人事招聘及档案管理模板.docVIP

人事招聘及档案管理通用工具模板

一、适用场景与业务价值

二、标准化操作流程

（一）招聘管理流程

招聘需求确认

用人部门根据业务发展需要，填写《招聘需求申请表》，明确岗位名称、招聘人数、岗位职责、任职要求（学历、经验、技能等）、期望到岗时间及薪酬范围。

HR部门审核需求的合理性（如编制匹配度、岗位价值），与用人部门沟通确认后，报分管领导审批。审批通过后，启动招聘流程。

简历筛选与初筛

HR通过招聘平台、内部推荐、猎头合作等渠道收集简历，根据《招聘需求申请表》中的“任职要求”进行初步筛选，重点关注学历、工作经历、核心技能匹配度。

筛选后形成《候选人初筛记录表》，标记“推荐进入面试”“待观察”“不推荐”三类结果，对“推荐进入面试”的候选人，3个工作日内联系沟通面试安排。

面试组织与评估

面试分初试、复试（部分岗位含终试）：初试由HR部门进行，重点考察沟通能力、求职动机及稳定性；复试由用人部门负责人及分管领导进行，重点评估专业能力、岗位匹配度及团队协作潜力。

面试官需填写《面试评估表》，对候选人的“专业能力”“沟通表达”“逻辑思维”“发展潜力”等维度进行1-5分评分（5分为最高），并给出明确录用建议（“优先录用”“备选录用”“不录用”）。

录用决策与入职安排

HR汇总各面试官评估意见，结合岗位需求确定录用候选人，经分管领导审批后，发放《录用通知书》（明确岗位、薪酬、入职时间、需携带材料）。

候选人确认接受录用后，HR协调办理入职手续，提前准备劳动合同、员工手册、工牌等材料，并通知行政部门安排工位、设备等。

入职跟进与试用期管理

新员工入职当天，HR引导办理信息登记、合同签订、社保公积金开户等手续，发放《员工手册》并组织入职培训（公司文化、规章制度、岗位流程）。

试用期内，用人部门需填写《试用期考核表》，对新员工的工作表现、任务完成情况进行评估，HR根据考核结果办理转正或离职手续。

（二）档案管理流程

档案建立

员工入职后1个工作日内，HR收集以下材料，建立电子+纸质双档案：

必备材料：《员工信息登记表》、证件号码复印件、学历/学位证书复印件、离职证明（如有）、体检报告；

参考材料：职业资格证书、获奖证书、背景调查报告（如有）。

电子档案按“部门-姓名-入职日期”规则分类存储，纸质档案装入统一档案袋，标注“档案编号”（格式：部门代码-入职年份-序号，如“HR-2024-001”）。

日常维护与更新

员工信息变更（如联系方式、岗位调整、学历提升、婚姻状况等）时，员工需提交《信息变更申请表》，HR在2个工作日内更新档案，并在《档案变更记录表》中注明变更日期、内容及原因。

每年度末，HR对档案进行全面梳理，补充年度考核结果、培训记录、奖惩情况等材料，保证档案内容与员工实际情况一致。

档案查询与借阅

内部因工作需要查询档案的，需填写《档案查询申请表》，经部门负责人及HR负责人审批后，由档案管理员协助查询（电子档案提供权限查看，纸质档案现场查阅）。

外部单位（如司法机关）依法调取档案的，需持单位介绍信及有效证件，经公司分管领导审批后，档案管理员配合提供复印件并加盖公章，原件不予外借。

离职档案归档

员工办理离职手续时，HR收回《离职证明》，核对档案材料完整性，将离职原因、离职日期、工作交接记录等信息录入档案。

离职档案按“离职员工-姓名-离职日期”分类存放，电子档案标记“已离职”状态，纸质档案移交至指定档案室保管，保管期限按国家及公司规定执行（通常在职期间档案永久保存，离职后保存2-5年）。

三、核心工具表单

（一）招聘需求申请表

序号

项目

内容要求

1

需求部门

如“市场部”“技术部”

2

岗位名称

如“新媒体运营”“Java开发工程师”

3

招聘人数

数字（如“1”“2”）

4

岗位职责

简明列出核心工作内容（如“负责公众号内容策划与运营”“参与产品功能开发”）

5

任职要求

学历（如“本科及以上”）、经验（如“3年以上相关工作经验”）、技能（如“熟练使用PS”）

6

期望到岗时间

如“2024年X月X日”

7

薪酬范围

如“8K-12K/月”（税前/税后注明）

8

需求部门负责人签字

9

HR审核意见

10

分管领导审批意见

11

申请日期

年/月/日

（二）面试评估表

候选人姓名（*）

性别

年龄

应聘岗位

学历

工作年限

评估维度

评分（1-5分）

评语说明（简要描述理由）

专业能力

沟通表达

岗位匹配度

团队协作潜力

发展潜力

综合评价

□优先录用□备选录用□不录用

面试官签字：日期：年/月/日

（三）员工信息登记表

基本信息

姓名（*）

性别

出生日期

民族

政治面貌

婚姻状况

联系方式

联系方式

现居住地址（详细至区县）

电子邮箱（可选）

学历背景

最高学历

毕业院校

所学专业

毕业时间

学制

工作经历

起止时间

原单位名