采购需求申请表采购物资及预算审批版.docVIP

采购需求申请表采购物资及预算审批版通用工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及组织内部采购活动的规范化管理，主要场景包括：

日常办公物资采购：如文具、耗材、办公设备等常规需求申请；

项目专项物资采购：如研发项目、工程项目所需的原材料、设备、工具等；

应急临时采购：因突发情况（如设备故障、临时任务）导致的紧急物资需求；

批量集中采购：多部门通用物资的汇总申请与预算统筹。

通过标准化申请流程，明确采购需求与预算依据，保证采购活动合规、高效，同时实现成本控制与资源优化配置。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求发起与信息填写

申请人：根据实际工作需要，填写《采购需求申请表》（详见模板表格），保证以下信息完整准确：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式、申请日期；

物资明细：逐项填写所需物资的名称、规格型号、单位、数量、预估单价及预算金额，注明主要用途（如“用于部门日常办公”“项目研发使用”）；

预算说明：明确总预算金额、资金来源（如“部门年度预算”“专项项目经费”）及预算测算依据（如历史采购价格、市场询价记录、供应商报价单等）。

注意事项：物资名称需规范统一（如避免“笔记本”与“本子”混用），数量需与实际需求匹配，预估单价需参考近期市场行情或历史数据，避免预算虚高或不足。

步骤2：部门负责人初审

审核人：申请部门负责人（如部门经理）对采购需求的必要性及合理性进行初审，重点关注：

需求是否符合部门年度工作计划或当前业务急需；

物资规格、数量是否与岗位职责、工作量匹配；

预算是否在部门可控范围内，是否有更经济的替代方案。

操作要求：审核通过后，在“部门负责人意见”栏签字确认并注明日期；若需修改，应明确标注修改意见并退回申请人调整。

步骤3：财务部门预算复核

审核人：财务部门专员或负责人对预算金额的合规性、准确性进行复核，审核要点包括：

预算总金额是否超出该部门/项目的年度预算额度；

资金来源是否符合财务管理制度（如专项经费是否专款专用）；

预算测算依据是否充分（如是否有3家以上供应商的比价记录、大额采购是否附成本分析报告）。

操作要求：复核通过后，在“财务部门意见”栏签字确认；若预算超支或依据不足，需与申请人沟通调整需求或补充预算说明，必要时上报审批层决策。

步骤4：采购部门专业审核

审核人：采购部门（或行政部、综合管理部）对采购需求的可行性及采购方式建议进行审核，重点审核：

物资是否属于公司统一采购目录（若在目录内，需按集中采购流程执行）；

规格、参数是否符合行业标准或公司技术规范；

采购方式建议（如公开招标、询比价、单一来源采购等）是否符合《采购管理办法》规定。

操作要求：审核通过后，在“采购部门意见”栏签字，并明确采购建议（如“建议通过询比价采购，预计3个工作日完成”）；若物资存在替代品或更优采购方案，需提出书面建议。

步骤5：审批人终审

审批人：根据采购金额及权限划分，由对应层级领导终审（如部门总监分管副总总经理），审批重点：

大额采购（如超过万元）是否履行了必要的集体决策程序；

应急采购是否满足紧急性要求，是否有书面说明；

最终采购需求与预算是否符合公司战略目标或成本控制要求。

操作要求：审批通过后，在“审批人意见”栏签字确认；若未通过，需注明原因并退回重新申请。

步骤6：审批结果反馈与执行

申请人：收到审批通过的申请表后，将复印件交采购部门，由采购部门按既定流程实施采购；

采购部门：采购完成后，及时将采购合同、验收单等材料反馈给申请人及财务部门备案；

归档：申请表原件由行政部或档案管理部门统一存档，保存期限不少于3年（具体按公司档案管理规定执行）。

三、采购需求申请表模板

基础信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购物资明细

序号

物资名称

规格型号

单位

1

2

3

预算信息

总预算金额（大写）：

总预算金额（小写）：

￥

资金来源：□部门年度预算□专项项目经费□其他（请注明）

预算测算依据：□历史采购价格□市场询价记录□供应商报价□成本分析报告□其他（请注明）

审批流程

部门负责人意见：

签字：日期：年月日

财务部门意见：

签字：日期：年月日

采购部门意见：

签字：日期：年月日

审批人意见：

签字：日期：年月日

备注

（如紧急采购、特殊说明等）

四、使用规范与常见问题提示

信息完整性要求：

物资名称、规格型号、数量等关键信息不得留空，若“规格型号”暂不明确，需注明“参考标准”或“由供应商推荐后确认”；

用途说明需具体，避免模糊表述（如“办公使用”应改为“用于市场部客户会议材料打印”）。

预算控制原则：

预估单价不得显著高于近期同类物资采购价格（如超过10%，需附市场调研说明）；

预算金额需精确到“元”，不得填