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项目会议纪要通用书写与处理工具
一、常见应用场景
本工具适用于各类项目推进过程中的会议记录与管理，包括但不限于：项目启动会明确目标与分工、周/月度例会同步进度与风险、阶段评审会评估成果与调整方向、问题解决会聚焦关键障碍、项目总结会复盘经验与归档成果。无论是跨部门协作项目、专项攻坚任务还是常规运营会议，均可通过标准化流程保证会议内容有效沉淀、行动项清晰落地。
二、标准化操作流程
（一）会前准备：奠定记录基础
明确会议核心目标：提前与主持人沟通会议目的（如“评审Q3产品迭代方案”“解决测试环境部署卡点”），确定需达成的具体成果（如“输出评审结论清单”“明确环境修复负责人”），避免记录偏离主题。
梳理会议议程与材料：获取会议议程（含议题顺序、预计时长）、相关背景资料（如项目计划书、风险清单、数据报表），提前熟悉内容，标注需重点记录的关键数据（如“项目延期风险天数”“预算调整金额”）。
确认参会人员信息：记录主持人、核心参会人（含外部协作方）、记录人姓名（用号代替，如“主持人：经理”“记录人：助理”），提前确认缺席人员及原因（如“工因客户拜访缺席”）。
（二）会中记录：捕捉关键信息
记录会议基本信息：实时填写会议名称（如“项目V1.2版本评审会”）、时间（精确到分钟，如“2023-10-2714:00-16:30”）、地点（线上会议需注明平台及会议号，如“腾讯会议，会议号：123-456-789”）、参会人员（标注“主参会人”“列席人”）。
按议题分层记录讨论内容：
议题概述：简要说明当前议题核心（如“议题1：用户登录模块功能可行性”）。
关键发言摘要：记录不同角色观点时，保留核心逻辑而非逐字稿（如“工（开发负责人）：建议采用OAuth2.0协议，兼容现有SSO系统，开发周期约5天”）；若存在争议，需明确双方立场及论据（如“工（产品经理）：优先保障用户体验，建议简化流程；*工（测试负责人）：需验证协议兼容性，避免新增风险”）。
数据与事实支撑：引用会议中提到的关键数据、文档条款（如“根据《用户调研报告》显示，78%用户反馈登录流程繁琐”“参考项目附件3，当前系统并发承载上限为5000人/秒”）。
聚焦决议与行动项：对每个议题的结论（如“一致采用OAuth2.0协议”）及行动项进行单独标注，保证包含“任务描述、负责人、截止日期、交付物”四要素（如“行动项1：完成OAuth2.0协议技术方案文档，负责人：*工，截止日期：2023-11-03，交付物：方案V1.0”）。
（三）会后整理：形成规范纪要
核对与补充信息：会后2小时内整理初稿，对照会议录音/笔记（若有）补充遗漏细节，重点核对行动项负责人、截止日期、决议结论的准确性，避免模糊表述（如“尽快完成”改为“2023-11-05前完成”）。
结构化输出纪要：按“会议基本信息-会议议程-讨论内容与决议-行动项清单-下一步计划-附件清单”框架排版，使用标题、序号、加粗等格式区分层级（如行动项表格需包含“序号、任务描述、负责人、截止日期、状态、备注”列）。
审核与分发：初稿提交主持人确认（重点核查决议准确性及行动项可执行性），经修改定稿后，在24小时内通过项目协作平台（如企业钉钉）或邮件发送至所有参会人及项目相关方，并同步至项目知识库归档。
（四）跟踪与闭环：保证落地执行
行动项跟踪：在项目管理工具（如Jira、Teambition）中创建行动项任务，设置截止日期提醒，每周例会同步进展（如“*工负责的接口开发已完成80%，因依赖外部接口延迟，预计顺延2天”）。
纪要更新与归档：若行动项发生变更（如负责人调整、截止日期顺延），及时更新最新纪要并重新分发至相关方；项目结束后，将会议纪要与项目计划、验收报告等一并归档，保存期限不少于项目周期结束后1年。
三、会议纪要模板
会议基本信息
会议名称
项目Q3周例会（2023年10月第3周）
会议时间
2023-10-2714:00-16:30
会议地点
3楼会议室A（线上：腾讯会议123-456-789）
主持人
*经理（项目经理）
记录人
*助理
参会人员
工（开发组长）、工（测试组长）、工（产品经理）、工（运维工程师）
缺席人员及原因
*工（客户现场支持，已同步会议纪要）
会议议程
1.上周行动项进展回顾；2.本周任务计划同步；3.风险问题讨论
讨论内容与决议
行动项清单
议题1：上周行动项进展回顾-工负责的“用户登录模块优化”：已完成前端界面调整，后端接口因第三方依赖未到位，延迟2天（原计划10月25日完成）。决议：工协调第三方接口方同步进度，10月28日前完成接口联调。
序号
1
议题2：本周任务计划同步-工：计划完成“订单模块数据库优化”，预计耗时3天，需运维配合资源监控。-工：启动“支付功能安全测试”，需产品提供测试用例。
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