文档管理归档流程模板文件分类与存储策略.docVIP

文档管理归档流程模板文件分类与存储策略指南

一、适用范围说明

多部门协作项目文档归档：如研发项目、市场活动、基建工程等跨部门协作过程中产生的合同、方案、报告、图纸等文件，需统一分类存储以保障项目全周期可追溯。

日常行政文件管理：包括人事档案（员工入职材料、考核记录）、财务凭证（报销单、预算表）、会议纪要、制度文件等常规行政文档的规范化归档。

合规审计与历史追溯：为应对外部审计（如税务、质量体系检查）或内部管理需求，对涉及法律效力、数据留存要求的文件（如合同、审计报告、许可证件）进行系统性整理与存储。

电子化转型过渡期管理：在纸质文档向数字化管理转型的过程中，对存量文档进行分类扫描、电子化存储及物理文档清理的流程规范。

二、标准化操作流程

（一）前期准备与规划

成立归档工作小组

明确小组负责人（如行政经理或档案管理员），成员包括各部门文档对接人、IT支持人员（若涉及电子存储）。

召开启动会议，确定归档范围、时间节点（如“2024年Q3完成所有2023年度文档归档”）及职责分工。

梳理现有文档资源

各部门提交《待归档文档清单》，包含文件名称、类型、形成时间、所属部门等基础信息。

工作小组对清单进行汇总，识别重复、冗余或已失效文档，提前清理（如过期的通知、草稿文件）。

制定分类与存储规则

参考国家《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）及行业特性，初步拟定文件分类维度（如“部门-职能-密级”）和存储介质要求（电子/物理）。

（二）文件分类标准制定

采用“一级分类+二级分类+三级细分”的多级分类法，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。

1.一级分类：按部门或业务领域划分

示例：行政部、财务部、研发部、市场部、人力资源部等，或按业务类型划分为“项目管理”“客户管理”“供应商管理”等。

2.二级分类：按文件职能或性质划分

示例（以行政部为例）：

制度类（含管理制度、流程规范、岗位职责）

会议类（含会议通知、纪要、决议）

资产类（含设备台账、采购合同、维保记录）

证照类（含营业执照、资质证书、许可证件）

3.三级细分：按文件格式或密级划分

示例（以“研发部-项目类-设计方案”为例）：

格式细分：PDF（最终版）、DOCX（修订版）、DWG（图纸）

密级细分：公开（内部共享）、内部（部门可见）、机密（仅项目负责人及高管可查）

（三）存储策略配置

根据文件类型、价值及使用频率，制定差异化存储方案，兼顾安全性与检索效率。

1.电子文档存储

存储位置：

公开文档：部署于企业内部服务器共享目录（如\server），按分类层级建立文件夹结构。

机密文档：加密存储于专用档案管理系统（如蓝凌、泛微），设置访问权限（如仅经理拥有“机密-研发部”文件夹的编辑权限）。

备份要求：

每日增量备份至异地服务器，每周全量备份至离线存储介质（如加密移动硬盘），备份数据保留3年以上。

命名规范：

格式为“分类编码-文件名-版本号-日期”，如“XZ-会议纪要-2023年度总结-V1.2。

2.纸质文档存储

物理介质：采用无酸档案盒、文件柜，标注清晰分类标签（如“行政部-会议类-2023年”）。

存储环境：档案室需配备防潮柜（湿度≤45%）、灭火器、温湿度计，远离水源、强光及易燃物。

特殊文件处理：图纸类文件可平铺存放于专用图柜，证书类文件建议过塑后立式存放，避免折叠损坏。

（四）归档执行与记录

文档整理与录入

纸质文档：清洁表面、去除金属夹，按分类顺序装入档案盒，填写《档案盒内文件清单》（含文件名称、页码、日期）。

电子文档：检查文件完整性（如PDF是否可正常打开），按命名规范重命名后至指定存储位置，电子归档记录。

填写归档登记表

使用《文档归档登记表》（详见模板工具部分），记录文件编号、名称、分类、存储位置、归档人、日期、保管期限等信息，保证每份文档均有唯一可追溯标识。

移交与审核

各部门对接人将整理好的文档（含纸质及电子版）提交至档案管理员*，双方共同核对《归档登记表》与实物/文件的一致性。

审核通过后，双方签字确认，档案管理员将登记表录入档案管理系统，更新文档状态为“已归档”。

（五）后续维护与优化

定期检查与更新

每季度对存储环境（纸质档案室）及电子备份系统进行检查，记录温湿度、备份完整性，发觉问题及时整改。

每年对保管期限届满的文档进行鉴定，对无保存价值的文档按规定销毁（如纸质文档碎纸处理，电子文档彻底删除并记录），对需延长保管期限的文档重新标注。

检索与调用管理

档案管理员定期更新档案管理系统的检索关键词（如项目名称、合同编号），保证员工可通过关键词快速定位文档。

建立文档调用审批流程：内部调用需填写《文档调用申请表》，经部门负责人审批；外部调用（如审计调阅）需经分管高管批准，并记录调用时间、用途、归还情况。