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合同审批标准化流程管理工具

一、适用业务场景与对象

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在日常业务中开展的标准化合同审批管理，具体包括但不限于：采购合同（原材料、设备、服务等）、销售合同（产品、服务交付）、服务外包合同（技术开发、咨询、运维）、租赁合同（场地、设备）、劳动合同（批量入职）等需多部门协同审批的合同类型。通过标准化流程，可解决合同审批过程中职责不清、流程冗长、风险遗漏等问题，保证合同签订的合规性、效率性及可追溯性。

二、标准化操作流程详解

合同审批标准化流程分为需求发起→合同起草→部门初审→法务审核→财务审核→管理层审批→用印与签署→归档与跟踪共8个环节，各环节责任主体、操作内容及输出成果

1.需求发起与合同申请

责任主体：业务部门经办人（*）

操作内容：

（1）业务部门根据业务需求（如采购需求、合作需求等），明确合同相对方（合作方名称、主体资格信息）、合同标的（物品/服务名称、规格、数量）、核心条款（金额、履行期限、付款方式、违约责任等）；

（2）填写《合同审批申请表》（见模板1），附上业务需求说明、合作方资质文件（营业执照、授权委托书等）、相关支撑材料（如报价单、技术协议、过往合作记录等），提交至部门负责人初审。

输出成果：《合同审批申请表》及附件材料（电子版+纸质版）。

2.合同起草与内部校对

责任主体：业务部门经办人（）、部门负责人（）

操作内容：

（1）业务部门经办人根据《合同审批申请表》内容，参照公司《合同模板库》（如采购合同模板、服务合同模板等）起草合同文本，保证合同要素完整（双方主体信息、标的、数量、质量、价款/报酬、履行期限/地点/方式、违约责任、争议解决方式等）；

（2）部门负责人对合同的业务合规性（是否符合公司业务规划、预算范围）、条款合理性（如价格、交付周期是否匹配市场行情）进行内部校对，确认无误后提交至法务部门。

输出成果：合同草案（带修订痕迹版）、部门负责人签字的《合同审批申请表》。

3.法务审核与风险把控

责任主体：法务专员（）、法务负责人（）

操作内容：

（1）法务专员重点审核合同的法律合规性，包括：

主体资格：合作方是否为合法存续企业，授权代理人是否具备有效授权；

条款合法性：是否存在“霸王条款”、违反法律法规的约定（如“争议解决方式”不符合公司规定）；

权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理、可执行；

关键风险点：知识产权归属、保密条款、不可抗力等是否约定清晰。

（2）法务专员对合同提出修订意见，业务部门根据意见修改后，法务负责人最终审核并签字确认，通过后提交财务部门。

输出成果：法务审核意见表（见模板2）、经法务确认的合同修订版。

4.财务审核与资金安排

责任主体：财务专员（）、财务负责人（）

操作内容：

（1）财务专员重点审核合同的资金相关条款，包括：

价格合理性：价款是否与市场价格、预算匹配，是否存在虚高报价；

付款方式：分期付款的节点是否符合业务节奏，预付款比例是否超公司规定（如一般不超过30%）；

税费承担：是否明确税费种类及承担方，是否符合税法规定；

资金安排：是否纳入年度/季度预算，超预算合同是否已履行预算调整流程。

（2）财务负责人对审核意见进行复核，确认资金安排可行后签字，通过后提交至对应管理层审批。

输出成果：财务审核意见表（见模板3）、经财务确认的合同终版。

5.管理层审批与权限确认

责任主体：分管领导（）、总经理/董事长（）

操作内容：

（1）根据合同金额及类型，匹配审批权限（如：金额≤10万元，分管领导审批；10万元＜金额≤50万元，总经理审批；金额＞50万元，需提交董事会审批）；

（2）管理层重点审核合同的战略匹配性（是否符合公司年度经营目标）、资源协调性（是否涉及人力、物力、跨部门协作）及重大风险（如长期合作、大额合同的履约能力评估）；

（3）审批通过后，管理层在《合同审批申请表》中签署最终审批意见，流程流转至用印环节。

输出成果：管理层审批意见（书面/电子签批）、最终审批通过的合同文本。

6.用印管理与合同签署

责任主体：行政专员（）、授权签署人（）

操作内容：

（1）行政专员核对审批流程完整性（所有审核环节均已完成且意见为“同意”），确认合同文本与审批版本一致；

（2）填写《用印申请表》（见模板4），注明合同编号、用印份数、签署人等信息，加盖公司合同专用章（或公章），原则上“一章一用”，严禁超范围用印；

（3）授权签署人（如法定代表人、总经理授权人）与合作方正式签署合同，保证双方签字/盖章清晰、日期一致，签署后保留正本2份（双方各执1份），副本若干份（业务、财务、法务、行政各存档1份）。

输出成果：签署完成的合同正本、副本，《用印申请表》存档。

7.归档与全生命周期跟踪

责任主体：行政专员（）、业务部门经办人（）

操作