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部门人员考勤管理系统工具使用指南

一、适用场景与业务价值

本工具适用于企业各职能部门（如行政部、人力资源部、业务部等）对部门内部人员的日常考勤进行规范化管理，解决传统考勤方式中记录混乱、统计低效、异常处理滞后等问题。具体应用场景包括：

新员工入职考勤建档：为部门新入职员工建立考勤档案，记录基本信息与考勤规则；

日常考勤数据记录：实时统计员工出勤、迟到、早退、旷工、请假（事假、病假、年假等）等状态；

月度考勤汇总核算：自动汇总员工月度考勤数据，为薪资核算、绩效考核提供依据；

异常考勤处理：针对员工打卡异常、临时外出、补卡等特殊情况，实现线上申请与审批流程；

考勤数据分析：部门考勤报表，分析出勤率、迟到率等指标，为部门管理优化提供数据支持。

二、详细操作流程指南

（一）系统初始化与考勤规则配置

登录系统：使用管理员账号（如部门负责人或HR专员）登录考勤管理系统，进入“后台管理”模块。

部门信息设置：在“部门管理”中添加本部门信息，包括部门名称、负责人、员工人数等，保证与组织架构一致。

考勤规则配置：

设置考勤时间：如上班时间9:00、下班时间18:00，午休时间12:00-13:00（可根据实际调整）；

定义打卡规则：设置打卡范围（如仅限公司WiFi/定位打卡）、迟到/早退判定阈值（如迟到≥10分钟计迟到）；

假期类型关联：关联公司假期制度，设置事假、病假、年假等假期的申请流程与审批权限。

（二）员工考勤数据录入与维护

员工档案导入：通过“员工管理”模块，批量导入或手动添加部门员工信息，包括员工编号、姓名（*）、岗位、入职日期、联系方式（脱敏处理）等，保证信息准确无误。

日常考勤记录：

自动打卡同步：若系统对接考勤机，每日自动同步员工上下班打卡记录至考勤表；

手动补录：对于未打卡或打卡异常的员工，由考勤员在“考勤补录”模块中添加记录，需注明补录原因（如“设备故障”“外出办事”）并证明材料（如外出审批单）。

考勤状态标注：系统根据打卡时间自动判定考勤状态（正常、迟到、早退、旷工），考勤员可对异常状态进行人工复核调整，保证与实际情况一致。

（三）异常考勤申请与审批

发起异常申请：员工需在异常发生后1个工作日内，通过“异常申请”模块提交申请，选择申请类型（如补卡、请假、修改考勤状态），填写申请事由、时间范围，并相关证明（如医院病假条、出差通知单）。

示例：员工*因突发阑尾炎请假1天，需提交病假申请，医院诊断证明，请假时间段为2024-03-15至2024-03-15。

审批流程处理：

系统根据请假类型自动流转审批人（如事假需部门负责人审批，年假需HR部门审批）；

审批人可在“审批待办”中查看申请详情，通过或驳回申请，驳回时需注明原因；

审批完成后，系统自动更新员工考勤状态，员工及考勤员可实时查询审批结果。

（四）月度考勤汇总与报表

数据汇总：每月最后1个工作日，系统自动汇总部门员工全月考勤数据，包括：应出勤天数、实际出勤天数、迟到次数、早退次数、旷工天数、各类假期天数等。

报表：

在“报表中心”选择“月度考勤汇总表”，按部门、员工筛选数据，Excel或PDF格式报表；

报表可自定义显示字段（如添加“备注栏”说明特殊情况），支持导出后进行二次编辑。

数据核对与提交：考勤员需核对汇总表与原始记录一致，确认无误后提交至部门负责人签字，再同步至HR部门用于薪资核算。

（五）考勤数据归档与查询

数据归档：每月考勤工作完成后，将当月考勤记录（含原始打卡数据、审批记录、汇总表）归档至系统“档案管理”模块，保存期限不少于2年。

历史数据查询：支持按员工姓名、日期范围、考勤状态等条件查询历史考勤数据，方便员工核对个人记录或部门追溯考勤情况。

三、核心模板表格示例

表1：部门月度考勤汇总表（2024年03月）

员工编号

姓名

岗位

应出勤天数

实际出勤天数

迟到次数

早退次数

旷工天数

事假天数

病假天数

备注

YG001

*

专员

22

21

1

0

0

1

0

3月8日迟到

YG002

*

主管

22

22

0

0

0

0

0

-

YG003

*

经理

22

20

0

2

0

0

2

3月15-16日病假

表2：异常考勤申请单

申请人

员工编号

所属部门

申请类型

申请事由

时间范围

证明材料

申请时间

审批状态

审批人

审批时间

*

YG001

业务部

病假

急性肠胃炎

2024-03-20

诊断证明（附件）

2024-03-20

已通过

张经理

2024-03-20

*

YG004

行政部

补卡

打卡机故障

2024-03-10（上班）

维修记录（附件）

2024-03-10

已驳回

李主管

2024-03-10

驳回原因：未在异常发生后1个工作日内提交申请

表3：员工考勤档案表

员工编号

姓名

入职日期

岗位

考勤规则（上班/下班）

联系方式（脱