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合同协议标准审批签署管理流程

一、适用范围与业务场景

本流程适用于公司各类对外合同协议的审批、签署及后续管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、合作协议、租赁协议等标准商务文本（不涉及劳动合同、涉密协议等特殊类型）。

典型业务场景

供应商合作：采购部门与原材料供应商签订年度采购框架协议，明确供货周期、质量标准、付款条件等；

客户服务：市场部门与客户签订项目服务合同，约定服务范围、交付成果、验收标准及费用结算方式；

外部合作：研发部门与高校/科研机构签订技术开发合作协议，界定知识产权归属、研发分工及成果转化收益；

资产处置：行政部门与第三方签订固定资产租赁合同，约定租赁期限、租金标准、维修责任等条款。

二、全流程操作步骤详解

（一）合同发起与草拟

责任主体：业务部门（合同需求发起方）

操作内容：

需求部门明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合作核心条款（标的、数量、金额、履行期限、权利义务等），启动合同草拟工作；

参照公司《合同示范文本库》（如无示范文本，需保证条款完整、无歧义），使用标准模板起草合同，附件（如技术规格书、验收标准）需与主合同内容一致；

草拟完成后，发起人自查合同条款逻辑性、合规性及数据准确性（如金额大小写一致、违约责任对等等），形成《合同审批表》（附件1）初稿。

输出物：合同草案、《合同审批表》初稿、相关附件材料。

（二）部门内部审核

责任主体：业务部门负责人

操作内容：

业务部门负责人审核合同的业务必要性（是否符合部门年度计划、是否为公司战略所需）、条款可行性（如资源是否匹配、履约能力是否具备）；

重点审核合作方资质（如供应商需提供营业执照、相关行业资质证书复印件，客户需核查信用状况），保证合作方主体合法有效；

审核通过后，在《合同审批表》“部门审核意见”栏签署姓名及日期，并流转至下一环节（法务审核/财务审核，根据合同金额及重要性确定顺序，一般先业务后法务再财务）。

注意事项：若部门审核不通过，需明确修改意见并退回发起人调整，调整后重新提交审核。

（三）法务合规审核

责任主体：法务部（或指定合规岗）

操作内容：

法务部重点审核合同的法律合规性：

主体资格：合作方是否为依法设立并存续的企业，法定代表人/授权代表签字权限是否有效；

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规或公司规章制度的条款（如格式条款是否公平、知识产权归属是否清晰、违约责任是否明确）；

风险点识别：争议解决方式（约定管辖法院/仲裁机构是否明确）、保密条款、不可抗力条款、解除权约定等是否完善；

对审核中发觉的问题，法务部出具《合同审核意见书》（附件2），列明修改建议及法律风险提示；发起人根据意见调整合同，重大争议需与法务部沟通确认。

审核通过后，在《合同审批表》“法务审核意见”栏签署姓名及日期，流转至财务部门。

注意事项：涉及重大业务（如并购、投融资）或高风险条款（如无限连带责任），需邀请外部律师参与审核，并出具法律意见书。

（四）财务审核

责任主体：财务部

操作内容：

财务部重点审核合同的财务相关条款：

金额准确性：合同总价、分阶段付款金额、税费承担方式是否符合公司财务制度；

付款条件：付款节点是否与履约进度匹配（如预付款比例不超过30%，验收合格后支付尾款）；

成本效益：合同成本是否预算内，收益是否符合公司预期；

发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付条件；

审核通过后，在《合同审批表》“财务审核意见”栏签署姓名及日期；若存在财务风险（如付款条件不合理、成本超预算），需退回业务部门调整。

（五）管理层审批

责任主体：根据合同金额及重要性确定审批层级（示例）：

金额≤10万元：业务分管副总审批；

10万元＜金额≤50万元：总经理审批；

金额＞50万元：总经理办公会/董事会审批。

操作内容：

审批人审核合同的必要性、整体条款合理性及对公司经营的影响，重点关注战略匹配度、资源投入及风险控制；

审批通过后，在《合同审批表》“管理层审批意见”栏签署姓名及日期；审批不通过时，需明确意见并终止流程。

（六）用印管理

责任主体：行政部（或指定用印岗）

操作内容：

业务部门凭已审批完成的《合同审批表》、合同最终文本及附件，提交《合同用印申请表》（附件3）；

行政部核对审批手续是否齐全（各环节审核人签字完整、用印申请与审批内容一致），确认无误后安排用印；

用印需遵循“骑缝盖印”原则（合同文本超过2页的），保证合同文本与附件、修改页（如有）均加盖公司公章或合同专用章（严禁用部门章或个人章代替）；

用印完成后，在《合同用印申请表》“用印记录”栏登记用印日期、份数及经办人，并返还合同文本给业务部门。

注意事项：用印前需保证合同文本与审批版本一致，严禁在空白合同或未审批文本上用印。

（七）签署与交付

责任主体：业务部门（牵头）、