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企业采购管理流程与模板概述

适用范围与典型应用场景

本流程及模板适用于各类企业日常运营中的采购管理活动，涵盖办公物资、生产原材料、设备采购、服务外包等场景。无论是中小企业的规范化采购需求，或大型企业的多部门协同采购，均可通过本框架实现采购活动的标准化、透明化与高效化，保证资源合理配置，降低运营风险。典型应用包括：新项目启动时的物料紧急采购、常规办公耗材的批量采购、供应商合作周期内的续约采购等。

采购管理全流程操作步骤详解

第一步：需求发起与部门初审

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

操作内容：

需求部门根据实际需求填写《采购申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途及期望交付时间。

部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，签字确认后提交至采购部门。

输出文档：《采购申请表》（部门初审版）

第二步：采购部门需求复核与预算确认

操作主体：采购部门

操作内容：

采购部门接收《采购申请表》，重点复核需求描述的清晰度、数量合理性及是否符合企业采购政策（如是否属于集中采购目录、是否需要招标等）。

对比年度预算，确认采购金额是否在部门权限范围内；若超权限，需按层级上报审批。

输出文档：《采购申请表》（采购复核版）

第三步：采购审批流程

操作主体：财务部、分管领导、总经理（根据采购金额分级）

操作内容：

小额采购（如≤5000元）：由采购部门负责人审批，财务部备案。

中额采购（如5000元-5万元）：需分管领导审批，财务部审核预算合规性。

大额采购（如＞5万元）：需提交总经理办公会审批，保证采购决策符合企业战略目标。

输出文档：《采购审批单》（含各环节审批签字）

第四步：供应商寻源与评估

操作主体：采购部门、需求部门（必要时）

操作内容：

寻源方式：根据采购类型选择公开招标、邀请招标、询价、单一来源采购等方式。优先从《合格供应商名录》中选择合作方，新供应商需提交资质文件（营业执照、相关行业许可证等）。

供应商评估：通过《供应商评估表》对供应商的价格、交货期、质量保证能力、售后服务、信誉等进行综合评分（可设置权重：价格30%、质量40%、交期20%、服务10%），选择最优合作方。

输出文档：《供应商评估表》《采购比价记录表》

第五步：采购订单下达

操作主体：采购部门

操作内容：

与选定供应商签订《采购合同》，明确双方权利义务、交付时间、质量标准、验收方式、付款条件等条款。

根据合同《采购订单》，发送至供应商并同步抄送需求部门、财务部，作为后续交付与验收依据。

输出文档：《采购合同》《采购订单》

第六步：订单执行与过程跟踪

操作主体：采购部门、需求部门

操作内容：

采购部门定期跟进供应商生产/备货进度，保证按订单约定时间交付。若遇延期风险，及时协调供应商调整计划或启动备选方案。

需求部门提前准备接收场地、人员等资源，配合交付工作。

输出文档：《采购进度跟踪表》

第七步：验收入库

操作主体：需求部门、仓库管理部门、采购部门

操作内容：

需求部门根据采购订单及合同要求，对物品/服务的数量、规格、质量进行验收，填写《验收单》，注明“合格”“不合格”或“需整改”。

若验收不合格，需在2个工作日内通知采购部门，由采购部门与供应商协商退换货或赔偿事宜。

合格物品由仓库管理部门办理入库手续，登记库存台账。

输出文档：《验收单》《入库单》

第八步：财务结算与付款

操作主体：财务部、采购部门

操作内容：

采购部门汇总《验收单》《采购合同》《发票》等凭证，提交财务部审核。

财务部核对凭证无误后，按合同约定的付款周期（如月结、货到付款）办理付款手续，避免提前或超额支付。

输出文档：《付款申请单》《财务结算凭证》

核心管理模板清单及说明

1.采购申请表

字段名称

填写说明

申请部门

需求所属部门（如“生产部”）

申请人

需求提交人（如“*工”）

采购物品/服务名称

具体名称（如“A4打印纸”“数控机床维修服务”）

规格型号

详细参数（如“80g，白色，500张/包”）

需求数量

明确单位（如“100包”“1次服务”）

预估单价（元）

市场参考价或历史采购价

预算金额（元）

数量×预估单价

用途说明

采购目的（如“行政办公日常使用”“生产线备件更换”）

期望交付时间

YYYY-MM-DD格式

部门负责人签字

需求部门审核确认

2.供应商评估表

评估维度

评分标准（1-5分，5分最优）

权重

得分

价格合理性

与市场均价对比，低于均价5%以上得5分，持平得3分，高于5%得1分

30%

质量保证能力

提供ISO认证、质检报告，历史退货率低于1%得5分，无认证得2分

40%

交货及时性

过去12次交付均按时得5分，延迟1-2次得3分，延迟3次以上得1分

20%

售后服务响应

24小时内响应问题得5分，48小时响应