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各类函件写作规范与范文

函，作为一种应用广泛的公文体裁，在机关、团体、企事业单位之间的公务联系中扮演着至关重要的角色。其核心功能在于传递信息、商洽工作、询问答复问题、请求批准事项等。相较于其他公文，函具有灵活简便、针对性强、篇幅相对短小的特点。撰写规范的函件，不仅能确保信息的准确高效传递，更能体现发文单位的专业素养和工作作风。本文将系统阐述函件写作的共通性规范，并结合常见类型提供范文示例，以期为实际工作提供有益参考。

一、函件写作的共通性规范

（一）明确函的定义与特点

函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。其主要特点包括：

1.行文方向灵活：既可平行，也可用于不相隶属关系的上下级之间（但需注意与请示、报告的区别，向上级请求批准事项时，若属主管部门职权范围内的事项，可用函）。

2.内容单一集中：一份函通常只围绕一个核心事项展开，避免一文多事，以提高处理效率。

3.语言简洁明了：用词精准，表述直接，避免冗余和不必要的客套。

4.格式相对固定：具备公文的基本要素，但相较于命令、决定等，格式要求略为简化。

（二）把握核心写作原则

1.主旨明确，一文一事：函的目的必须清晰，让收文方能够迅速理解核心意图。每件函件应集中解决一个问题或商洽一项工作。

2.用语得体，分寸恰当：根据函的性质（如商洽函、询问函、答复函、请批函等）和行文对象的级别、关系，选用合适的语气和措辞。既要尊重对方，也要坚持原则。平行机关或不相隶属机关之间，用语应平和、礼貌；向有关主管部门请求批准，语气应谦逊、诚恳。

3.逻辑清晰，条理分明：正文的阐述应层次清晰，先说什么，后说什么，要有合理的逻辑顺序。必要时可分点说明，但避免过度琐碎。

4.格式规范，要素齐全：严格按照公文格式要求拟制，确保标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章等要素的规范和完整。

（三）遵循规范的结构格式

标准函件的结构通常包括以下部分：

1.标题：一般由发文机关名称、事由和文种（函或复函）组成，如“XX公司关于商洽XX项目合作事宜的函”、“XX局关于XX事项的复函”。标题应准确概括函的核心内容，力求简洁。

2.主送机关：指收受和办理函件的机关单位，顶格书写，后加冒号。根据事项性质和需要，主送机关可以是一个或多个，但应避免泛送。

3.正文：函的核心部分。

*开头：通常简明扼要地说明发函的原因、依据或目的。例如，商洽函可写“为推进XX工作/项目……，特致函贵单位，商请如下事项：”；询问函可写“就XX问题，特向贵单位咨询……”；答复函则一般先引述来函，如“贵单位《关于XX的函》（X函〔XXXX〕X号）收悉。经研究，现答复如下：”。

*主体：详细阐述函的具体内容、事项或意见。这部分是函的核心，需要条理清晰、具体明确地将意图表达清楚。如需提出要求，应明确具体；如需说明情况，应客观准确。

*结尾：根据函的性质使用相应的结束语。如商洽函、询问函常用“妥否，请函复”、“盼予回复”、“特此函询，请予支持为感”等；答复函常用“特此函复”；请批函常用“以上请示，当否，请审批”、“妥否，请函复”等。

4.附件：如有附件，应在正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称和件数，格式为“附件：1.XXXX”。

5.发文机关署名：即落款，写明发文单位全称或规范化简称。

6.成文日期：用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.印章：正式发出的函件，应加盖发文机关印章，确保其有效性。

二、常见函件类型及范文示例

函的种类繁多，根据其功能和内容，常见的有商洽函、询问函、答复函、告知函、请批函等。以下分别介绍其特点及写作要点，并提供范文参考。

（一）商洽函

适用场景：用于不相隶属机关之间或平级机关之间商洽工作、联系事项、请求协作等。

写作要点：开门见山说明商洽的目的和依据，清晰列出商洽的具体事项和己方的初步意见或期望，结尾表达希望对方予以考虑和回复的意愿。语气应诚恳、平和。

范文示例：

XX市文化旅游局关于商请联合举办“XX文化旅游节”的函

XX区人民政府：

为深入贯彻落实我市关于大力发展文化旅游产业的战略部署，进一步提升我市文化旅游品牌影响力，丰富市民及游客文化生活，我局拟于今年秋季举办“XX文化旅游节”（以下简称“旅游节”）。

鉴于贵区拥有丰富的历史文化资源和特色旅游景点，为确保旅游节办出水平、办出特色，我局拟邀请贵区人民政府作为本次旅游节的联合主办单位。主要合作事项如下：

一、共同策划和组织旅游节期间的系列主题活动，如XX民俗展演、XX景点推介等。

二、协助提供活动场地、安全保障及相关后勤支持。

三、联合开展旅游节的宣传推广工作。

具体合作方案（草案）详见附件。