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项目管理实训案例及任务书

一、引言

项目管理作为现代企业运营的核心能力之一，其价值已得到广泛认同。理论知识的学习为我们奠定了基础，而将这些知识应用于实践，在模拟或真实的项目环境中亲身体验项目的全生命周期管理，则是提升项目管理技能、培养解决复杂问题能力的关键环节。本项目管理实训案例及任务书，旨在通过一个贴近实际的“企业内部协同办公系统升级项目”，引导学员系统性地实践项目管理的核心流程与方法，深刻理解项目各要素间的制衡关系，并在团队协作中提升沟通、协调与领导能力。

二、项目实训案例背景

（一）项目名称

企业内部协同办公系统升级项目（以下简称“协办公系统升级项目”）

（二）项目背景与目标

某中型科技企业（员工规模约三百人）当前使用的内部协同办公系统已投入使用多年，主要功能包括邮件收发、简单文档共享及基础日程安排。随着业务的拓展和远程办公需求的增加，现有系统在用户体验、功能完整性（如缺乏高效的任务管理、在线会议、移动办公支持、与其他业务系统数据对接能力）以及系统稳定性方面均已无法满足员工日常工作及企业管理需求。员工对此抱怨颇多，一定程度上影响了工作效率。

为解决上述问题，提升内部协作效率与管理水平，公司管理层决定启动“协办公系统升级项目”。项目目标是在规定时间和预算内，完成一套功能更完善、用户体验更佳、安全稳定的新一代协同办公系统的选型、部署、数据迁移、用户培训及上线推广工作，确保新系统能够无缝支持公司当前及未来一段时间内的协同办公需求。

（三）项目主要干系人

*项目经理：负责项目的整体规划、执行、监控与收尾，对项目成功负总责。（由实训学员担任或分组担任核心角色）

*项目发起人/公司管理层：提供项目资金支持，明确项目战略方向，审批关键决策。

*IT部门：提供技术支持，负责系统部署、集成、数据迁移、安全测试及后期运维交接。

*各业务部门代表（如行政部、人力资源部、财务部、研发部、市场部）：提出具体业务需求，参与需求评审、系统测试和用户验收。

*最终用户（全体员工）：新系统的使用者，其满意度是项目成功的重要衡量标准。

*潜在系统供应商：提供协同办公系统软件及相关技术服务。

（四）项目初步约束条件

*时间：期望项目能在四个月内完成并上线。

*成本：项目预算（包括软件采购/授权、实施服务、可能的定制开发等）初步设定在一个可控范围内，需在详细规划后进一步确认。

*范围：核心功能需覆盖文档协作与管理、任务与项目管理、即时通讯、在线会议、移动应用、与至少两个核心业务系统（如CRM或ERP，可模拟）的基础数据对接。

三、项目实训任务书

（一）实训目标

1.掌握项目启动、规划、执行、监控和收尾五个过程组的核心管理方法与工具。

2.能够制定完整的项目管理计划（或关键子计划，如范围、进度、成本、风险计划）。

3.提升在项目环境中识别问题、分析问题并提出解决方案的能力。

4.增强团队协作、沟通协调及冲突管理能力。

5.培养项目管理的实践思维和职业素养。

（二）实训角色与组织

*建议将学员划分为若干项目小组，每组4-6人。

*每组模拟一个完整的项目团队，可轮流扮演或分配项目经理、需求分析师、计划工程师、风险管理员、质量管理员等角色，确保每位学员都能深度参与至少一个核心管理过程。

*教师或资深项目管理者担任项目导师，提供指导、答疑和过程点评。

（三）核心任务与阶段划分

阶段一：项目启动（预计1.5周）

1.任务1.1：制定项目章程

*内容：基于案例背景，明确项目正式授权，阐述项目目的、项目目标、主要干系人、初步范围、主要风险、总体里程碑计划、项目经理任命及其权限。

*交付物：项目章程草案。

2.任务1.2：识别与分析干系人

*内容：列出所有可能的项目干系人，分析其在项目中的利益、影响力、期望及需求，并制定初步的干系人管理策略。

*交付物：干系人登记册及干系人管理策略矩阵。

3.任务1.3：召开项目启动会议

*内容：组织项目启动会，向核心干系人介绍项目目标、范围、初步计划、团队构成及各自职责，获取干系人承诺与支持。

*交付物：会议纪要。

阶段二：项目规划（预计3周）

1.任务2.1：收集与定义项目需求

*内容：设计需求调研问卷或访谈提纲，对IT部门及各业务部门代表进行需求调研，整理并分析需求，形成详细的需求说明书。

*交付物：需求调研问卷/访谈提纲、需求说明书（含优先级）。

2.任务2.2：制定项目范围说明书

*内容：基于已收集的需求，明确项目的可交付成果、主要功能模块、验收标准，以及项目不包含的内容（范围边界）。

*交付物：项目范围说明书。

3.任务2.3：创建工作分解结构（WBS）

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