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高校档案管理实务与考核标准

高校档案作为高等院校办学历史的原始记录，是学校各项工作的有机组成部分，也是衡量一所高校管理水平和办学质量的重要标尺。科学规范的档案管理，对于维护学校历史真实面貌、保障教学科研活动有序开展、提升治理能力现代化具有不可替代的作用。本文旨在结合当前高校档案工作的实际需求，探讨档案管理的实务要点与考核标准，以期为相关工作提供有益参考。

一、高校档案管理的重要性与核心原则

高校档案涵盖了从学校建立、发展、变迁到教学、科研、管理、服务等各个方面的珍贵信息，其重要性体现在：它是学校历史记忆的载体，是决策参考的依据，是教学科研的基石，是师生权益的凭证，更是校园文化传承与创新的源泉。

做好高校档案管理，必须坚持以下核心原则：

*依法治档原则：严格遵守国家及地方关于档案工作的法律法规，确保档案管理工作的合法性与规范性。

*统一领导、分级管理原则：在学校统一领导下，明确各部门档案工作职责，形成齐抓共管的工作格局。

*完整准确系统原则：确保档案材料的收集齐全、内容真实、数据准确、体系完整，能够客观反映学校各项活动的全貌。

*安全保密原则：将档案安全置于首位，建立健全保密制度，严防档案失泄密事件发生，保障档案实体与信息安全。

*服务利用原则：在确保安全的前提下，积极开发档案信息资源，为学校发展、师生需求及社会利用提供高效服务。

二、高校档案管理实务操作要点

高校档案管理实务涉及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等多个环节，每个环节都有其特定的操作规范和要求。

（一）档案的收集与归档

档案收集是档案工作的起点，其质量直接影响后续工作。

1.明确归档范围与分工：依据国家及行业标准，结合学校实际，制定详细的《档案归档范围与保管期限表》，明确各职能部门、教学单位及个人在档案形成和移交中的责任。

2.规范归档时间：对于常规性文件材料，应在办理完毕后的规定时限内整理归档；对于专项工作、重大活动形成的档案，应在工作结束后及时归档；对于教学科研档案，应在项目结题或成果鉴定后归档。

3.确保归档质量：归档材料应齐全完整、手续完备、书写规范（宜用耐久性书写材料）、字迹清晰。复印件须注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

（二）档案的整理与编目

整理与编目是使档案系统化、条理化，便于管理和利用的关键环节。

1.分类方案：应遵循档案形成的规律，结合学校特点，采用科学的分类方法，如年度分类法、机构分类法、问题分类法或其组合。高校档案通常按《高等学校档案管理办法》规定的十大类（党群、行政、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会）进行一级分类，再根据需要细分。

2.案卷排列与编号：在分类的基础上，对案卷进行系统排列，并赋予唯一的档号。档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性和可扩展性原则。

3.著录与编目：按照国家档案著录规则，对档案的主题内容、形式特征等进行准确描述，形成条目，并编制案卷目录、卷内文件目录等检索工具，同时积极推进档案著录的数字化。

（三）档案的保管与保护

档案保管的目的是延长档案寿命，确保其安全。

1.库房管理：档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“九防”措施。保持适宜的温湿度（温度14-24℃，相对湿度45-60%）。

2.日常维护：定期对档案进行检查，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。规范档案出入库登记手续。

3.特殊载体档案保管：对照片、录音录像、磁盘、光盘等特殊载体档案，应按照其特性采取专门的保管措施，如恒温恒湿、防磁、避光等，并注意定期备份和转存。

（四）档案的鉴定与销毁

档案鉴定主要是对档案的价值进行评估，确定其保管期限，并对已到保管期限的档案进行处置。

1.定期鉴定：成立档案鉴定小组，按照《档案保管期限表》，对已到保管期限的档案进行认真鉴定。

2.销毁程序：对鉴定后确无保存价值的档案，应按照规定的程序报经批准后进行销毁，并做好销毁记录，严禁个人私自销毁档案。

（五）档案的利用与服务

档案利用是档案工作的最终目的，也是检验档案工作成效的重要标准。

1.利用制度：建立健全档案利用制度，明确利用范围、方式、手续和保密要求。

2.提供利用：根据利用者的合理需求，通过查阅、复制、摘录、借阅等方式提供服务。对于涉密档案和敏感信息，应严格按照保密规定执行。

3.利用反馈：重视利用效果的收集与反馈，不断改进服务方式，提升服务质量。

（六）档案的数字化转型

推进档案数字化是提升档案管理现代化水平的必然趋势。

1.数字化规划：制定档案数字化工作规划和实施方案，明确数字化范围、标准、进度和保障措施。

2.数字化加工：对传统载体档案进行规范