合同管理模板及审核标准.docVIP

合同管理标准化操作指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业各类经济合同的全生命周期管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、技术开发合同等。业务场景涵盖：

对外合作：与供应商、客户、合作伙伴等外部主体签订经济协议时，规范合同起草与审核流程；

内部协作：企业内部部门间（如采购部与使用部门）涉及权责划分、资源调配的协议管理；

合规风控：保证合同内容符合法律法规、行业监管要求及企业内部制度，降低履约风险；

档案管理：实现合同从起草、签署、履行到归档的标准化记录，便于后续查阅与审计追溯。

二、合同管理全流程操作步骤

（一）合同起草与发起

明确需求：业务部门根据合作内容，确定合同标的、数量、质量标准、履行期限、价款及支付方式等核心要素，填写《合同需求申请表》（含业务背景、合作方基础信息、关键条款需求等）。

起草合同：业务部门根据需求选择对应合同模板（参考本指南“三、核心模板表格”），或依据模板框架起草合同文本。内容需包含：合同主体信息、标的描述、权利义务条款、违约责任、争议解决方式、生效条件等必备要素。

发起审核：通过企业OA系统或合同管理平台提交合同，合同文本及《合同需求申请表》，明确审核流程（如业务负责人→法务→财务→分管领导），同步标注重点审核项（如金额上限、特殊履约条件等）。

（二）部门内部审核

业务负责人审核：重点审核合同内容与业务需求的一致性，如标的物规格、数量、交付时间是否匹配合作约定，合作方资质是否满足业务要求（如供应商的营业执照、行业许可等）。

跨部门会签：涉及资产使用的合同需资产管理部门审核权属与合规性；涉及人力资源的合同（如服务外包）需人力资源部审核用工风险。审核人需在《合同审核意见表》中明确意见（“通过”“修改后通过”“不通过”），并说明修改理由或补充要求。

（三）法务合规审核

主体资格审查：核查合作方是否为合法存续的法人/其他组织，营业执照是否在有效期内，经营范围是否涵盖合同标的，必要时要求提供加盖公章的复印件及法定代表人证件号码明。

条款合规性审查：重点审核合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》等），是否存在“霸王条款”；权利义务是否对等，违约责任是否明确、合理（如违约金比例是否过高或过低）。

风险点提示：对潜在法律风险（如知识产权归属、不可抗力界定、争议管辖约定等）提出修改建议，业务部门需根据意见调整文本并反馈法务确认。

（四）财务审核

金额与支付条款：审核合同金额是否符合预算审批流程，支付方式（如预付款、进度款、尾款比例）、节点是否与企业财务制度一致，避免出现“全款预付无担保”“无条件支付”等高风险条款。

税费与发票：明确税费承担方，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求需符合税务规定，避免因发票问题导致企业税务风险或资金损失。

（五）审批与签署

最终审批：根据合同金额及重要性，由分管领导或总经理完成最终审批，重大合同（如金额超万元或涉及核心业务）需提交总经理办公会审议。

规范签署：审批通过后，由法定代表人或授权代表签署合同，签署人需提供《授权委托书》（明确授权范围与期限）；合同文本需为打印件，骑缝章、公章清晰可辨，合作方需同时加盖公章或合同专用章（若为自然人，需签字按手印）。

（六）履行与归档

履行跟踪：业务部门负责合同履行过程监控，记录交付验收、付款进度等关键节点，对履约异常（如延迟交付、质量不符）及时启动沟通或争议解决程序。

档案归档：合同签署后10个工作日内，业务部门将合同正本（含附件、审批记录、签署页等）移交档案管理部门，按“一合同一档”原则编号归档，电子版同步存入合同管理系统，保存期限不少于合同履行结束后5年。

三、核心模板表格示例

表1：合同基本信息登记表

合同编号

合同名称

合同类型（采购/销售/服务等）

签约主体（甲方/乙方）

标的物/服务内容

合同金额（元）

履行期限

审核状态（草稿/已审核/已签署）

经办人

签署日期

CG-2024-001

办公设备采购合同

采购

甲方：公司；乙方：科技公司

笔记本电脑50台

250,000

2024-03-01至2024-06-30

已签署

2024-02-28

表2：合同审核意见表

审核环节

审核人

审核日期

审核意见（请勾选或填写）

修改情况说明（如适用）

业务审核

2024-02-15

通过，建议补充设备具体型号配置清单

已附件《设备型号清单》

法务审核

2024-02-18

修改后通过，第5条违约金调整为1%-5%

已将违约金条款修改为“按合同总额1%-5%”

财务审核

赵六

2024-02-20

通过，预付款比例调整为30%，符合财务制度

无

最终审批

*总

2024-02-22

同意签署

无

四、关键注意事项与风险防控

合同主体真实性：签约前务必核实合作方身份，避免与无民事行为能力人或未经授权的代