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公司应收账款管理规范流程

在当前复杂多变的市场环境下，应收账款作为公司流动资产的重要组成部分，其管理效率直接影响企业的资金周转、经营效益乃至生存发展。一套科学、规范的应收账款管理流程，是企业防范经营风险、提升核心竞争力的关键环节。本文旨在构建一套覆盖应收账款全生命周期的管理规范，以期为企业提供具有实操性的指引。

一、事前防范：客户准入与信用管理

应收账款管理的核心在于风险的源头控制。在与客户建立合作关系之初，即应对其信用状况进行审慎评估，这是降低坏账风险的第一道防线。

1.客户信息收集与评估

*销售部门在接触新客户或与老客户进行重大合作前，需全面收集客户基本信息，包括但不限于企业性质、规模、经营范围、经营状况、财务报表（如适用）、行业口碑、过往合作历史（如有）及主要负责人信用情况等。

*对于重要客户或大额交易，可考虑通过第三方信用评估机构获取更客观的信用报告。

*建立客户信息档案，并指定专人负责动态更新与维护。

2.信用等级评定与信用政策制定

*成立跨部门的信用评估小组（通常包括销售、财务、法务等部门），根据收集到的客户信息，结合企业自身风险承受能力，制定统一的客户信用等级评定标准。

*信用等级可划分为若干级别，不同级别对应不同的信用额度、账期及付款条件。例如，优质客户可给予相对宽松的信用政策，而新客户或信用状况一般的客户则应从严控制。

*信用政策的制定需经适当的审批程序，确保其权威性与严肃性。

3.合同评审与条款约定

*所有销售业务必须签订规范的书面合同。合同条款应清晰、明确，特别是关于商品/服务描述、数量、价格、付款方式、付款期限、违约责任（包括逾期付款的违约金计算方式、争议解决途径等）的约定，必须严谨无歧义。

*合同签订前，须经过法务部门或指定法务人员的审核，重点关注付款条件及违约责任条款的有效性与可执行性。

二、事中控制：应收账款形成与跟踪

在销售业务发生后，应收账款正式形成，此阶段的管理重点在于确保账目清晰、信息对称，并对客户履约情况进行动态跟踪。

1.发票管理与交付

*财务部门应根据合同约定及实际发货/服务完成情况，及时、准确地开具销售发票。

*发票交付时应履行签收手续，确保客户已收到。对于重要客户或大额发票，建议采用可追踪的快递方式或当面送达。

2.应收账款台账管理

*财务部门应建立详细的应收账款台账，逐笔记录每笔应收账款的客户名称、发生日期、金额、约定付款日期、发票号码、已收款金额、未收款金额、账龄等关键信息。

*台账应定期更新，确保数据的准确性与时效性，为后续的对账、催收提供基础数据支持。

3.定期对账与差异处理

*销售部门或财务部门应根据账期约定，在应收账款到期前或定期（如每月、每季度）与客户进行对账。对账可采用发送对账单、邮件确认或双方财务人员直接沟通等方式。

*对于对账过程中发现的差异，应及时查明原因，并与客户协商解决，确保双方账目一致。差异处理结果应记录存档。

4.客户动态跟踪

*销售部门作为与客户日常接触的主要窗口，应密切关注客户的经营状况、市场声誉、付款习惯等方面的变化。如发现客户出现经营困难、负面新闻等可能影响其付款能力的情况，应立即向管理层及财务部门报告。

三、事后催收与回款：逾期处理与风险化解

当应收账款进入约定付款期，应启动收款流程；对于逾期未收回的款项，则需根据逾期程度采取相应的催收措施。

1.到期提醒与正常催收

*在应收账款到期日前的合理时间（如一周），销售部门或财务部门应向客户发送付款提醒，确认对方付款安排。

*款项到期后，应及时与客户联系，确认款项是否已支付，并跟踪到账情况。

2.逾期应收账款的分级催收

*轻度逾期（如逾期X天内）：由销售经办人或客户经理进行首次正式催收，了解逾期原因，明确要求客户尽快付款，并记录沟通情况。

*中度逾期（如逾期X天至X天）：若首次催收无果，销售部门负责人应介入，与客户更高层级的负责人进行沟通，施加一定压力，并可考虑暂停新订单或减少后续授信。

*严重逾期（如逾期超过X天）：财务部门应主导催收，可发送正式的催收函，并考虑采取法律途径前的警告措施。必要时，由公司管理层出面协调。

*特殊情况：对于确认客户恶意拖欠或经营出现严重问题、濒临破产的，应立即启动法律程序，如委托律师发律师函、提起诉讼或申请仲裁，并同时考虑财产保全措施。

3.回款处理与核销

*收到客户支付的款项后，财务部门应及时进行账务处理，冲销相应的应收账款。

*对于收到的商业汇票（如银行承兑汇票、商业承兑汇票），应评估其风险，并按规定进行管理和兑付。

*确保回款与对应的应收账款准确匹配，避免出现串户、错账等情况