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标准询价采购流程及范本

在现代企业运营与项目管理中，采购活动扮演着至关重要的角色，直接关系到成本控制、质量保障和效率提升。询价采购作为一种常见的采购方式，因其流程相对简便、周期较短、适用范围广泛等特点，被广泛应用于金额不大、技术规格相对标准或时间紧急的采购需求。本文旨在系统梳理标准询价采购的完整流程，并提供核心环节的实用范本，以期为相关从业人员提供专业、严谨且具操作性的指引。

一、询价采购的基本认知

询价采购，通常指采购方根据既定的采购需求，向不少于三家合格的潜在供应商发出询价通知书，邀请其在规定时间内提交报价，然后采购方依据预设的评审标准（通常以价格为主要考量因素，辅以其他商务条款）确定成交供应商并签订合同的采购方式。其核心在于通过充分的市场问询，获取具有竞争力的价格，同时确保采购过程的公平、公正与透明。

二、标准询价采购流程详解

（一）需求提出与审批

任何采购活动的起点都是明确的需求。相关业务部门根据实际工作需要，提出详细的采购需求。需求内容应尽可能具体、清晰，包括但不限于：采购物品或服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量标准、预计单价、总价上限、交货（服务提供）时间、交货地点及其他特殊要求。

提出的需求需按照企业内部既定的审批权限和流程进行审批。审批过程不仅是对采购必要性的确认，也是对预算合理性的把关，确保采购行为符合企业整体战略和财务制度。未经有效审批的采购需求，不应进入后续采购环节。

（二）采购计划制定

采购需求获得批准后，采购部门（或相应负责人员）需据此制定详细的采购计划。采购计划应明确采购项目名称、采购方式（此处为询价采购）、预算金额、采购负责人、预计采购周期（包括发询价、收报价、评审、定标等各阶段的时间节点）、以及潜在供应商的寻访范围等。

（三）供应商寻访与资格预审

为确保询价的竞争性和报价的有效性，采购方应主动寻访或从合格供应商库中选取一定数量（通常不少于三家）符合基本资质要求的潜在供应商。

对潜在供应商的资格预审是保证采购质量的重要环节。预审内容一般包括：供应商的营业执照、相关行业资质证书、生产或经营许可、财务状况、类似项目业绩、质量保证能力、售后服务体系等。通过资格预审的供应商，方可进入询价名单。

（四）编制与发出询价通知书

询价通知书是采购方向供应商传递采购信息的核心文件，其编制质量直接影响询价效果。内容应完整、准确、规范，主要包括：

1.项目概况：简要介绍采购项目背景、目的等。

2.采购内容与需求：详细列出采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、质量要求、交付要求等。

3.报价要求：明确报价币种、报价有效期、报价截止时间和地点、报价方式（密封或指定邮箱等）、报价单格式（如有统一要求）。

4.评审标准：清晰说明将如何评审报价，例如是否为最低价中标，或是否考虑其他因素（如交货期、付款条件、售后服务等）及其权重。

5.合同主要条款：如交货期、付款方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等，供供应商报价时参考。

6.供应商需提供的资料：如营业执照复印件、授权代表身份证明、报价单、技术偏离说明（如有）等。

7.询价日程安排：包括答疑、报价、评审、公示等关键时间节点。

8.联系方式：采购方联系人、电话、邮箱等。

询价通知书编制完成并经内部审核后，应及时、同时发送给所有入围的潜在供应商。发送方式可采用书面邮寄、电子邮件或企业采购平台等，并确保供应商确认收到。

（五）接收报价与澄清答疑

在询价通知书规定的报价截止时间前，采购方接收供应商提交的报价文件。报价文件一般要求密封提交，以保证报价的保密性。对于逾期提交的报价，采购方有权拒收。

在报价截止前，供应商可能对询价通知书内容存在疑问，采购方应指定专人负责解答。如有必要，可组织正式的答疑会，并将答疑内容以书面形式（如询价补充通知）发送给所有已收到询价通知书的供应商，确保信息的对称性。

（六）开启报价与初步审查

报价截止后，采购方应在规定时间内组织相关人员（通常为采购、技术、财务等部门代表）进行公开或内部开启报价。开启过程应做好记录。

初步审查主要检查报价文件的完整性、有效性和合规性，例如：供应商是否通过资格预审、报价文件是否密封完好、是否按要求签字盖章、报价是否在有效期内、是否有明显的计算错误等。对于不符合要求的报价，可视为无效报价。

（七）评审与比较

在初步审查合格的报价基础上，评审小组依据询价通知书中确定的评审标准对有效报价进行详细评审和比较。

若为最低价中标，在满足所有实质性要求的前提下，选择报价最低的供应商。若为综合评分法，则需对价格、技术、服务、商务等各因素进行量化打分，择优选取。评审过程应坚持客观、公正、独立的原则，并做好评审记录。

（八）确定成交供应商与公示

根据评审结果，确定成交供应商，并按规定进行公示（如企业内