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人事档案管理与员工信息安全制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司人事档案管理工作，保障员工信息的真实、完整、安全与合规使用，维护公司与员工的合法权益，依据国家相关法律法规及公司内部管理要求，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门所有在职、离职、退休等各类人员的人事档案管理及员工信息安全保护工作。

（三）基本原则

人事档案管理与员工信息安全工作遵循以下原则：

1.真实性原则：档案材料及信息必须真实、准确、完整，与实际情况相符。

2.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规及公司保密规定，确保员工信息不泄露。

3.合规性原则：档案的建立、收集、保管、利用、转移和销毁等环节均需符合国家相关法律法规及行业规范。

4.安全性原则：采取有效措施保障档案实体与信息数据的安全，防止丢失、损坏、篡改。

5.便捷性原则：在确保安全保密的前提下，为公司合理的管理决策和员工正当需求提供档案信息服务。

二、人事档案内容

（一）档案构成

人事档案应包含但不限于员工以下信息材料：

1.个人基本信息材料：如履历、身份证明、学历学位证明、职业资格证书等；

2.录用与聘用材料：如录用审批表、聘用合同、岗位变动记录等；

3.考核与奖惩材料：如年度考核登记表、奖惩决定及相关材料等；

4.薪酬与福利材料：如薪酬调整记录、社保公积金缴纳记录等；

5.培训与发展材料：如培训记录、职业发展规划等；

6.其他有参考价值的材料：如重要家庭成员信息、紧急联系人信息等（需员工本人确认提供）。

（二）材料收集与审核

人力资源部门负责及时、准确收集员工各类档案材料。材料收集后，应由专人对其真实性、完整性和规范性进行审核，不符合要求的材料应退回或要求补充完善。

三、人事档案日常管理

（一）档案建立与接收

1.员工入职后，人力资源部门应在规定时限内为其建立人事档案。

2.接收外部转入档案时，应认真核对档案材料的完整性和密封性，核对无误后办理接收登记手续。

（二）档案登记与整理

1.档案应按照统一的标准进行分类、编号、登记，建立档案目录。

2.档案材料应定期整理，做到目录清晰、装订整齐、便于查阅。对于新增材料，应及时归档并更新档案目录。

（三）档案保管

1.档案应存放在专用的档案柜或档案库房内，具备防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防光、防尘等条件。

2.电子档案应存储在公司指定的安全服务器或存储介质中，采取加密等安全保护措施。

（四）档案查阅与借阅

1.查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定，履行审批手续。

2.因工作需要借阅档案时，需经相关负责人批准，明确借阅期限，并办理借阅登记手续。档案借阅人应妥善保管档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。

3.档案一般不得带出档案保管场所。确因特殊情况需要带出的，须经公司分管领导批准，并限期归还。

4.严禁任何组织或个人私自查阅、复制、摘抄、拍摄、传播档案内容。

（五）档案复制与摘录

1.因工作确需复制或摘录档案内容的，须经人力资源部门负责人批准，并由档案管理员负责复制、摘录，复制件应加盖档案证明章。

2.复制、摘录的材料与原件具有同等效力，但不得用于非法目的。

（六）档案转递与移交

1.员工离职、调动或因其他原因需要转出档案时，人力资源部门应在规定时限内将其人事档案按规定转递至新的档案接收单位。

2.档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递。

3.档案管理人员工作变动时，应办理档案交接手续，详细核对档案数量及状况，确保档案完整无误。

（七）档案销毁

1.对于已超过规定保存年限且无继续保存价值的档案，应按照国家相关规定及公司档案销毁程序进行处理。

2.档案销毁前，应由人力资源部门提出销毁意见，报公司分管领导批准后，由两人以上负责监销，并做好销毁记录。电子档案的销毁应确保数据彻底清除，无法恢复。

四、员工信息安全管理

（一）信息安全管理

1.人事档案信息（包括纸质档案和电子数据）均属于公司核心机密信息，任何部门和个人不得擅自泄露、传播。

2.存储电子档案的计算机及信息系统应设置严格的访问权限和密码保护，定期进行安全检查和病毒查杀。

3.纸质档案的复印、扫描应严格控制，复印件、扫描件应视同原件管理，使用后及时销毁或归档。

（二）保密要求

1.所有接触人事档案的人员必须签订保密协议，严格遵守保密纪律。

2.严禁在非工作场合谈论、传播档案信息，严禁使用非公司指定的存储介质和通讯工具处理、传输档案信息。

3.档案管理系统的登录密码应定期更换，且不得告知他人。

（三）信息使用规范

1.档案信息的使用仅限于公司内部管理、决策、人力资源规划等合法工作目的。

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