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采购管理全流程标准指南

一、引言

采购管理是企业运营的核心环节，直接影响成本控制、供应链效率及产品质量。本指南旨在规范采购全流程操作，明确各环节职责与标准，保证采购活动合规、高效、透明，适用于企业内所有部门及采购相关人员。

二、采购需求管理阶段

（一）环节概述

本阶段聚焦采购需求的合理性与合规性，从需求提出到最终确认，保证采购活动源于实际业务且符合预算与规划要求。适用于生产、行政、研发等所有需采购物资或服务的部门。

（二）操作步骤

需求发起

需求部门根据业务计划（如生产计划、项目需求、日常运营等），填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额等关键信息。

需求部门负责人对需求的必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

需求审核

采购部门收到需求后，重点审核：

（1）需求是否符合公司战略及年度采购计划；

（2）预算是否在部门额度内，超预算需求是否已履行预算调整流程；

（3）规格参数是否明确，是否存在可替代的通用型号以降低成本。

审核通过后，采购部门在《采购需求申请表》中签署意见；若不通过，需反馈需求部门修改并重新提交。

需求确认与分类

采购部门与需求部门沟通确认最终需求细节，明确采购品类（如原材料、办公用品、服务外包等）。

根据采购金额、品类复杂度等，将需求分为常规采购（小额、标准化物资）和专项采购（大额、定制化项目），匹配后续采购流程。

（三）相关模板

表1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

申请编号

物资/服务名称

规格型号

单位

用途说明

期望交付时间

预算金额

需求部门负责人签字

采购部门审核意见

备注（如技术参数、特殊要求等）

（四）关键注意事项

需求描述需清晰、具体，避免“一批办公用品”“类似设备”等模糊表述，防止采购偏差；

紧急采购需求需在申请表中注明“紧急”及原因，同时抄送部门负责人及采购负责人，保证优先处理；

预算内需求原则上不得拆分以规避审批流程，超预算需求需提前提交《预算调整申请表》。

三、供应商寻源与评估阶段

（一）环节概述

本阶段旨在通过科学寻源与严格评估，筛选出符合资质、性价比优、服务可靠的供应商，为采购执行奠定基础。适用于所有首次合作供应商引入及现有供应商续用评估。

（二）操作步骤

寻源渠道拓展

根据采购品类特点，选择合适的寻源渠道：

（1）常规物资：通过合格供应商库、行业展会、电商平台（如京东企业购、巴巴企业站）等公开渠道筛选；

（2）定制化项目：通过行业协会推荐、客户转介绍、定向邀请等方式接触潜在供应商；

（3）大额采购：采用公开招标方式，在指定媒体发布招标公告。

供应商资质初审

采购部门向潜在供应商索取《供应商资质表》，重点审核：

（1）营业执照、税务登记证、相关行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械经营许可证等）；

（2）生产/经营资质（如ISO9001质量体系认证、环境体系认证等）；

（3）类似项目业绩（需提供合同复印件或客户评价）。

资质不满足要求的供应商直接淘汰，进入下一轮技术及商务评估的供应商不少于3家（紧急采购可不少于2家）。

现场考察与综合评估

对资质初审通过的供应商，组织跨部门考察小组（含采购、技术、质量、财务人员），实地考察生产/经营场所、设备配置、质量控制流程等，填写《供应商现场考察记录表》。

采用“评分制”综合评估：

评估维度

权重

评分标准（示例）

技术能力

30%

满足需求程度（10分）、研发实力（10分）、工艺水平（10分）

价格竞争力

25%

低于市场均价5%以上（10分）、持平（5分）、高于5%以下（0分）

质量保障

20%

质检体系完善度（10分）、不良率控制（10分）

交付能力

15%

交期准时率（10分）、应急响应速度（5分）

资信与售后

10%

财务状况（5分）、售后承诺（5分）

按得分高低排序，确定候选供应商名单，报采购负责人及分管领导审批。

（三）相关模板

表2：供应商资质表

供应商名称

统一社会信用代码

成立时间

注册资本

主营业务

相关资质证书名称

证书编号

发证机关

联系人

联系电话

地址

类似业绩（可附合同复印件）

表3：供应商现场考察记录表

考察日期

考察人员

考察地点

供应商陪同人

考察内容（生产设备、工艺流程、质量控制、仓储管理等）

优势评估

风险点

考察结论（合格/不合格/建议改进）

（四）关键注意事项

供应商资质资料需加盖公章原件，复印件需注明“与原件一致”及供应商盖章；

现场考察需留存照片、视频等影像资料，保证考察过程可追溯；

与供应商存在关联关系（如同一实际控制人、亲属关系等）的，需主动申明并回避评审。

四、采购执行与合同签订阶段

（一）环节概述

本阶段基于确定的供应商，通过询价、比价或招标方式确定最终合作方案，并签订正式采购合同，明确双方权利义务。适用于所有已确认供应商的