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费用申请及报销流程标准作业手册

前言

为规范公司费用管理，保证费用支出的合规性、合理性及效益性，明确各部门及员工在费用申请与报销中的职责，提高流程效率，降低运营风险，特制定本手册。本手册适用于公司全体员工，涵盖日常工作中各类费用的申请与报销场景，旨在统一标准、简化流程、强化责任，为费用管理提供清晰指引。

一、适用范围与对象

（一）适用人员

公司全体正式员工、试用期员工及实习生（实习生报销需经部门负责人及人力资源部双重审批）。

（二）适用费用类型

日常办公费用：包括办公用品采购、打印复印、通讯费、物业费等；

差旅费用：包括员工因公出差的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等；

业务招待费用：包括接待客户、合作伙伴发生的餐费、礼品费、活动费等；

交通费用：包括员工公务用车、公共交通补贴、打车费等；

培训费用：包括员工参加外部培训、会议的报名费、资料费、差旅费等；

其他经公司批准的特殊费用：如市场调研费、项目招待费等。

（三）不适用范围

资本性支出（如设备采购、房屋租赁等，需走固定资产采购流程）；

员工个人消费（如私人购物、旅游等）；

未事先申请的超预算费用（特殊紧急情况除外，需补签审批）；

违反公司财务制度及国家法律法规的费用。

二、费用申请全流程指引

（一）申请发起：明确需求与预算

发起前提：费用发生前，申请人需确认费用是否符合公司规定及预算范围。若涉及大额支出（单笔超过5000元）或超预算费用，须提前提交《预算调整申请表》，经部门负责人及财务部审核通过后方可发起费用申请。

发起方式：通过公司OA系统“费用申请”模块发起（线下申请需填写纸质《费用申请单》，仅适用于OA系统故障等特殊情况）。

紧急情况处理：如因紧急业务需求需先发生费用后补申请，需电话告知部门负责人及财务部，并在费用发生后24小时内提交补申请，注明“紧急”及原因。

（二）填写申请单：完整准确录入信息

在OA系统中填写《费用申请单》时，需保证以下信息完整无误：

基础信息：申请人姓名（*某）、所属部门、申请日期、联系方式；

费用详情：费用类型（下拉选择对应类型，如“差旅费”“办公费”）、费用用途（简明说明事由，如“拜访客户洽谈合作”“采购部门办公用品”）、预算科目（根据财务部提供的预算科目表选择）、申请金额（大小写一致，精确到元）；

费用明细：按费用类型分项填写（如差旅费需注明出差地点、起止时间、人数；办公费需注明物品名称、规格、数量、单价），若涉及多人费用，需列明明细清单；

附件：相关支撑材料（如会议通知、报价单、行程单、客户邀请函等），保证附件清晰可辨。

（三）与提交凭证：保证附件合规

凭证类型要求：

办公费：需提供供应商报价单或采购合同；

差旅费：需提供出差审批单（通过OA系统提交）、行程单（机票/车票订单）；

业务招待费：需提供客户名单、招待事由说明（如“洽谈项目”）；

其他费用：根据财务部要求提供对应证明材料。

规范：附件需为PDF或JPG格式，单个文件不超过5MB，若附件较多需打包压缩并命名（如“2023年10月办公费采购附件”）。

提交路径：填写完成后，“提交”并选择审批流程（默认为“直属部门负责人→部门负责人→财务部”），系统将自动推送审批任务至审批人。

（四）审批流程：分级审核，权责清晰

费用申请审批实行分级负责制，审批人需在1个工作日内完成审批（紧急事项需4小时内响应）：

直属部门负责人审批：审核费用发生的必要性、预算合理性及明细真实性，确认是否符合部门工作计划；

部门负责人审批：审核费用是否符合公司整体战略及年度预算，跨部门费用需会签相关部门负责人；

财务部审批：审核费用合规性（如发票类型、预算额度、审批流程完整性）、金额准确性及附件完整性，对超预算或不符合规定的费用予以驳回并说明原因。

审批结果说明：

“通过”：申请进入报销环节，申请人可凭审批通过的申请单办理报销；

“驳回”：系统自动通知申请人，需修改后重新提交（驳回原因需由审批人注明）。

三、费用报销全流程指引

（一）报销发起：时限与材料准备

报销时限：费用发生后需在30天内提交报销申请（特殊情况需经部门负责人签字说明，最长不超过60天），逾期未报销视为自动放弃，特殊情况需经财务总监特批。

材料准备：

原始凭证：包括发票（需为合规增值税发票，抬头为公司全称“有限公司”，税号统一社会信用代码）、行程单、付款凭证（如/转账截图，需备注“费用报销-事由”）、费用明细清单等；

审批通过的《费用申请单》（OA系统打印，需申请人签字及审批人签字栏完整）；

其他补充材料：如丢失发票的情况说明（需部门负责人签字）、境外费用报销需提供外汇兑换证明及翻译件。

（二）整理与粘贴凭证：规范有序

凭证整理：按费用类型分类（如差旅费、办公费），同类凭证按时间顺序排列；

凭证粘贴：使用财务部提供的《费用报销凭证粘贴单》，将