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行政人员采购标准化程序表格审批与归档工具

一、工具概述

本工具旨在规范企业采购管理全流程，通过标准化表格模板与清晰审批节点，实现采购需求、供应商选择、合同签订、物资验收、资金支付及资料归档的规范化操作，提升采购效率，规避合规风险，保证采购过程透明可追溯。适用于各类企业行政部门的日常采购管理，涵盖办公用品、固定资产、服务外包等采购场景。

二、适用范围与应用场景

（一）适用采购类型

日常办公用品采购：如纸张、文具、清洁用品等低值易耗品；

固定资产采购：如电脑、打印机、办公家具等单价较高、使用周期长的物资；

服务类采购：如保洁、维修、会务服务等外包服务；

其他行政类采购：如员工福利、活动物资等非生产性采购。

（二）适用企业规模

中小型企业及集团化公司的行政部门，可根据实际调整审批权限与流程复杂度。

（三）适用岗位

行政专员、采购主管、部门负责人、财务人员、仓库管理员等采购全流程参与角色。

三、标准化操作流程详解

（一）环节1：采购需求发起与部门初审

操作主体：需求部门（如行政部、市场部等）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细注明：

物资/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）；

需求数量、预估单价、总金额；

采购原因、用途说明及期望交付时间。

需求部门负责人（如市场部经理*）对需求的合理性、必要性进行初审，确认无误后在《采购需求申请表》上签字审批。

所需材料：《采购需求申请表》（附件1）

输出成果：经部门负责人签字的《采购需求申请表》。

（二）环节2：行政部复核与预算核查

操作主体：行政部专员、财务部

操作内容：

行政部专员接收《采购需求申请表》，重点复核：

需求描述是否清晰、规格参数是否明确；

预估金额是否符合市场行情（可通过历史采购数据或询价初步判断）；

是否符合公司采购政策（如优先选择协议供应商、是否需招标等）。

行政部专员将申请表提交财务部，核查采购预算是否充足，预算编码是否准确。

复核通过后，行政部专员根据采购金额划分审批权限（参考标准：单笔金额≤5000元由行政部负责人审批；5000元＜单笔金额≤20000元由分管副总审批；单笔金额＞20000元由总经理审批），按权限逐级报批。

所需材料：经初审的《采购需求申请表》、年度采购预算表

输出成果：完成行政复核与预算核查、按权限审批通过的《采购需求申请表》。

（三）环节3：供应商寻源与比价

操作主体：行政部专员

操作内容：

根据采购需求，通过以下方式筛选供应商：

协议供应商：优先从公司合格供应商名录中选择；

公开询价：对于非协议供应商或金额较大的采购（＞5000元），需向至少3家供应商发出询价单，要求提供报价单、产品资质（如适用）、供货周期等；

单一来源采购：仅当独家供应商或紧急情况（如生产设备维修急需配件）时采用，需在《采购申请表》中注明原因，并由部门负责人及分管副总签字确认。

填写《供应商比价记录表》，对比各供应商的报价、质量、信誉、供货能力，形成初步比价意见。

所需材料：《供应商比价记录表》（附件2）、询价单（模板自拟）、供应商资质文件复印件

输出成果：《供应商比价记录表》及选定供应商建议。

（四）环节4：采购合同签订与审批

操作主体：行政部专员、法务部（如适用）、财务部

操作内容：

与选定供应商协商合同条款，包括物资/服务规格、数量、价格、交付时间、付款方式、违约责任、售后服务等，拟定《采购合同》。

金额≤20000元的合同由行政部负责人审核；＞20000元的合同需提交法务部审核条款合规性，再由财务部审核付款条款，最后报总经理审批。

审批通过后，加盖公司合同专用章，供应商加盖公章，合同正式生效。

所需材料：《采购合同》（附件3模板）、供应商比价记录表、审批通过的采购需求申请表

输出成果：双方签字盖章的《采购合同》原件一式两份（行政部、供应商各执一份）。

（五）环节5：物资/服务验收与入库

操作主体：需求部门、行政部、仓库管理员

操作内容：

供应商按合同约定交付物资/服务后，需求部门联合行政部专员进行验收：

物资验收：核对物资名称、规格、数量是否与合同一致，检查外观、功能是否完好（如需专业检测，可邀请技术部门参与）；

服务验收：根据服务标准（如保洁质量、维修效果）验收，填写《服务验收确认单》。

验收合格后，需求部门验收人、行政部验收人在《物资验收单》（附件4）或《服务验收确认单》上签字确认；

涉及入库的物资，由仓库管理员核对验收单信息，办理入库手续，登记《库存物资台账》。

所需材料：《采购合同》、《物资验收单》/《服务验收确认单》、送货单

输出成果：签字确认的验收单、入库物资台账。

（六）环节6：付款申请与财务审批

操作主体：行政部专员、财务部、总经理

操作内容：

行政部专员根据合同约定付款节点（如预付款、到货款、尾款），收集付款材料：

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