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企业证照档案管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业各类证照档案的管理工作，确保证照的真实性、完整性、安全性和有效利用，防范因证照管理不当引发的经营风险，保障企业合法权益和正常运营秩序，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本规范。

（二）适用范围

本规范适用于企业及所属各部门、分支机构在生产经营、管理活动中形成和使用的各类证照、批文、资质证明等档案材料的管理。

（三）基本原则

1.真实性与完整性原则：确保所有证照档案材料的真实可靠，内容完整无缺。

2.安全性与保密性原则：采取有效措施，保障证照档案的实体安全和信息保密，防止遗失、损毁或泄露。

3.及时性与有效性原则：证照的申领、变更、年检、换证等工作应及时办理，确保证照处于有效期内，持续有效。

4.统一管理与分级负责原则：企业证照档案应实行统一归口管理，明确管理部门和各相关部门的职责，确保管理责任落实到人。

二、管理机构与职责

（一）管理部门

企业办公室（或行政部、综合管理部，下同）为证照档案管理的归口管理部门，负责本规范的组织实施、监督检查以及企业核心证照的集中保管。

（二）管理部门职责

1.制定和完善企业证照档案管理相关制度和流程。

2.负责企业营业执照、组织机构代码证（若有）、税务登记证（若有）、各类行业资质证书、核心许可证等重要证照的统一保管、登记、年检、变更、换证及注销等工作。

3.指导、监督各业务部门对其职责范围内相关证照的日常管理工作。

4.组织开展证照档案管理的培训和检查，确保各项规定落到实处。

5.负责证照档案的电子化归档和管理系统的维护。

（三）业务部门职责

各业务部门是其职责范围内产生或使用的专项证照（如项目许可、专业资质、人员证书等）的直接管理部门，应指定专人负责，其主要职责包括：

1.负责本部门相关证照的申领、变更、年检、换证、注销等手续的具体办理。

2.按照本规范要求，妥善保管本部门管理的证照原件及复印件，建立管理台账。

3.主动向办公室备案本部门管理的证照信息，并及时报告证照状态变化情况。

4.严格执行证照使用、借阅审批程序。

三、证照的日常管理

（一）证照的申领与取得

1.各部门因业务需要申领新证照时，应提前进行可行性研究，并按规定程序报批后，方可组织办理。

2.办理过程中，应确保所提供材料的真实性、准确性和完整性。

3.证照取得后，经办人应及时将证照原件及相关申请材料（包括审批文件、申请表、附件等）移交至相应的管理部门（核心证照交办公室，专项证照由业务部门自行保管并向办公室备案）。管理部门应对照审批信息核对证照内容，确认无误后登记入库。

（二）证照的保管与维护

1.存放要求：证照原件应存放于专用的保险柜或防火、防潮、防虫、防盗的文件柜中。不同类型的证照应分类存放，便于查阅。

2.登记台账：管理部门应建立《企业证照管理台账》，详细记录证照名称、编号、发证机关、发证日期、有效期、保管部门、保管人、备注等信息，并定期更新。

3.专人负责：证照保管实行专人负责制，保管人员工作调动时，必须办理严格的交接手续，交接双方签字确认，确保责任明确。

4.定期检查：保管部门应定期（如每季度或每半年）对所保管的证照进行清点核对，检查证照是否完好、有效期是否临近，发现问题及时处理。

（三）证照的使用与借阅

1.使用范围：证照仅限于企业经营管理活动中按规定用途使用，严禁涂改、伪造、出租、出借、转让或用于非法活动。

3.外部使用与借阅：

*因业务需要将证照复印件提供给外部单位或个人时，须经部门负责人及分管领导审批。

*原则上不允许借出证照原件。确因特殊情况（如政府部门检查、银行开户等）必须借出原件时，需由使用部门提交《证照借阅申请表》，详细说明借阅事由、借阅期限、借阅人及联系方式，经部门负责人、保管部门负责人及分管领导审批同意后方可借出。

*借阅人应妥善保管所借证照，确保其完好无损，并按期归还。逾期未还的，保管部门应及时催收。

*归还时，保管人员应仔细核对证照是否完好，无误后在借阅台账上注销。

（四）证照的变更、年检与注销

1.变更：当企业名称、地址、法定代表人、注册资本、经营范围等登记事项发生变更时，管理部门应在规定期限内及时办理相关证照的变更手续。

2.年检/年报/延续：保管部门及各业务部门应密切关注所管证照的年检（年报）时间、有效期届满日期，提前制定计划，在规定期限内完成年检（年报）或延续手续，确保证照持续有效。

3.注销：对于已过期、被吊销、撤销或不再需要的证照，管理部门或业务部门应及时办理注销手续，并将相关证明文件归档。注销后的证照原件，如需保存，应在台账中注明“已注销”；无需保存的，经审批后按规定程序销毁，并做好记录。