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2025年会议室使用管理办法

一、总则

为了加强公司会议室的有效管理，合理安排会议室的使用，提高会议室的使用效率，营造良好的会议环境，特制定本办法。本办法适用于公司内部各部门及员工使用公司所有会议室的管理。

二、会议室分类及基本信息

1.小型会议室

小型会议室一般可容纳5-15人，主要配备基本的会议桌椅、投影仪、音响设备和白板。适用于部门内部的小型会议、项目小组讨论会议等。公司共有[X]间小型会议室，分别位于[具体楼层及房间号]。

2.中型会议室

中型会议室可容纳16-30人，除了具备小型会议室的设备外，还配备高清大屏幕电视、视频会议系统等，方便进行远程会议和展示。公司共有[X]间中型会议室，分布在[具体楼层及房间号]。

3.大型会议室

大型会议室可容纳31人以上，拥有先进的灯光、音响、投影及舞台设备，主要用于公司全体会议、大型培训、重要客户接待等活动。公司共有[X]间大型会议室，位于[具体楼层及房间号]。

三、会议室使用申请流程

1.提前申请原则

为确保会议室的合理使用，所有会议需提前进行申请。小型会议室需提前[X]小时申请，中型会议室需提前[X]天申请，大型会议室需提前[X]天申请。特殊情况需临时使用会议室的，需经行政部门批准。

2.申请方式

员工可通过公司内部办公系统或向行政部门提交《会议室使用申请表》进行申请。申请表应包含会议主题、会议时间、参会人数、所需设备等信息。

3.审批流程

（1）申请人提交申请后，行政部门将根据会议室的使用情况进行审核。若申请时间与其他会议冲突，行政部门将与申请人协商调整会议时间。

（2）对于重要会议或大型活动的申请，行政部门需报公司领导审批，审批通过后方可使用。

4.申请结果反馈

行政部门在收到申请后的[X]个工作日内给予申请人反馈，告知申请是否通过。若申请通过，申请人将收到确认通知；若申请未通过，行政部门将说明原因。

四、会议室使用规范

1.遵守使用时间

会议需严格按照申请的时间进行，不得提前或延迟使用会议室。如需延长会议时间，需提前向行政部门提出申请，经批准后方可延长。

2.保持会议室整洁

（1）会议结束后，参会人员应自行清理会议桌上的垃圾和杂物，将桌椅归位。

（2）不得在会议室内吸烟、随地吐痰、乱扔垃圾等，保持会议室的整洁卫生。

3.爱护会议室设备

（1）使用会议室设备前，需熟悉设备的操作方法，按照正确的操作规程使用。如因操作不当造成设备损坏，需照价赔偿。

（2）不得随意拆卸、更改会议室设备的设置和线路。如需使用特殊设备或进行设备调试，需提前向行政部门申请，由专业人员进行操作。

4.维护会议秩序

（1）会议期间，应保持安静，不得大声喧哗、随意走动，以免影响其他会议的进行。

（2）禁止在会议室内进行与会议无关的活动，如玩游戏、看视频等。

5.安全注意事项

（1）会议室内禁止使用明火、大功率电器等，确保消防安全。

（2）注意用电安全，不得私拉乱接电线。

五、会议室设备管理

1.设备清单与检查

行政部门应建立会议室设备清单，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。每次会议结束后，行政人员需对设备进行检查，如发现设备损坏或异常，应及时记录并安排维修。

2.设备维修与保养

（1）当设备出现故障时，使用部门应及时向行政部门报告，行政部门将安排专业人员进行维修。

（2）定期对设备进行保养，如清洁投影仪镜头、检查音响设备音质等，延长设备的使用寿命。

3.设备更新与升级

行政部门应根据公司的发展和会议需求，定期评估会议室设备的性能和使用情况，及时提出设备更新和升级的建议，报公司领导审批。

六、特殊情况处理

1.紧急会议

如遇紧急情况需要临时使用会议室，可先使用会议室，并在使用后[X]小时内补办申请手续。

2.公司统一调配

公司因重要活动或紧急情况需要统一调配会议室时，各部门应积极配合，服从公司的安排。

3.外部单位使用

外部单位如需使用公司会议室，需经公司领导批准，并按照公司规定缴纳一定的费用。使用流程与公司内部使用流程相同。

七、监督与考核

1.监督机制

行政部门负责对会议室的使用情况进行监督检查，定期对会议室的卫生、设备使用等情况进行巡查。

2.考核制度

将会议室的使用情况纳入部门和员工的绩效考核范围。对于违反会议室使用规定的部门和员工，将给予相应的处罚；对于表现优秀的部门和员工，将给予表彰和奖励。

八、附则

1.本办法自2025年[具体日期]起施行，此前发布的相关规定同时废止。

2.本办法由公司行政部门负责解释和修订。在实际执行过程中，如遇问题或有更好的建议，可及时向行政部门反馈，以便不断完善本办法。

以下是对上述管理办法的详细说明：

一、总则

总则部分明确了制定本办法的目的是加强会议室管理、提高使用效率和营