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采购管理与供应商评价工具模板

一、适用范围与应用场景

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门，用于规范供应商全生命周期管理流程。具体应用场景包括：

新供应商准入：对拟合作供应商进行资质审核与初步评估；

现有供应商年度/季度绩效评价：定期对供应商履约能力、服务质量进行量化考核；

项目制供应商专项评价：针对特定采购项目（如大型设备采购、工程外包等）的供应商表现进行评估；

供应商分级分类管理：根据评价结果对供应商进行分级（战略级、优秀级、合格级、淘汰级），差异化制定合作策略。

二、采购管理与供应商评价全流程操作指引

（一）第一步：采购需求确认与标准化

操作目标：明确采购需求细节，为供应商筛选提供依据。

操作说明：

采购部门接收需求部门提交的《采购需求申请表》，需包含以下核心信息：采购物品/服务名称、规格型号、技术参数、数量、预算金额、交付时间、质量标准、使用场景等；

采购部门联合需求部门、质量部门对需求进行评审，保证技术指标清晰、预算合理，避免模糊描述（如“优质”“高效”等）；

确认无误后，输出《标准化采购需求说明书》，作为供应商寻源的依据。

输出成果：《标准化采购需求说明书》《采购需求评审记录表》。

（二）第二步：供应商寻源与初步筛选

操作目标：收集潜在供应商信息，建立初步候选名单。

操作说明：

根据采购需求类型，通过以下渠道寻源：

公开招标（适用于金额较大或标准化程度高的采购）；

邀请招标（适用于长期合作或有固定供应商池的采购）；

行业推荐/协会名录（适用于专业领域采购）；

供应商自荐（需结合资质审核）；

对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合要求的供应商（如经营范围不符、注册资本低于最低要求、存在重大负面记录等），形成《潜在供应商名录》。

输出成果：《潜在供应商名录》《供应商寻源记录表》。

（三）第三步：供应商资质审核与能力评估

操作目标：验证供应商合法性与履约能力，排除风险供应商。

操作说明：

资质审核：要求潜在供应商提供以下材料（加盖公章），并核查真实性：

营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一）；

相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备生产许可证等，根据行业要求）；

法定代表人身份证明及授权委托书（如委托他人办理）；

近三年类似项目合作业绩证明（如合同复印件、客户评价等）；

能力评估：通过资料审核与背景调查，评估供应商的生产/服务能力、财务状况（如资产负债率、现金流）、研发创新能力、质量保障体系等，填写《供应商资质审核表》。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商背景调查记录表》。

（四）第四步：现场考察与样品测试（必要时）

操作目标：实地验证供应商生产/服务条件，保证其具备持续履约能力。

操作说明：

现场考察：对通过资质审核的供应商，组织采购、质量、技术等部门进行现场考察，重点检查：

生产设备/服务设施的先进性与完好度；

生产流程的标准化程度（如是否执行5S管理、是否有关键工序控制点）；

质量检测设备与人员资质（如检测仪器是否校准、质检人员是否持证）；

环保、安全合规性（如是否通过环评、消防验收）；

样品测试：对于涉及产品质量的采购（如原材料、零部件），要求供应商提供样品，由质量部门按《标准化采购需求说明书》中的技术参数进行测试，出具《样品测试报告》。

输出成果：《供应商现场考察报告》《样品测试报告》。

（五）第五步：商务谈判与合同签订

操作目标：明确双方权利义务，建立合作契约关系。

操作说明：

采购部门与资质、能力均符合要求的供应商进行商务谈判，重点确定：价格（含调价机制）、付款方式（如预付款、到货款、质保金比例）、交付周期与地点、违约责任、质量异议处理流程、保密条款等；

谈判达成一致后，由法务部门审核《采购合同》，保证条款合法合规，双方签字盖章后生效。

输出成果：《采购合同》《商务谈判记录表》。

（六）第六步：供应商履约过程监控

操作目标：跟踪供应商交付情况，及时发觉并解决履约问题。

操作说明：

交付前：供应商需提前提交《发货计划表》（含批次、数量、物流信息），采购部门确认；

交付时：需求部门与质量部门共同对到货物资进行验收，核对数量、规格、外观，并按质量标准进行检验，填写《到货验收单》；

交付后：采购部门定期统计供应商交付及时率（如“实际交付时间/约定交付时间≤1天为及时”）、质量合格率（如“检验合格批次/总交付批次×100%”），记录《供应商履约记录表》。

输出成果：《发货计划表》《到货验收单》《供应商履约记录表》。

（七）第七步：供应商绩效评价

操作目标：量化供应商表现，为后续合作、分级或淘汰提供依据。

操作说明：

确定评价周期：根据采购类型设定，如战略供应商每季度评价1次，普通供应商每半年或每年评价1次；

制定评价维度与权重：可包含质量（30%