及清关业务部门、法务部门、运营部门及一线清关操作人员，同时涵盖与境内外各级海关监管部门的沟通协作。

第三条海关沟通协调遵循“合规为先、主动对接、及时响应、高效协作”的原则，以“沟通响应时效≤24小时、问题解决率≥95%、合规申报率100%”为核心目标，通过建立标准化沟通流程，保障公司与海关的良性互动，降低业务合规风险。

第四条公司清关业务部门为海关沟通协调的牵头部门，负责建立海关沟通渠道、开展日常沟通对接、跟进问题处理进度；法务部门负责提供海关法规支持，协助处理合规争议类问题；运营部门配合提供业务数据，确保沟通信息与业务实际一致；各部门指定专人作为沟通协调专员，明确职责分工，形成协同工作机制。

第二章沟通渠道与对接机制

第五条境内海关沟通渠道包括官方对接渠道与日常联络渠道：官方对接渠道通过海关“单一窗口”系统、海关企业管理平台等官方平台，开展业务申报、数据报送、政策查询等标准化沟通；日常联络渠道针对重点业务口岸海关，建立“部门负责人+专员”两级对接机制，部门负责人每季度与海关相关科室负责人开展1次面对面沟通，沟通协调专员负责日常事务对接，通过电话、邮件保持实时联系。

第六条境外海关沟通渠道根据所在国（地区）监管特点建立：对于监管流程规范的国家（地区），优先通过当地海关官方在线平台开展沟通，同时委托当地合作清关服务商作为辅助沟通方，协助传递信息、跟进业务进度；对于监管要求特殊的国家（地区），由公司清关业务部门联合境外分支机构（若有），与当地海关建立定期沟通机制，每两个月开展1次视频或邮件沟通，了解监管动态。

第七条专项沟通对接机制针对特定业务场景建立：新业务模式（如跨境电商保税备货、海外仓退货）开展前，清关业务部门需提前30个工作日与海关对接，提交业务方案、说明操作流程，获取海关监管意见；重大促销活动（如年度大促、节日促销）前15个工作日，向海关报备预计业务量、发货计划，申请开通“绿色通道”或延长申报时间，保障清关效率；政策调整过渡期（如海关税率调整、监管方式变更），每周与海关沟通1次，确认政策执行细节，避免因理解偏差导致业务延误。

第三章日常沟通管理

第八条日常业务沟通需遵循“标准化、书面化”原则：清关操作人员在提交业务申报前，对申报数据（如商品HS编码、申报价值、数量）存在疑问的，需通过沟通协调专员向海关咨询，咨询内容需形成书面记录（包括问题描述、咨询时间、海关回复）；海关反馈的申报修改意见、监管要求，沟通协调专员需在2小时内传递至清关操作人员，确保按要求调整，同时将调整结果反馈海关，形成沟通闭环。

第九条政策信息收集与传递管理：沟通协调专员每日登录海关官方网站、“单一窗口”政策公告栏，收集最新海关政策（如监管新规、税率调整、申报要求变化），每周整理形成《海关政策周报》，发送至清关业务部门、法务部门、运营部门；对影响公司业务的重大政策，清关业务部门需在收到信息后3个工作日内组织内部解读会，邀请法务部门讲解政策要点，明确业务调整要求，同时向海关确认政策执行中的细节问题。

第十条沟通记录管理需做到“全程留痕、分类归档”：所有与海关的沟通（包括电话、邮件、会议、现场沟通）均需记录《海关沟通台账》，台账内容包括沟通时间、沟通对象、沟通事项、海关意见、后续处理措施、完成时限；沟通中获取的海关书面回复、政策文件、会议纪要等资料，由沟通协调专员按“业务类型+时间”分类整理，每月移交档案管理部门归档，保存期限不少于5年，便于后续查询与合规审计。

第四章查验配合与异常处理

第十一条海关查验配合工作需遵循“及时响应、全程协助”原则：收到海关查验通知后，沟通协调专员需在1小时内确认查验时间、地点、查验商品范围，通知清关操作人员准备相关资料（如商业发票、装箱单、商品说明、申报单）；查验现场需安排熟悉业务的操作人员配合，向海关工作人员说明商品特性、包装情况，协助开箱、清点、取样，对海关提出的疑问及时解答，避免因信息不对称导致查验延误。

第十二条查验异常处理流程：若查验中发现申报数据与实际商品不符（如数量差异、规格不符），操作人员需立即停止查验配合，由沟通协调专员向海关说明情况，同时内部核查差异原因（如申报失误、商品