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机关公文处理制度公文管理制度及办法

一、公文处理的基本原则

公文处理工作应遵循准确、及时、安全、保密的原则，确保公文的高效流转和妥善管理，以推动机关工作的正常有序开展。要做到准确无误地传达信息、及时处理各项事务、严格保障文件安全以及切实做好保密工作。

二、公文种类及适用范围

（一）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。如机关对于年度重要发展战略、重大改革举措等经会议充分讨论后形成的决策，以决议形式发布，体现其权威性和严肃性。

（二）决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。例如，对在工作中表现突出的部门或个人进行表彰奖励，或者对违反规定的行为作出惩处决定等。

（三）命令（令）

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。机关在特定情况下，如推行某项具有强制执行力的政策措施时，可发布命令（令）。

（四）公报

适用于公布重要决定或者重大事项。通常用于向社会公众发布重要的统计数据、重大事件的调查结果等具有广泛影响力的信息。

（五）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。比如机关举办大型国际活动、发布重要的法律法规等情况，可通过公告形式向社会广泛告知。

（六）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。如机关所在区域内的交通管制、环境卫生整治等事项的通知，使用通告。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。在机关开展工作过程中，针对某些复杂问题或新出现的情况，各部门可提出意见，供决策参考。

（八）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。这是机关使用频率较高的公文种类，如工作安排通知、会议通知等。

（九）通报

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通过对先进事迹的宣扬和错误行为的批评，起到激励和警示作用，同时传达重要工作动态和情况。

（十）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。机关定期向上级汇报工作进展、存在问题及下一步计划等，使用报告。

（十一）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。当机关在工作中遇到无法自行决定的重大事项或问题时，需向上级请示。

（十二）批复

适用于答复下级机关请示事项。上级机关对下级的请示进行明确回复，作出同意或不同意等决定。

（十三）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（十四）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。不同机关之间的业务沟通、合作协商等通常使用函。

（十五）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。将会议的重要内容、决议等进行记录整理，形成纪要，作为后续工作的依据。

三、公文格式

（一）版头

1.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注，密级和保密期限之间用“★”隔开，顶格编排在版心左上角第二行。

3.紧急程度：根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。顶格编排在版心左上角，如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体

1.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完