企业文档管理规范与归档模板.docVIP

企业文档管理规范与归档模板

一、适用范围与典型场景

企业制度类文件（如管理制度、流程规范）的发布与归档；

合同类文档（如采购合同、合作协议）的签订与存档；

项目类资料（如项目计划、验收报告、会议纪要）的全周期管理；

日常办公文档（如通知、报告、函件）的整理与追溯。

二、标准化操作流程

1.文档创建与初审

创建要求：文档需明确标题、编号（暂定）、版本号（初始为V1.0）、创建部门、创建人及日期；内容需逻辑清晰、数据准确，符合企业相关规范（如格式统一为标题二号黑体、小四宋体、行距1.5倍）。

初审职责：由创建部门负责人或指定人员（如*主管）对文档内容完整性、格式规范性进行审核，重点检查是否存在错漏、表述歧义等问题，审核通过后进入下一环节，不通过则退回修改并记录修改原因。

2.文档审核与定稿

审核流程：根据文档重要性分级审核，一般文档需经部门负责人（经理）审批；重要文档（如制度、合同）需增加分管领导（总监）或法务部门审核；涉密文档需经企业保密委员会（由*主任牵头）审批。

审核要点：合规性（是否符合法律法规及企业制度）、准确性（数据、条款是否无误）、可执行性（流程是否清晰、责任是否明确）。审核人需在《文档审批表》中签署意见并注明日期，审核通过后正式定稿。

3.文档编号与登记

编号规则：采用“企业简称-部门代码-文档类型代码-年份-流水号”格式（示例：“-RS-ZD-2024-001”，其中“”为企业简称，“RS”为人力资源部，“ZD”为制度文件，“2024”为年份，“001”为流水号）。编号由行政部或档案管理员统一编制，避免重复或遗漏。

登记备案：定稿后，创建人需在《文档管理台账》中登记文档名称、编号、版本、创建部门、审核人、生效日期等信息，同步更新电子文档管理系统（如指定服务器路径或云盘目录）。

4.文档存储与分类

电子存储：电子文档按“部门-文档类型-年份”分类存放，命名格式为“编号-文档名称-版本”（示例：“-RS-ZD-2024-001-员工考勤管理制度-V1.0”）；重要电子文档需加密存储，访问权限仅开放给相关部门负责人及档案管理员。

纸质存储：纸质文档需打印清晰、装订整齐，按编号顺序存放于指定档案柜；档案柜外张贴标签，注明部门、文档类型及年份范围；涉密纸质文档需锁入专用保险柜，由专人保管。

5.文档归档与移交

归档范围：已完成审批、具有长期保存价值的文档，包括但不限于制度文件、合同、项目验收报告、年度总结等；临时性、参考性文档（如草稿、会议通知）无需归档，保存期限不超过1年。

归档流程：

年度归档：每年12月底前，各部门整理本年度需归档文档，填写《文档归档清单》，经部门负责人（*经理）审核后，移交至档案管理员；

即时归档：重要项目结束后1周内，项目负责人（*项目负责人）需整理项目全周期资料，完成归档移交；

交接确认：档案管理员核对文档数量、编号及完整性无误后，双方在《文档归档交接单》上签字确认，档案管理员将文档录入《归档文档总台账》。

6.文档借阅与使用

借阅申请：借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明文档名称、编号、借阅事由、借阅期限及用途，经所在部门负责人（*主管）审批后，提交档案管理员。

借阅管理：

一般文档借阅期限不超过7个工作日，到期需归还；如需续借，需提前3天重新申请；

涉密文档借阅需经分管领导（*总监）审批，借阅时需在档案管理员现场监督下使用，严禁复制、拍照；

借阅期间文档需保持完好，如有损坏或丢失，借阅人需承担相应责任。

7.文档销毁与清理

销毁范围：超过保存期限（如合同到期后10年、制度文件更新后旧版保存3年）、无保存价值的文档，或经鉴定确认失效的文档。

销毁流程：

部门提出销毁申请，填写《文档销毁申请表》，注明文档清单、销毁原因及保存期限；

档案管理员审核后，报分管领导（*总监）审批；

销毁时需由2人以上（档案管理员+部门代表）监销，保证文档无法恢复；

销毁完成后，监销人签字确认，档案管理员在《文档销毁台账》中记录销毁时间、文档清单及监销人信息。

三、核心模板与填写说明

模板1：《文档审批表》

字段

填写说明

文档名称

简明扼要，体现文档核心内容（如“员工考勤管理制度”）

文档编号

由编号部门填写，按“编号规则”编制（暂空，定稿后填写）

文档类型

勾选“制度/合同/项目/报告/其他”

创建部门

填写文档所属部门（如“人力资源部”）

创建日期

文档初稿完成日期（格式：YYYY-MM-DD）

起草人

文档主要编写人姓名（*）

审核人意见

部门负责人审核意见，需明确“同意通过”“退回修改”及修改理由，签字并注明日期

审批人意见

分管领导/法务/保密委员会审批意见，同上

备注

其他需说明事项（如“需补充2023年考勤数据”）

模板2：《文档归档清单》

归档日期

文档名称

文档编号

版本

页数

归档部